OA選型八大誤區(qū)

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誤區(qū)一：協(xié)同就是比OA好?

有些OA新瓶裝老酒，用概念包裝自己，取悅用戶，結(jié)果造成企業(yè)花大價(jià)錢(qián)買(mǎi)了有名無(wú)實(shí)的概念。一些業(yè)界人士甚至放言O(shè)A已過(guò)時(shí)落伍，協(xié)同軟件將替代OA系統(tǒng)。協(xié)同論者說(shuō)，協(xié)同軟件不僅具有辦公應(yīng)用平臺(tái)，同時(shí)還能支持ERP、CRM、人事管理,甚至財(cái)務(wù)管理等，似乎協(xié)同軟件"無(wú)所不能"，能解決OA系統(tǒng)的主要短板――多種信息資源難于整合問(wèn)題。

事實(shí)上，協(xié)同軟件與OA有如孿生兄弟，辦公工作本身就是一種團(tuán)隊(duì)協(xié)作和協(xié)調(diào)，在公文流轉(zhuǎn)和信息處理層面，并沒(méi)多大的差別。傳統(tǒng)OA軟件以處理結(jié)構(gòu)化信息為主，協(xié)同軟件以處理非結(jié)構(gòu)化信息為主，它們相互依存、相互補(bǔ)充、共為一體，組成企業(yè)完整的信息化大腦。一個(gè)簡(jiǎn)約為美，一個(gè)繁復(fù)為能，并無(wú)"高低貴賤"之分。過(guò)分強(qiáng)調(diào)協(xié)同之好，將有誤導(dǎo)之嫌。

誤區(qū)二：完美就是至善?

一些軟件商過(guò)分追求完美，產(chǎn)品非"十全十美"不予以銷(xiāo)售。然而在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，由于種種原因，人們不可能將軟件做得盡善盡美，不可能將各種可能出現(xiàn)的問(wèn)題考慮周全。由于開(kāi)發(fā)一套OA應(yīng)用程序，要經(jīng)過(guò)需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)程序、測(cè)試程序、試運(yùn)行、修改完善、投入應(yīng)用、增加功能、升級(jí)、再修改再完善等環(huán)節(jié)。尤其隨著系統(tǒng)投入使用的范圍擴(kuò)大，上機(jī)人員增多，數(shù)據(jù)量增大，會(huì)暴露出各種各樣的問(wèn)題。同時(shí)，當(dāng)人們熟悉系統(tǒng)功能之后，就會(huì)提出新的需求，這就要不斷地對(duì)應(yīng)用程序進(jìn)行修改與完善，一套應(yīng)用軟件除非報(bào)廢不用，否則修改完善永無(wú)止境。明確OA軟件的建設(shè)需要不斷修改完善和升級(jí)，軟件商就不會(huì)因?yàn)槌霈F(xiàn)問(wèn)題而盲目悲觀，徘徊不前，而用戶也不會(huì)因受"完美論"的影響而一直在"考察中等待"喪失了商機(jī)。

誤區(qū)三：功能越多越好？

一些軟件商為了兜售產(chǎn)品，把其軟件的功能說(shuō)成是"可以無(wú)限擴(kuò)充"，有必要嗎？其實(shí)，在如今細(xì)分制勝的時(shí)代，功能并不是越多越好,功能過(guò)多反而顯得浪費(fèi)閑置，增加無(wú)謂費(fèi)用。其次，系統(tǒng)越復(fù)雜，維護(hù)越麻煩，服務(wù)成本直線上升，將來(lái)隱形風(fēng)險(xiǎn)也增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。因而過(guò)分炒作概念，反而有失本質(zhì)、主次，將增加雙方今后的矛盾與糾紛。

對(duì)用戶單位而言，在選購(gòu)OA系統(tǒng)時(shí)，也應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，不能聽(tīng)信廠商一己之言，應(yīng)以適用為出發(fā)點(diǎn)，堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的"雞肋"功能，選一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)。軟件商也應(yīng)始終堅(jiān)持以用戶核心需求為導(dǎo)向，以客戶為中心，使客戶系統(tǒng)投資得到最大的增值。

誤區(qū)四："OA"就是"文秘"？

OA軟件不是擺設(shè)，能運(yùn)行并不能說(shuō)明企業(yè)就已經(jīng)辦公自動(dòng)化了?，F(xiàn)在許多企業(yè)用幾萬(wàn)元十幾萬(wàn)元買(mǎi)來(lái)的OA系統(tǒng)，卻主要用來(lái)上級(jí)發(fā)發(fā)通知，大家交換一下文件，歸集一些文檔，跟一個(gè)文秘差不多。一些重要的通知、文件甚至還在人工傳遞或者傳真，令人匪夷所思。

OA系統(tǒng)還有文檔管理、知識(shí)管理、統(tǒng)計(jì)管理等多種功能，但對(duì)不少企業(yè)的一些員工而言，公司OA的知識(shí)容量、歷史文檔查找的方便程度，遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上一個(gè)稍好的小型BBS論壇，比起精品CCF、雨聲ROR這樣的專業(yè)BBS，也差遠(yuǎn)了。在企業(yè)文化的營(yíng)造，企業(yè)員工的業(yè)務(wù)交流方面，OA也遠(yuǎn)比不上一個(gè)內(nèi)部BBS或QQ來(lái)得方便。企業(yè)在OA上巨大投入，真的比不上一個(gè)免費(fèi)的內(nèi)部BBS嗎？這是OA的錯(cuò)？難道OA就是一個(gè)無(wú)聲、簡(jiǎn)單的"文秘"？OA并沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用，軟件商在應(yīng)用推廣、培訓(xùn)中責(zé)不可卸。

誤區(qū)五：越安全越好？

黨政軍機(jī)關(guān)的信息關(guān)系到國(guó)家利益，因而OA系統(tǒng)的安全性很重要，必須加強(qiáng)系統(tǒng)的安全管理。但是如果一味重視安全，而不注重信息資源的共享就會(huì)違反當(dāng)初建立OA系統(tǒng)的初衷。這里就有一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的問(wèn)題，控制在一個(gè)適當(dāng)“度”的范圍內(nèi)。需要引起注意的是，系統(tǒng)安全管理包括很多因素，但其中有相當(dāng)大的一部分是由技術(shù)工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的，在實(shí)際工作中要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計(jì)方案、軟件開(kāi)發(fā)方案、安全保密實(shí)現(xiàn)方案等多方面的關(guān)系。需強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)就是，軟、硬件產(chǎn)品的安全性都是相對(duì)的，任何一家公司的產(chǎn)品，無(wú)論是軟件還是硬件，都要給自己留有后門(mén)，因此過(guò)分苛刻“安全性”，強(qiáng)調(diào)“安全壓倒一切”，一方面不利于軟件的升級(jí)提升，一方面不利于OA在企業(yè)的推廣維護(hù)。

誤區(qū)六：滿足個(gè)性化就是好？

OA軟件商追求產(chǎn)品復(fù)用最大化，而客戶追求的是高度行業(yè)化、個(gè)性化，但在國(guó)內(nèi)OA領(lǐng)域，軟件開(kāi)發(fā)商因?yàn)槿狈?duì)客戶的深刻理解、創(chuàng)新能力和成熟的產(chǎn)品，而導(dǎo)致無(wú)法按照普遍的商業(yè)規(guī)則為客戶提供滿意的、個(gè)性化的服務(wù)。因此OA的產(chǎn)品僵化直接或間接地導(dǎo)致了OA市場(chǎng)的萎縮。因此不少軟件商為了適應(yīng)企業(yè)的個(gè)性化發(fā)展需求，加快產(chǎn)品推售，一味迎合、滿足企業(yè)OA的全面?zhèn)€性化，導(dǎo)致了二次開(kāi)發(fā)和升級(jí)維護(hù)的工作十分龐大，費(fèi)用驟升，項(xiàng)目成功率大降。

其實(shí)，成熟的OA產(chǎn)品僅允許不超過(guò)20%的個(gè)性定制開(kāi)發(fā)工作量，軟件商在OA的推廣實(shí)施中應(yīng)堅(jiān)持一個(gè)“622”的開(kāi)發(fā)原則：企業(yè)的通用需求占60%，企業(yè)的行業(yè)化需求占20%，個(gè)性化的開(kāi)發(fā)占20%。這樣既能減少前后期工作，又滿足了用戶個(gè)性化的需求，達(dá)到雙贏。

誤區(qū)七：樣板案例就代表成功？

有些企業(yè)的選型人員對(duì)OA不是很了解，就把平日工作的法寶——參觀典型用戶、成功用戶，即所謂“樣板用戶”，用在了OA的考察選型上。一些軟件商也抓住用戶這個(gè)心理，大做文章。殊不知這個(gè)法寶在對(duì)OA的考察上不具有決定作用。因?yàn)镺A是個(gè)軟件，它的成功依靠于用戶、供應(yīng)商、軟件、實(shí)施等多個(gè)要素。在一個(gè)企業(yè)成功的OA軟件，拿到另一個(gè)企業(yè)未必成功，在一個(gè)企業(yè)失敗的OA系統(tǒng)，換另一個(gè)企業(yè)則可能成功。所以企業(yè)不要迷信成功用戶參觀的結(jié)果，把它當(dāng)成經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)就可以了，而軟件商也不要以“樣板是瞻”，以為有了樣板案例就能說(shuō)服一切，畢竟扎扎實(shí)實(shí)工作才是真，因此制宜量體裁衣對(duì)癥下藥才能真正地征服用戶獲得成功。

誤區(qū)八：報(bào)價(jià)越高就越好？

如今OA投標(biāo)上，用戶單位規(guī)模似乎決定OA報(bào)價(jià)的高低，用戶越有錢(qián)，報(bào)價(jià)就可越高。在這觀念的誤導(dǎo)下，軟件商并沒(méi)有從提高軟件使用綜合滿意值出發(fā)，而是純粹為了價(jià)格而報(bào)價(jià)格。比如，一個(gè)年?duì)I業(yè)額10億的企業(yè)，同樣的一個(gè)軟件，報(bào)價(jià)5萬(wàn)元它不會(huì)理你，因?yàn)楦杏X(jué)你太低級(jí)了，配不上它；如果你報(bào)價(jià)50萬(wàn)甚或500萬(wàn)，也許能中標(biāo)了。所以軟件商為了抬高身份、中標(biāo)，常將軟件固定模塊、定制模塊、實(shí)施、培訓(xùn)、設(shè)備、服務(wù)等各項(xiàng)費(fèi)用算得很細(xì)，這樣每一項(xiàng)累加起來(lái)就容易把價(jià)格做上去，再將方案書(shū)寫(xiě)得象美侖美奐、無(wú)隙可擊的天書(shū)，然后就可“漫天報(bào)價(jià)”。而在用戶那邊，最后花費(fèi)數(shù)十幾、幾十萬(wàn)巨資上馬的OA可能還不如幾萬(wàn)元的好用。如此，自砸OA廠商的聲譽(yù)，也擾亂整個(gè)OA市場(chǎng)秩序。

“亂花漸欲迷人眼，博采眾長(zhǎng)莫遲疑”，在紛繁復(fù)雜的OA選型過(guò)程中，如何排除干擾，博采眾長(zhǎng)，找到“合體合身”的OA軟件，成為正處在OA選型過(guò)程中企業(yè)普遍關(guān)注的問(wèn)題，也是OA軟件商提高行業(yè)價(jià)值、實(shí)現(xiàn)共贏所必須解決的課題。（it168）