如何做好IT項(xiàng)目管理辦公室？

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在IT行業(yè)，隨著企業(yè)創(chuàng)新活動(dòng)的日益增多，越來越多的企業(yè)會(huì)將項(xiàng)目管理納入其核心管理體系。有效的利用項(xiàng)目管理辦公室,可以提高企業(yè)的項(xiàng)目管理整體能力、控制成本、提高效率、更好的應(yīng)對(duì)快速變化的商業(yè)環(huán)境、提高市場競爭力、促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目管理辦公室（OA辦公系統(tǒng)）的搭建不僅僅是為多個(gè)項(xiàng)目組提供一個(gè)支持的信息化，更重要的是在公司中部署了一個(gè)項(xiàng)目管理方法體系，以便企業(yè)能在未來的一段時(shí)間內(nèi)長期使用。本文將對(duì)I T項(xiàng)目辦公室（OA辦公系統(tǒng)）進(jìn)行探討。

一、IT 項(xiàng)目管理辦公室的概念

項(xiàng)目是為了完成或創(chuàng)造一個(gè)特定的產(chǎn)品或服務(wù)而做出的暫時(shí)性努力。而項(xiàng)目管理過程在每個(gè)項(xiàng)目的生命周期間卻是重復(fù)發(fā)生的，并且每個(gè)過程均是為了得到一個(gè)結(jié)果而重復(fù)發(fā)生的行為、變化和功能的組合，OA辦公系統(tǒng) 就是為了項(xiàng)目的成功實(shí)施而創(chuàng)建或總結(jié)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。盡管目前各界對(duì)OA辦公系統(tǒng) 的定義不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：OA辦公系統(tǒng) 是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果， 同時(shí)項(xiàng)目成功率是上升的。OA辦公系統(tǒng) 是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心， 是組織提高項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。OA辦公系統(tǒng) 所處理的關(guān)于組織范圍內(nèi)（不是一個(gè)項(xiàng)目內(nèi)）項(xiàng)目管理的公共問題，如項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目相互依賴關(guān)系、項(xiàng)目資源均衡、項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)選擇。OA辦公系統(tǒng) 成立的目標(biāo)是提高項(xiàng)目的成功率。IT-OA辦公系統(tǒng) 是一種類型的OA辦公系統(tǒng)，它是IT 部門內(nèi)部專門進(jìn)行多IT 項(xiàng)目管理的組織機(jī)構(gòu)。OA辦公系統(tǒng) 正是當(dāng)今國際、國內(nèi)越來越重視的業(yè)務(wù)支撐平臺(tái)。如果說項(xiàng)目是業(yè)務(wù)載體的話，IT-OA辦公系統(tǒng) 為如下項(xiàng)目管理狀況提供了解決途徑。

* 沒有標(biāo)準(zhǔn)；

* 沒有文檔化的程序或系統(tǒng)；

* 沒有歷史；

* 沒有數(shù)據(jù)收集或報(bào)告；

* 項(xiàng)目實(shí)踐中沒有知識(shí)傳遞和管理措施；

* 沒有共享的詞匯；

* 沒有對(duì)過程的共同理解。

二、IT 項(xiàng)目管理辦公室的職能

1.開發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法：不僅為IT 經(jīng)理提供了正在做什么工作的更高可視性，還提供了工作做得如何的可視性這方面包括組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、程序的制定；項(xiàng)目管理的方法、技術(shù)和工具的研究。項(xiàng)目管理辦公室的基本任務(wù)是開發(fā)項(xiàng)目管理方法論， 它主要負(fù)責(zé)整個(gè)產(chǎn)品開發(fā)生命周期。例如：

* 項(xiàng)目進(jìn)度的控制、文檔的管理工作過程和方法論的開發(fā)和管理被整合到該框架中，維護(hù)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法。

* 當(dāng)出現(xiàn)新的或修改后的過程和模板時(shí)，OA辦公系統(tǒng) 將它們一致地部署到整修組織中。

* 推行通用的過程、可交付成果和術(shù)語來改進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通效果。如果所有人在與項(xiàng)目相關(guān)的工作中使用相同的語言和術(shù)語， 則組織中發(fā)生的誤解和誤會(huì)的可能性就越小。

* 推動(dòng)整個(gè)組織實(shí)施項(xiàng)目管理。這包括主動(dòng)向經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員培訓(xùn)并推廣使用連貫項(xiàng)目管理過程所能夠帶來的好處。

2.提供項(xiàng)目管理的咨詢、指導(dǎo)與顧問服務(wù):IT-OA辦公系統(tǒng) 要最大限度地集中項(xiàng)目管理專家和導(dǎo)師，這些專家和導(dǎo)師不僅是項(xiàng)目管理科學(xué)的專家，而且懂得計(jì)劃與管理項(xiàng)目的藝術(shù)。規(guī)劃/提供標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，來構(gòu)建核心項(xiàng)目管理競爭力和通用經(jīng)驗(yàn)。提供項(xiàng)目管理指導(dǎo)服務(wù)可以幫助項(xiàng)目避免麻煩。處于危險(xiǎn)中的項(xiàng)目經(jīng)過指導(dǎo)也可以不再惡化。

3.項(xiàng)目歷史文檔管理

IT-OA辦公系統(tǒng) 需系統(tǒng)收集和保存來自項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和模版等相關(guān)的項(xiàng)目管理知識(shí),提供給其它項(xiàng)目分享。項(xiàng)目產(chǎn)品整個(gè)開發(fā)周期文檔的保存、編號(hào)管理。

4.提供給項(xiàng)目行政支持

項(xiàng)目管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要組織來統(tǒng)一起來合力推進(jìn)。項(xiàng)目管理能力的提高涉及到組織管理各個(gè)環(huán)節(jié)、各