用戶如何評估OA的易用性

最近幾年，隨著OA軟件的日漸普及，OA軟件的易用性也受到前所未有的關(guān)注。作為成熟OA的重要標(biāo)志，OA的易用性成為評價(jià)軟件質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，甚至成為某些用戶選型的關(guān)鍵要素，那么如何評價(jià)OA的易用性呢？

按照軟件質(zhì)量國家標(biāo)準(zhǔn)GB-T8566--2001G，軟件質(zhì)量可以用下列特征來評價(jià)：功能特征、可靠特征、易用特征、效率特征、可維護(hù)特征、可移植特征。其中易用特征則指由一組規(guī)定或潛在的用戶為使用軟件所需作的努力和所作的評價(jià)有關(guān)的一組屬性。

簡單的說，就是用戶為了使用該軟件付出了多大的努力，做出了什么樣的評價(jià)。如果用戶可以很輕松、快捷的使用軟件，那么付出的努力就少，評價(jià)自然就高，我們說它的易用性好，反之則易用性差。

對一般用戶來說，很難建立專業(yè)的軟件質(zhì)量評估體系，特別是軟件的易用性，雖然知道很重要，但是往往不知道從何處著手來評估，只能靠著感覺和印象，有一個(gè)大致的感知。如果要正規(guī)一些的話，用戶從以下三個(gè)方面來評估，即易理解性、易學(xué)習(xí)性和易操作性。

易理解性：易理解性是與用戶認(rèn)識軟件的邏輯概念及其應(yīng)用范圍所花的努力有關(guān)的軟件屬性。該特征要求軟件研制過程中形成的所有文檔語言簡練、前后一致、易于理解以及語句無歧義。

個(gè)人認(rèn)為，易理解性是軟件易用的基礎(chǔ)，它主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1、宣傳資料：宣傳資料應(yīng)實(shí)事求是，言簡意賅，而不是過度包裝，描繪理想化的景象。但是很多軟件為用戶提供的方案書上，為了顯示自己的先進(jìn)性，堆砌了一大堆抽象、時(shí)髦的概念和理論，并片面夸大軟件的作用，好像無所不能，功蓋千秋，花里胡哨的方案書洋洋灑灑上百頁，想以此“震住”用戶，卻搞得用戶云里霧里。

2、功能名稱：功能名稱和圖標(biāo)應(yīng)該直接、明了，沒有歧義，容易理解，讓用戶一看就知道是干什么的，而不是猜測其作用。但是很多軟件對用戶特點(diǎn)不夠了解，公文、文件、消息和通告等混淆不清。比如還有的軟件為了標(biāo)示其“協(xié)同性”，加上了“協(xié)同辦公”功能，這到底是來做什么的呢，進(jìn)去之后才發(fā)現(xiàn)原來是公文流轉(zhuǎn)。

3、使用手冊：使用手冊應(yīng)該站在讀者的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，語言直白、描述細(xì)致、邏輯清晰，盡量避免專業(yè)術(shù)語。由于很多使用手冊是技術(shù)人員撰寫的，使用了大量的專業(yè)術(shù)語，同時(shí)技術(shù)人員認(rèn)為很簡單的操作在電腦水平不高的用戶看來卻無法理解，造成手冊的生澀、難懂。

易學(xué)習(xí)性：易學(xué)習(xí)性是與用戶為學(xué)習(xí)軟件應(yīng)用(例如運(yùn)行控制、輸入、輸出)所花的努力有關(guān)的軟件屬性。該特征要求研制方提供的用戶文檔(主要是使用手冊內(nèi)容詳細(xì)、結(jié)構(gòu)清晰以及語言準(zhǔn)確)。

易學(xué)習(xí)的OA要求用戶進(jìn)入操作界面后一目了然，能夠很直觀、很容易的找到自己要使用的功能菜單，很方便的完成操作。使用手冊也需要站在用戶的角度，每一操作步驟細(xì)致、清楚，讓用戶輕松獲得幫助。

易學(xué)習(xí)是用好軟件的第一步，OA軟件功能簡單，易用性遠(yuǎn)勝ERP，所以很多用戶感覺各個(gè)OA差不多，但是稍微比較就會發(fā)現(xiàn)差異明顯。

我們用一個(gè)比較簡單(常規(guī)功能，100用戶數(shù)，電腦水平一般)的OA系統(tǒng)作比較，易用性的OA應(yīng)允許管理員在3天內(nèi)做完系統(tǒng)的安裝、初始設(shè)置、用戶錄入和權(quán)限分配，進(jìn)行一次培訓(xùn)后，絕大部分用戶能夠在一天內(nèi)熟練使用常用功能，一周內(nèi)熟練使用70%的功能，即一周內(nèi)讓系統(tǒng)順暢的運(yùn)行起來。

而不易用的OA通常需要管理員一周的時(shí)間來設(shè)置，進(jìn)行一次培訓(xùn)后，絕大部分用戶還需要至少一周的時(shí)間方能用起來常用功能，需要一個(gè)月的時(shí)間使用70%的功能，即共需一個(gè)月的時(shí)間才能讓系統(tǒng)真正運(yùn)行起來。

而在這一個(gè)月內(nèi)，企業(yè)付出的學(xué)習(xí)成本將是很高的，這包括了時(shí)間成本、財(cái)務(wù)成本、人工成本、硬件成本、精力成本等等，所以降低用戶的學(xué)習(xí)成本是非常必要的。

易操作性：易操作性是與用戶為操作和運(yùn)行控制所花的努力有關(guān)的軟件屬性。該特征要求軟件的人機(jī)界面友好、界面設(shè)計(jì)科學(xué)合理以及操作簡單等。

因?yàn)橐陨咸卣?，操作性?qiáng)的OA可以讓用戶直接根據(jù)窗口提示上手使用，無需過多的參考使用說明書和參加培訓(xùn)。而操作性差的OA則使用起來磕磕絆絆，別別扭扭。

易操作的OA各項(xiàng)功能流程設(shè)計(jì)的很直接，爭取在一個(gè)窗口完成一套操作，比如發(fā)送文件時(shí)，打開發(fā)送文件窗口，即可一次性完成文件類型、標(biāo)題、內(nèi)文、附件以及接收者的編輯，然后就可發(fā)送出去。

而有的OA需要先選定文件類型，然后保存，然后再打開文件編輯頁面，造成了重復(fù)操作，操作繁瑣，初學(xué)者還常常會招不到剛才保存的文件類型，甚至不知道怎么發(fā)送出去，這樣繞來繞去的就把人給繞“迷糊”了。

另外，易操作的OA默認(rèn)和可選項(xiàng)多，就是允許管理員設(shè)置很多默認(rèn)和可選內(nèi)容，這樣操作者就盡量避免了過多的手工操作，只要選擇一個(gè)選項(xiàng)即可。比如公文流轉(zhuǎn)中管理員可以把公文模板設(shè)置的盡量詳細(xì)些，可以設(shè)置默認(rèn)主題和流程，可以設(shè)置審批動作，這樣普通用戶只要調(diào)出模板，填填空、選選按鈕就可以了。