項(xiàng)目辦公室——有效管理項(xiàng)目的金鑰匙

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隨著項(xiàng)目管理實(shí)踐的發(fā)展，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的系統(tǒng)方法的需求也在不斷增長(zhǎng)。一些組織行動(dòng)迅速，很快就接受了項(xiàng)目計(jì)劃軟件，并送員工參加項(xiàng)目管理培訓(xùn)，甚至開設(shè)項(xiàng)目管理學(xué)位課程。建立項(xiàng)目辦公室是增強(qiáng)組織項(xiàng)目管理能力的有效方法。

項(xiàng)目辦公室的定義

項(xiàng)目辦公室的成員是由為組織項(xiàng)目管理需求提供支持的項(xiàng)目管理專業(yè)人員組成的。盡管在最近10年項(xiàng)目辦公室的不同角色正趨于一致，但在不同的組織中項(xiàng)目辦公室的職能是不同的。當(dāng)今項(xiàng)目辦公室主要具備以下幾個(gè)方面的功能：

——為項(xiàng)目組提供管理支持。
項(xiàng)目辦公室人員通過承擔(dān)項(xiàng)目計(jì)劃編制、報(bào)告編制分發(fā)、項(xiàng)目管理軟件操作、維護(hù)“可視工作室”和項(xiàng)目工作手冊(cè)等方面的行政事務(wù)，為項(xiàng)目組成員的工作提供支持。

——為組織提供項(xiàng)目管理咨詢和指導(dǎo)。
隨著組織工作的“項(xiàng)目化”，他們需要開發(fā)能作為內(nèi)部項(xiàng)目管理咨詢顧問的人力資源，以便為組織提供有效實(shí)施項(xiàng)目管理的專家意見，這些咨詢?nèi)藛T通常在項(xiàng)目辦公室工作。

——為組織開發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目管理方法和標(biāo)準(zhǔn)。
對(duì)組織來講，要保持項(xiàng)目實(shí)施的一致性，須制定和發(fā)布通用的方法和標(biāo)準(zhǔn)，這這是項(xiàng)目辦公室要做的工作。

——為組織提供項(xiàng)目管理培訓(xùn)。
為了采用項(xiàng)目管理方法，組織必須對(duì)員工進(jìn)行項(xiàng)目管理知識(shí)的培訓(xùn)，項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)提供培訓(xùn)教材和教員。

——為組織輸送項(xiàng)目經(jīng)理。
項(xiàng)目辦公室內(nèi)儲(chǔ)備有專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理，可以在組織需要的時(shí)候，將他們派到工作崗位上。

項(xiàng)目辦公室的需求

如果一個(gè)組織只是偶爾實(shí)施一個(gè)項(xiàng)目，那就沒有必要開發(fā)系統(tǒng)的從事項(xiàng)目管理的能力。在這種情況下，建立項(xiàng)目辦公室就有點(diǎn)大材小用了。然而，當(dāng)一個(gè)組織將其主要精力都花在項(xiàng)目實(shí)施方面時(shí)，那么非標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目管理方法所帶來的不僅僅是低效，有時(shí)甚至?xí)芪ｋU(xiǎn)。隨著項(xiàng)目增多，對(duì)項(xiàng)目辦公室的需求更加強(qiáng)烈。

當(dāng)一個(gè)組織成立了項(xiàng)目辦公室之后，它就可以開發(fā)統(tǒng)一的項(xiàng)目管理實(shí)施方法。另外，如果項(xiàng)目辦公室的設(shè)立是為整個(gè)組織提供服務(wù)的，那么，它在整合組織中跨機(jī)構(gòu)、跨職能的項(xiàng)目活動(dòng)方面起著非常重要的作用。它能培育項(xiàng)目管理的專業(yè)作風(fēng)，使從事項(xiàng)目工作的人員對(duì)項(xiàng)目管理的認(rèn)識(shí)達(dá)到并維持在一個(gè)較高的水準(zhǔn)。

傳統(tǒng)的項(xiàng)目辦公室首先出現(xiàn)在建筑和國(guó)防工業(yè)中，這些工業(yè)一般是以項(xiàng)目為中心，并且將項(xiàng)目管理活動(dòng)組織集中在一個(gè)地方開展。但是，這些傳統(tǒng)的項(xiàng)目辦公室與我們今天所見到的不同，它們通常服務(wù)于單一、大型和復(fù)雜的項(xiàng)目。例如，如果制造一架戰(zhàn)斗機(jī)的項(xiàng)目啟動(dòng)了，項(xiàng)目辦公室就會(huì)隨之成立。在民用項(xiàng)目中，建造一座燃煤發(fā)電廠也需要專為此項(xiàng)目需求設(shè)立項(xiàng)目辦公室去支持項(xiàng)目的實(shí)施。

與傳統(tǒng)的項(xiàng)目辦公室相比，如今的項(xiàng)目辦公室在組織中必須滿足更加廣泛的項(xiàng)目管理要求。它們不為某個(gè)特定項(xiàng)目而設(shè)，而是同時(shí)服務(wù)于多個(gè)項(xiàng)目和整個(gè)機(jī)構(gòu)。