淺談OA辦公系統(tǒng)的類型與成熟度

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OA辦公系統(tǒng)（Project Management Office）一般稱為項目管理辦公室、項目管理中心或者項目管理部。OA辦公系統(tǒng)是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實踐和公認的項目管理知識體系，它是在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點，為組織量身定制項目管理流程、培養(yǎng)項目經(jīng)理團隊、建立項目管理信息系統(tǒng)、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。企業(yè)可根據(jù)發(fā)展的不同階段選擇不同類型的OA辦公系統(tǒng)、或?qū)τ诨旌闲徒M織結(jié)構(gòu)的大型企業(yè)在組織級及戰(zhàn)略級根據(jù)需要分別建立OA辦公系統(tǒng)。

一、OA辦公系統(tǒng)的類型

根據(jù)不同組織文化、組織結(jié)構(gòu)、項目管理成熟度，OA辦公系統(tǒng)分為三種類型：保證型、控制型、戰(zhàn)略型。

1、保證型OA辦公系統(tǒng)——初始級

　　保證型是OA辦公系統(tǒng)建立的初始階段，主要為項目經(jīng)理提供管理支持（Project Management）、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術(shù)服務(wù)、知識管理等支持服務(wù)，這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項目經(jīng)理的認可，不容易引起太多的反對和權(quán)力之爭，在OA辦公系統(tǒng)的剛剛起步階段，這種方式容易得以實施和執(zhí)行，主要向主管副總和項目經(jīng)理匯報。

2、控制型OA辦公系統(tǒng)——已管理級  

　　控制型OA辦公系統(tǒng)在強矩陣組織結(jié)構(gòu)中容易實現(xiàn)。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)擁有很大的權(quán)力，相當于代表公司的管理層，對于項目進行整體的管理和控制(Program Management)，保證項目的順利執(zhí)行，以實施項目目標和組織目標。這時OA辦公系統(tǒng)的工作可以包括：項目經(jīng)理任命、資源的協(xié)調(diào)、立項結(jié)項的審批，項目的檢查和數(shù)據(jù)分析、項目經(jīng)理培訓等，可獨立向總經(jīng)理匯報。

3、戰(zhàn)略型OA辦公系統(tǒng)——優(yōu)化級

　　戰(zhàn)略型OA辦公系統(tǒng)是OA辦公系統(tǒng)發(fā)展的高級階段。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)承擔著企業(yè)項目篩選、戰(zhàn)略目標確定與分解等任務(wù)，具有承上（戰(zhàn)略理解）和啟下（啟動項目）的雙重任務(wù)。這時進行項目群管理(Project Portfolio Management)，確保所有項目能夠圍繞著組織的目標，并且能夠為公司帶來相應(yīng)的利益，可直接向最高管理者匯報。

二、成熟度演進

　　在實踐中可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)OA辦公系統(tǒng)初建期往往采用“保證型”的形式，隨著從業(yè)人員項目管理知識的豐富與項目管理經(jīng)驗的提升，以及組織級項目管理成熟度的提升，內(nèi)部職責與權(quán)限的明晰，1-2年后OA辦公系統(tǒng)逐步將行政的職能分解到行政部門或資源部部門的助理人員，更加專注于多項目的監(jiān)控與項目分析、項目管理體系的建設(shè)與項目經(jīng)理團隊的培養(yǎng)，這標志已進度到“控制型”OA辦公系統(tǒng)的階段。當OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析對公司的決策與流程的變革、項目可行性分析、優(yōu)先級排序、市場的開拓起到重要作用，1-2年后OA辦公系統(tǒng)逐步承擔更重要的角色——戰(zhàn)略分解與項目篩選，為公司領(lǐng)導決策起到重要的支持與參謀作用，即進入到“戰(zhàn)略OA辦公系統(tǒng)”的階段。

　　 OA辦公系統(tǒng)的成熟與發(fā)展不僅需要從業(yè)人員自己的不斷努力與提升技能，以適應(yīng)組織對OA辦公系統(tǒng)日益提高的能力與素質(zhì)要求。而且，需要公司領(lǐng)導的重視、組織機構(gòu)的扁平化與矩陣化、組織級項目管理成熟度的提升，所以說一個OA辦公系統(tǒng)的建立到成熟至少要經(jīng)歷3-5年的時間。