借一雙慧眼 看清協(xié)同辦公

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2001年，“協(xié)同”這個(gè)有些拗口的詞匯對(duì)于我們來(lái)說(shuō)還很陌生。2005年，有關(guān)“協(xié)同”的字眼開始頻頻出現(xiàn)于我們眼端，顯山露水之勢(shì)洶涌而來(lái)，業(yè)界甚至出現(xiàn)如此怪圈：只要攀上“協(xié)同”，軟件就能大賣。   作為協(xié)同軟件最基礎(chǔ)、最成熟的應(yīng)用，“協(xié)同辦公”日漸成為了眾多廠商的新寵，其應(yīng)用方案日新月異。熙熙攘攘的協(xié)同市場(chǎng)在煥發(fā)著光彩的同時(shí)也充斥著魚目混珠的現(xiàn)象。于是，在一邊看得云里霧里的我們不禁發(fā)問(wèn)：“協(xié)同辦公是誰(shuí)？”、“協(xié)同辦公為什么誕生？”、“誰(shuí)在支持協(xié)同辦公？”“協(xié)同辦公不足在哪里？”、“協(xié)同辦公將取代誰(shuí)？”。   走進(jìn)“協(xié)同辦公”   大連D公司的業(yè)務(wù)經(jīng)理小陳到昆明出差，得知當(dāng)?shù)乩贤瑢W(xué)小劉他們公司正要上一個(gè)重大項(xiàng)目，而這一項(xiàng)目正是小陳公司的業(yè)務(wù)強(qiáng)項(xiàng)。機(jī)不可失，十萬(wàn)火急！對(duì)方的項(xiàng)目第二天就要開標(biāo)了，小陳覺(jué)得還是值得爭(zhēng)取一下的，于是好說(shuō)歹說(shuō)，讓小劉在當(dāng)天下午幫忙安排一個(gè)與這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)人員的會(huì)議。 眼看離下午的會(huì)就幾個(gè)小時(shí)了，小陳趕緊忙了起來(lái)。先打電話向在海南度假的公司王總作了個(gè)簡(jiǎn)單的匯報(bào)。按照王總的指示，小陳打開了隨身的筆記本電腦，啟動(dòng)競(jìng)開協(xié)同之星（GK-Star）軟件，并接上了互聯(lián)網(wǎng)，使用GK-Star的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議功能立即安排了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，把遠(yuǎn)在大連的幾位同事邀請(qǐng)了進(jìn)來(lái)，簡(jiǎn)單介紹了項(xiàng)目情況，王總明確要立項(xiàng)，并指定了由技術(shù)、市場(chǎng)、商務(wù)等幾個(gè)部門的員工組成了項(xiàng)目小組，立即投入工作。   會(huì)后，小陳立即利用GK-Star建立了一個(gè)“協(xié)作區(qū)”，并向這個(gè)項(xiàng)目小組的所有成員，連同王總等領(lǐng)導(dǎo)都發(fā)出了協(xié)作區(qū)邀請(qǐng)。項(xiàng)目成員通過(guò)GK-Star收到并接受邀請(qǐng)后，便可以自由進(jìn)出協(xié)作區(qū)，閱讀、更新相關(guān)的文檔、日程、聯(lián)系人名片等信息，還可以隨時(shí)留言，使用BBS、白板等工具進(jìn)行討論，如果大家都在的話，也可以就地舉行網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。這相當(dāng)于為這個(gè)項(xiàng)目建立了一個(gè)專用的虛擬辦公室，可以隨時(shí)隨地按需建立，隨時(shí)進(jìn)行配置，并且，所有成員無(wú)論是從屬于哪一個(gè)部門、哪一家企業(yè)、在哪一個(gè)地方、使用什么樣的網(wǎng)絡(luò)，都可以隨時(shí)進(jìn)入，而不必?fù)?dān)心信息安全的問(wèn)題，真正做到“天涯若比鄰”。   協(xié)作區(qū)建完，小陳通過(guò)GK-Star里面的電子郵件系統(tǒng)，把小劉傳來(lái)的有關(guān)項(xiàng)目資料放到了協(xié)作區(qū)的相應(yīng)的共享文檔目錄里。隨后，在BBS里講述了自己對(duì)該項(xiàng)目的分析。差不多同時(shí)，遠(yuǎn)在大連的同事也開始了工作，在協(xié)作區(qū)里，小陳很快看到了相應(yīng)參考資料、應(yīng)用方案模板、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等，也看到了王總新的指示，小陳利用GK-Star的即時(shí)通訊功能與相關(guān)的同事進(jìn)行了交流。   中午時(shí)分，項(xiàng)目方案的第一稿在協(xié)作區(qū)里出現(xiàn)，看來(lái)大連同事們的工作效率是很高的。小陳用GK Star的短信功能通知了王總后，王總也連上線了，王總大概是在沙灘上開的機(jī)呢，因?yàn)樗f(shuō)現(xiàn)在使用的是GPRS無(wú)線網(wǎng)，網(wǎng)速比較慢，不能直接使用GK-Star的網(wǎng)絡(luò)電話功能了，需要的話，讓小陳用GK-Star的PC-Phone給他的手機(jī)打電話。王總看完了方案初稿后，提出了了修改意見(jiàn)，討論之后，大連同事立即進(jìn)入第二稿的修改工作。   下午，小陳單槍匹馬會(huì)見(jiàn)小劉的公司一干人等。小陳打開電腦并連網(wǎng)，通過(guò)GK-Star軟件查看協(xié)作區(qū)里新版本方案。會(huì)議洽談涉及技術(shù)、產(chǎn)品、市場(chǎng)、實(shí)施、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、商務(wù)等多個(gè)方面，大連成了小陳這邊的大后方，負(fù)責(zé)隨時(shí)收集相關(guān)的資料，并通過(guò)協(xié)作區(qū)及時(shí)傳給了小陳，有些問(wèn)題，小陳也通過(guò)即時(shí)通訊功能與王總進(jìn)行了的溝通，而王總則通過(guò)VoIP功能完全參與了整個(gè)會(huì)議。對(duì)方的表情從開始的好奇、驚訝、滿意到興奮，一個(gè)小時(shí)后會(huì)議在愉快的氛圍中結(jié)束了。   小陳回到旅館后，王總決定由大家作一個(gè)會(huì)議總結(jié)，并對(duì)項(xiàng)目方案進(jìn)行第三稿的修改。這時(shí)，小劉給小陳來(lái)了電話。小劉說(shuō)今天神了，我們領(lǐng)導(dǎo)萬(wàn)萬(wàn)沒(méi)有想到你們的工作效率這么高，原來(lái)以為不可能的事情，你們做到了。領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，就憑這個(gè)效率，對(duì)和你們合作就有信心。王總得知消息非常高興，表?yè)P(yáng)了小陳的敬業(yè)精神，“協(xié)同辦公帶來(lái)了千萬(wàn)大單的入門證?！?  歷史變革記錄   20世紀(jì)90年代，Lotus公司推出了Notes系統(tǒng)，這是第一個(gè)商用化的協(xié)同軟件平臺(tái)。 隨后，Microsoft推出了Exchange系統(tǒng)，正式進(jìn)入群件軟件市場(chǎng)。 1997年，Lotus Notes的發(fā)明人創(chuàng)辦Groove網(wǎng)絡(luò)公司，推翻了Notes所使用的中央服務(wù)器的模式，完全基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推出第一個(gè)商用的P2P工作平臺(tái)并逐步向“虛擬辦公軟件”轉(zhuǎn)變。 1999年，協(xié)同商務(wù)的基本思想最早是由Gartner Group提出。 2001年，北京點(diǎn)擊科技有限公司在北京成立，次年8月，正式宣布進(jìn)軍協(xié)同軟件市場(chǎng)，并于2002年12月推出其基于混合對(duì)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的協(xié)同軟件平臺(tái)：競(jìng)開協(xié)同之星（GK-Star）。  2003年，Oracle公司宣布推出其基于數(shù)據(jù)庫(kù)體系的協(xié)同軟件套件（OCS）； 2004年6月，IBM公司宣布其Workplace客戶端技術(shù)，宣布了其有別于Lotus Notes的全新的協(xié)同軟件平臺(tái)； 2005年初，Microsoft宣布全面收購(gòu)Groove公司，同時(shí)聘請(qǐng)其創(chuàng)始人Ray Ozzie為其CTO； 截止2005年7月，國(guó)內(nèi)各種協(xié)同軟件廠商已達(dá)500余家，有10余種相對(duì)成熟。   它們是誰(shuí) 協(xié)同辦公是協(xié)同軟件最基礎(chǔ)、最成熟的應(yīng)用，是軟件、與通訊技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。與傳統(tǒng)的ERP、CRM等企業(yè)管理軟件相比，協(xié)同辦公強(qiáng)調(diào)企業(yè)中人的管理和事務(wù)的管理，強(qiáng)調(diào)以人為中心，管理相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔、各類信息與各項(xiàng)活動(dòng)；與傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)相比，協(xié)同辦公支持全面的移動(dòng)應(yīng)用，支持跨組織、跨系統(tǒng)、跨網(wǎng)絡(luò)、跨地區(qū)的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)管理的靈活性、通用性與柔性管理。 協(xié)同辦公平臺(tái)包含三大核心平臺(tái)：企業(yè)溝通平臺(tái)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作平臺(tái)和應(yīng)用支持平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)之間有效、實(shí)時(shí)的溝通，并以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為核心，提供通用的、隨需應(yīng)變的管理平臺(tái)，成為一站式的協(xié)同辦公環(huán)境，從而全面提高企業(yè)的實(shí)時(shí)管理能力、動(dòng)態(tài)應(yīng)變能力和開放延伸能力。   它們?yōu)槭裁炊Q生   協(xié)同辦公結(jié)合了移動(dòng)辦公、遠(yuǎn)程辦公、虛擬團(tuán)隊(duì)、延伸型企業(yè)、實(shí)時(shí)企業(yè)、企業(yè)應(yīng)用門戶、人本管理、柔性管理等應(yīng)用技術(shù)與管理概念，適應(yīng)現(xiàn)代敏捷企業(yè)以快制慢、隨需應(yīng)變的要求，可快速整合企業(yè)內(nèi)外的資源，使企業(yè)獲得互動(dòng)、整體的效益，提高交易效率、降低交易成本。也為協(xié)同辦公的使用者獲得全新的工作體驗(yàn)。具體來(lái)說(shuō)，協(xié)同辦公能夠?yàn)橛脩魩?lái)以下幾個(gè)方面的價(jià)值： 1、加強(qiáng)實(shí)時(shí)能力，實(shí)現(xiàn)信息快速傳達(dá)、反饋溝通和實(shí)時(shí)化的管理，適應(yīng)市場(chǎng)需求，快速變化。 2、提高延伸能力，使企業(yè)從單一的、封閉的內(nèi)部管理體系，延伸到跨企業(yè)、跨行業(yè)、跨地區(qū)的行業(yè)聯(lián)盟。 3、與傳統(tǒng)的ERP、CRM、OA等“剛性管理”工具與方法相配合，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。 4、可以不受辦公室界限的約束，實(shí)現(xiàn)完全的安全、高效的移動(dòng)辦公、遠(yuǎn)程辦公。   誰(shuí)在背后支持它們   互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施，包括各種無(wú)線、有線、寬帶、窄帶互聯(lián)網(wǎng)，以及企業(yè)VPN、專線等等； 電信與通訊設(shè)施，包括普通電話網(wǎng)、手機(jī)（語(yǔ)音以及SMS、MMS、3G、GPRS、CDMA等）； 電腦硬件技術(shù)，包括移動(dòng)技術(shù)（Intel迅馳）、手持設(shè)備等等   它們的不足   1、要實(shí)現(xiàn)協(xié)同軟件所要求的完全移動(dòng)性，需要隨時(shí)隨地高效安全地互聯(lián)?，F(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)包含內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)、寬帶網(wǎng)、窄帶網(wǎng)、有線網(wǎng)、無(wú)線網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)類型，涉及網(wǎng)絡(luò)安全性、連通性、穩(wěn)定性、防火墻設(shè)置等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)完全移動(dòng)性將遇到困難，將影響協(xié)同的效果。目前點(diǎn)擊科技等企業(yè)采用全新軟件技術(shù)建立虛擬互聯(lián)網(wǎng)體系，在很大程度上解決這一問(wèn)題，已取得一定效果，但還需要進(jìn)一步的改進(jìn)。   2、跨組織、跨系統(tǒng)、跨應(yīng)用是協(xié)同軟件的最重要價(jià)值之一。傳統(tǒng)的“客戶端連接應(yīng)用服務(wù)器”的模式難以做到這一點(diǎn)。Web Service以及“反轉(zhuǎn)Client / Server結(jié)構(gòu)”是全新的技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)不同組織、不同系統(tǒng)、不同應(yīng)用間的互聯(lián)互通，這一技術(shù)也在發(fā)展與成熟之中。特別是在協(xié)同理念、技術(shù)與產(chǎn)品并不成熟的情況下，實(shí)現(xiàn)不同產(chǎn)品間互聯(lián)互通，將會(huì)是重大挑戰(zhàn)。     1、技術(shù)仍在發(fā)展與不斷成熟之中。 2、產(chǎn)品、技術(shù)和應(yīng)用還沒(méi)有統(tǒng)一。 3、商業(yè)模式仍待創(chuàng)新   它們將取代誰(shuí)   將取代傳統(tǒng)的工作和管理模式，如減少了出差、普通電話交流，集中式的項(xiàng)目管理等等； 將取代一些傳統(tǒng)的專業(yè)設(shè)備與服務(wù)，如專業(yè)的視頻會(huì)議系統(tǒng)等。