OA系統(tǒng)如何讓流程變得快捷、規(guī)范、低成本?

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后來有人指責(zé)王石的做法是對股東的不負(fù)責(zé)任，說萬科比登山隊(duì)更需要他，可是老王不改初衷，反駁道：“如果一旦王石離開萬科，萬科就稀里嘩啦，那這就是一個(gè)病態(tài)的企業(yè)”。

事實(shí)上，萬科缺少了王石兩個(gè)月不但沒有生病，甚至用老王的話說“業(yè)績還是比較可喜的”?？磥砝贤醯拇_有休閑的資本，而其他的經(jīng)理人恐怕就難有這么灑脫了，上班有人騷擾，下班電話騷擾，別說登山，連散步都得找人代勞了。

其實(shí)經(jīng)理人大可不必這么忙碌，因?yàn)檫@并是一個(gè)值得夸耀的好現(xiàn)象。企業(yè)管理包括戰(zhàn)略、人員、流程和資源這幾個(gè)要素，其中流程整合了另外三項(xiàng)，內(nèi)容最多，變化最快，工作量最大，可塑性也最強(qiáng)。健康的企業(yè)是通過流程而不是某個(gè)人來運(yùn)轉(zhuǎn)的，所以只要經(jīng)理人能塑造一個(gè)好的流程，就可以將自己和企業(yè)從很多繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，釋放出時(shí)間和精力。

什么是好的流程？如何塑造一個(gè)好的流程呢？好流程有三個(gè)特點(diǎn)：快捷、規(guī)范、低成本，它實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各管理要素的有效整合，形成強(qiáng)有力的工作流，具有自動調(diào)節(jié)和約束作用，大大提高了整體企業(yè)工作的效率和質(zhì)量，從而迅速提高執(zhí)行力。它是一個(gè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的管理機(jī)器，維護(hù)著企業(yè)健康、有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。

塑造一個(gè)好的流程有兩種手段：一是管理手段，包括企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、管理機(jī)制、文化理念等方面的創(chuàng)新，這是一個(gè)日積月累的過程，是在管理層面上對企業(yè)實(shí)行的根本性改造；另一個(gè)是技術(shù)手段，即通過信息化技術(shù)改變傳統(tǒng)的辦公模式，這是一個(gè)立竿見影的過程，讓管理創(chuàng)新得到更好的貫徹和效果。比如最典型的辦公自動化系統(tǒng)，即OA。

OA所解決的問題歸根到底都是塑造一個(gè)利于企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的工作流程，以前是這樣，將來也是這樣?，F(xiàn)在OA產(chǎn)品有兩個(gè)熱點(diǎn)，一是協(xié)同辦公，一是知識管理，其實(shí)它們都是制造了一個(gè)流程。前者是企業(yè)將所有相關(guān)的人、財(cái)、物等內(nèi)部和外部資源通過一個(gè)辦公平臺實(shí)現(xiàn)協(xié)同互動，這是一個(gè)整合工作流的流程；后者是對企業(yè)積累的各種知識進(jìn)行主動的收集、整理、分析、存儲和增值應(yīng)用，這是一個(gè)整合知識流的流程。

現(xiàn)在市場上有很多OA產(chǎn)品，從幾十萬元到幾千元都能找到自己的市場，與汽車不同，OA的價(jià)格并非體現(xiàn)質(zhì)量，而是規(guī)模(包括結(jié)構(gòu)性、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、用戶數(shù)、附加功能等)，因?yàn)樗?a href="http://keekorok-lodge.com/oa/" target="_blank">OA系統(tǒng)的核心功能都是相同的。

在更多的時(shí)間里，企業(yè)的競爭力并不在戰(zhàn)略，而在戰(zhàn)術(shù)，也就是內(nèi)部管理。這是很明顯的道理，比如兩個(gè)企業(yè)都將自己的戰(zhàn)略目標(biāo)定位于行業(yè)老大，那么接下來做什么呢？就是管理的比拼！在辦公自動化時(shí)代已全面到來的今天，應(yīng)用OA系統(tǒng)對企業(yè)，特別是中小企業(yè)來說，是一個(gè)快速整理辦公流程，加強(qiáng)內(nèi)部管理的有效手段。

那么OA系統(tǒng)到底如何讓流程變得快捷、規(guī)范、低成本而富有競爭力呢？以新思創(chuàng)OA為例，首先，信息在網(wǎng)上通過新聞、通知、文件、郵件、短信、論壇、投票等各種形式實(shí)現(xiàn)了即時(shí)、并行傳輸；輕松的在線審批報(bào)告、計(jì)劃工作、寫作日記、登記考勤、查閱資料、管理資源、交流溝通而不需要到處奔走，打破了部門、職位壁壘，使企業(yè)形成一支快速反應(yīng)部隊(duì)，所以大大提高了工作的便捷性。

其次，在系統(tǒng)里面，各種信息的傳輸是無障礙、無失真、無延遲的，領(lǐng)導(dǎo)人和員工能及時(shí)、直接得到對方思想，不再依靠個(gè)人溝通能力；各種資源、知識、文件、制度統(tǒng)一存檔管理，杜絕丟失、泄密和混亂；員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮；開放、科學(xué)、高效的信息化平臺降低工作內(nèi)耗，避免世故人情，消除暗箱操作；擺脫低級、繁瑣、落后的工作內(nèi)容，致力于核心事務(wù)的處理，讓整個(gè)工作流程變得規(guī)范高效。

最后，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約紙張等大量辦公用品的消耗，節(jié)省電話費(fèi)，更節(jié)省人力、時(shí)間、精力、管理等各種無形的成本，將寶貴的資源用于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展上。

由此看出，好的OA塑造好的流程，好的流程能夠讓企業(yè)管理趨向一種理想的境界，只要有效應(yīng)用，會對管理起到很好的輔助作用。如果充分挖掘，還可以得到更多的功效，比如幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才。某些人由于職位或性格所限，有好的思想不能直接反應(yīng)給上層，卻可能寫在OA系統(tǒng)的論壇、工作日記里面，這時(shí)候上層在瀏覽信息的時(shí)候就會很容易注意到他，給他更多的機(jī)會、更大的空間去施展自己的才能。

管理就是管制和理順，它是通過流程來實(shí)現(xiàn)的，流程所起的角色就是將最簡單的事情做到最好，流程需要不斷的完善，因?yàn)槠髽I(yè)需要不斷的發(fā)展。中國人向來提倡埋頭苦干，但是現(xiàn)在更需要經(jīng)理人邊干邊看，邊看邊干，因?yàn)橹挥羞@樣才能看清前面的方向和周圍的形勢，不至于迷失在盲目的工作中。打造一個(gè)強(qiáng)有力的工作流程，無疑會讓經(jīng)理人從容有度，事半功倍，也讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)、健康、高效發(fā)展。

其實(shí)還有比王石更不安分的人，據(jù)說甲骨文公司的董事長曾率領(lǐng)他的團(tuán)隊(duì)奪取過9次美洲杯帆船賽的冠軍，我們不是鼓動經(jīng)理人都跑到外面去玩，而是提出一個(gè)問題，那就是真正有效的管理并不一定要忙得一塌糊涂為代價(jià)。如果你在打高爾夫的時(shí)候接到一個(gè)電話：“老板，我們的打印機(jī)壞了，怎么辦？”記住，這不是員工的問題，而是你的問題。

(來源：新浪財(cái)經(jīng))