OA的快樂(lè)實(shí)施法

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自8月份開始實(shí)施OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以來(lái)，大連市建設(shè)投資公司循序漸進(jìn)，做得有條不紊，用得得心應(yīng)手，我們把這個(gè)過(guò)程稱為“快樂(lè)實(shí)施法”。

OA的開發(fā)主體是廠商，而實(shí)施和應(yīng)用主體應(yīng)該是客戶，也就是說(shuō)廠商搭臺(tái)，用戶唱戲。大連建投認(rèn)識(shí)到，好用的OA決不單單是廠家單獨(dú)開發(fā)出來(lái)的，還需要自己的親身體驗(yàn)和大力參與，根據(jù)自己的實(shí)際辦公流程和特點(diǎn)，進(jìn)行調(diào)整和完善，因?yàn)橛脩魧?duì)自身的需求最有發(fā)言權(quán)。

大連建投很好的把握了這個(gè)原則，積極配合廠商，采用通用產(chǎn)品+創(chuàng)新應(yīng)用+循序漸進(jìn)的實(shí)施方略，完美的實(shí)現(xiàn)了公司全員的辦公自動(dòng)化。

通用產(chǎn)品

通用產(chǎn)品經(jīng)過(guò)了充分的市場(chǎng)檢驗(yàn)，成熟、穩(wěn)定、標(biāo)準(zhǔn)，容易實(shí)施，和完全開發(fā)相比能大大降低投資成本和周期，是此次選型的基礎(chǔ)。

目前國(guó)內(nèi)各種通用性O(shè)A產(chǎn)品很多，看起來(lái)也都差不多，以前有很多OA軟件公司聯(lián)系建投，但是因?yàn)榉N種原因一直沒(méi)有找到合適的。為了能夠更好的適應(yīng)自己的需求，建投還需要OA廠商有一定的實(shí)力能夠進(jìn)行后期開發(fā)和持續(xù)的服務(wù)。

經(jīng)過(guò)再三比較，最后建投確定了新思創(chuàng)OA，因?yàn)樗趪?guó)內(nèi)具有較高的知名度，產(chǎn)品的基礎(chǔ)功能較好，如公文流轉(zhuǎn)、文件傳遞、通知傳遞、新聞發(fā)布、日程安排、任務(wù)管理、日程安排、工作日記、規(guī)章制度、檔案管理、手機(jī)短信、電子郵件、論壇、投票等功能基本涵蓋了公司的日常辦公。

另外，它出色的易用性也是吸引建投的主要原因，因?yàn)楣静糠诸I(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)電腦應(yīng)用并不是很熟練，面對(duì)陌生的OA軟件更需要一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，而良好的易用性顯然對(duì)于全員的快速接受具有重要意義。

創(chuàng)新應(yīng)用

用戶的很多妙點(diǎn)子能夠很好的完善產(chǎn)品功能，而創(chuàng)新是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，相信隨著對(duì)軟件的不斷熟悉和理解，建投會(huì)有更多、更好的創(chuàng)新應(yīng)用，這里只說(shuō)幾個(gè)目前我們完成的內(nèi)容。

1、大連市建設(shè)投資公司成立于1988年5月17日，為副廳級(jí)公司，注冊(cè)資金為人民幣2.57億元，是大連市人民政府獨(dú)資建立的綜合性投資機(jī)構(gòu)，代表市政府從事固定資產(chǎn)投資、開發(fā)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全民所有制經(jīng)濟(jì)實(shí)體。

建投是比較有代表性的事業(yè)性單位，其內(nèi)部分工比較明細(xì)，級(jí)別比較嚴(yán)格。其在OA的使用過(guò)程中每個(gè)模塊要做什么工作都要有嚴(yán)格的規(guī)定。針對(duì)這種情況，我們對(duì)OA產(chǎn)品的功能模塊重新做了比較明確的定義、菜單的結(jié)構(gòu)重新做了調(diào)整；

2、通知分為重要性通知和一般性留言。重要性通知要有自動(dòng)回復(fù)功能，并且可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送手機(jī)短信給對(duì)方，而且手機(jī)短信能明確表達(dá)所發(fā)通知的意圖，以使用戶出差在外不能上網(wǎng)查看OA的時(shí)候，也可以了解公司內(nèi)部的重要信息；

3、為了讓員工之間更方便、實(shí)時(shí)的進(jìn)行交流，我們?cè)贠A中集成了騰訊RTX即時(shí)通訊系統(tǒng)。當(dāng)OA系統(tǒng)中部門或者人員變動(dòng)的時(shí)候，可以將變動(dòng)直接更新到RTX中，不需要管理員維護(hù)更多的數(shù)據(jù)。并且可以更改公司的標(biāo)識(shí)、LOGO等信息。不僅能實(shí)現(xiàn)員工之間實(shí)時(shí)的交流，而且更能體現(xiàn)公司的企業(yè)文化信息；

4、為了真正的體現(xiàn)民主，我們?cè)黾恿丝偨?jīng)理信箱的功能。各個(gè)員工可以有選擇的進(jìn)行匿名或者不匿名給總經(jīng)理提出意見(jiàn)或者建議，開通了員工和總經(jīng)理直接溝通、交流的渠道；

5、為了體現(xiàn)公司的人性化管理，增加了生日祝福的功能。當(dāng)有員工過(guò)生日的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提前發(fā)送賀詞、賀卡、音樂(lè)進(jìn)行祝賀；

6、修改以前的投票模塊，改成目前網(wǎng)上比較流行的調(diào)查問(wèn)卷的形式；

7、修改以前的舊版論壇，加上現(xiàn)在比較流行、美觀的新式論壇；

8、改正人力資源模塊中不符合要求的部分，加上人才庫(kù)管理部分，使之更能方便的管理公司內(nèi)部人力資源方面的信息。

這些新增的功能，體現(xiàn)了OA以應(yīng)用為本的創(chuàng)新思想，得到了公司內(nèi)部的一致認(rèn)可。

循序漸進(jìn)

雖然采用的是通用產(chǎn)品+創(chuàng)新應(yīng)用的項(xiàng)目模式，但是大連建設(shè)投資公司并沒(méi)有把所有的開發(fā)內(nèi)容都做成后才實(shí)施，因?yàn)槟菢禹?xiàng)目的周期太長(zhǎng)，而且員工剛接觸時(shí)發(fā)現(xiàn)功能太多、太細(xì)，不利于他們的接受和應(yīng)用，也會(huì)給公司帶來(lái)很大的震蕩和沖擊，實(shí)施、培訓(xùn)難度大。

另一方面，即使作為OA的選型者，也很難在應(yīng)用之前歸納所有的需求，看到哪些地方還需要修改，很多問(wèn)題需要在應(yīng)用中邊發(fā)現(xiàn)邊修改。這就需要采用循序漸進(jìn)、由易到難的實(shí)施方式。

我們?cè)诤贤幸?guī)定了需要定制開發(fā)或修改的部分功能，也留出了一個(gè)適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行特殊（不可預(yù)見(jiàn)性）修改的空間，簽訂合同后，馬上實(shí)施了新思創(chuàng)OA的通用版本。因?yàn)檫@部分功能比較簡(jiǎn)單、易懂、易用，可以讓大家先熟悉起來(lái)。

同時(shí)在另一邊，新思創(chuàng)開始按照合同開發(fā)、修改一些個(gè)性化功能，做完一部分就給系統(tǒng)安裝、更新，大致一個(gè)月后，OA的主要功能都慢慢的用起來(lái)了，OA也在不知不覺(jué)中順暢的融入到公司日常辦公中，融入到員工的辦公習(xí)慣中。給用戶的整體感覺(jué)是很容易，并沒(méi)有“傳說(shuō)”中的那么難。

取得成效

1、建投公司以前都是用MSN、QQ等進(jìn)行交流、傳送文件。本來(lái)是屬于公司內(nèi)部的交流，卻要經(jīng)過(guò)互聯(lián)網(wǎng)交流工具進(jìn)行傳輸。不僅速度慢，而且影響員工之間的交流。使用RTX之后，速度明顯提高。并且RTX上已經(jīng)修改了公司標(biāo)志、LOGO等信息，更能體現(xiàn)公司的企業(yè)文化；

2、公司針對(duì)OA的各個(gè)模塊制定了嚴(yán)格的使用制度。哪些文件應(yīng)該由通知發(fā)送、哪些文件應(yīng)該由文件發(fā)送、哪些消息應(yīng)該發(fā)通知、哪些消息應(yīng)該發(fā)留言、哪些應(yīng)該是新聞等等。使得公司的制度更加規(guī)范、流程更加合理、工作效率有顯著提高；

3、比較重要的消息、通知、新聞等，都通過(guò)手機(jī)短信發(fā)送，防止重要工作因?yàn)椴荒芗皶r(shí)上網(wǎng)而至于耽擱；

4、現(xiàn)在公司的投票都在OA中進(jìn)行，可以匿名、也可以用真名投票。更能及時(shí)的反應(yīng)工作中存在的問(wèn)題；

5、大家在業(yè)余時(shí)間可以在論壇上進(jìn)行討論、交流。改變了以前沒(méi)事的時(shí)候打游戲的習(xí)慣。豐富了員工的業(yè)余文化生活；

6、公司內(nèi)部的規(guī)章制度、法律法規(guī)等資源都放到OA的規(guī)章制度中，規(guī)范了公司內(nèi)部的資源。同時(shí)，提高了資源共享，讓大家在查找資源的時(shí)候更方便、快捷；

7、公司內(nèi)部的培訓(xùn)資源、軟件工具、電腦驅(qū)動(dòng)程序等資源都放到公司的網(wǎng)絡(luò)硬盤中。規(guī)范公司內(nèi)部資源的同時(shí)，也防止了資源的丟失。

相信隨著應(yīng)用的不斷深入，OA的作用也會(huì)日益彰顯。我們希望能從“快樂(lè)實(shí)施”一直走到“快樂(lè)應(yīng)用”。(amt)