OA難以避免的尷尬 面臨新一輪革命-協(xié)同管理

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OA難以避免的尷尬

　　OA在中國信息化的早期一直扮演著重要的角色。那時問到是否上了信息化，大多都指辦公自動化系統(tǒng)，而企業(yè)也把OA作為除財務系統(tǒng)之外的軟件采購首要的考慮對象。起源于政府公文和檔案管理的OA，經(jīng)過一段時間的發(fā)展，在企業(yè)中也得到越來越廣泛的應用。除了政府的收發(fā)文管理、檔案管理、公告牌這些傳統(tǒng)功能外，又逐步加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定義那樣，達成了所謂的“Office Automation”－即通過電子化日常事務流程和各種信息，實現(xiàn)無紙化辦公。

　　然而在這種情況下，傳統(tǒng)OA的所有作用不過是用計算機的操作代替了部分手工處理的信息和辦公流程，除了利用計算機技術的一些先進性，并沒有基于任何的先進管理理念和方法。而傳統(tǒng)辦公自動化產(chǎn)品所涵蓋的企業(yè)管理的方面以及功能的深度和廣度，也是非常讓人失望的。更尷尬的是，在管理軟件市場越來越細分，而用戶要求日益深入的今天，發(fā)展了幾十年的OA領域并沒有出現(xiàn)令人矚目的革命――不象ERP，從MRP/MRP II/ERP/ERP II 一路走來，并分化出更多的新領域如CPC（協(xié)同產(chǎn)品商務）等。當信息化軌道上已經(jīng)跑上了“磁懸浮”，OA依然是輛吱呀作響的老牛車。

　　仔細分析一下也許就會發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)OA為何受到用戶和廠商雙方面的冷落。一方面，傳統(tǒng)OA簡單的功能在企業(yè)的業(yè)務流程日益復雜，海量信息呈線性增長的今天，愈發(fā)顯得力不從心，更多時候，它只是提供一種信息發(fā)布、查看和類似BBS的功能，而其所包含的一些功能也在被更為專業(yè)的軟件所“瓜分”；同時，當我們把目光從傳統(tǒng)OA所涵蓋的功能上移開就會發(fā)現(xiàn)，企業(yè)除了日常辦公之外還有人事、客戶、財務、銷售等管理需求，于是企業(yè)不得不建立各種信息化系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)很少能夠被協(xié)調(diào)起來，企業(yè)常常面臨著要在不同應用平臺、數(shù)據(jù)庫之間切換的煩惱，傳統(tǒng)OA卻無法擔當“集成”的角色，為企業(yè)提供整合這些信息和應用的前臺。另一方面，在市場化和全球一體的經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)間日益強調(diào)協(xié)作，跨部門、跨組織、跨企業(yè)、跨地域的工作每天都在進行，而傳統(tǒng)OA落后的架構及功能設計顯然無法滿足企業(yè)高度靈活性和協(xié)作性的要求。

OA緣何道協(xié)同

　　雖然傳統(tǒng)OA已然無法跟上時代的腳步，但細心的人們發(fā)現(xiàn)，OA的市場在悄悄醞釀著一場變革，OA領域里正越來越頻繁的出現(xiàn)一個詞“協(xié)同”，無論是業(yè)界評述的文章，還是供應商的產(chǎn)品宣告，都前所未有的一致，不約而同的倡導著“協(xié)同”的理念。一時間，上百OA廠商舞動著“協(xié)同”的旗幟紛紛搶灘“協(xié)同OA”的市場。

　　協(xié)同，這其實并不是個新名詞，或者說在信息化的進程中被一直有意無意的實踐著。早期的EMAIL、BBS其實就已經(jīng)在一定程度上實現(xiàn)了人與人之間信息溝通的協(xié)同，而九十年代后期隨著互聯(lián)網(wǎng)大潮產(chǎn)生的電子商務，也是一種B2B或B2C之間交易的協(xié)同。但現(xiàn)在，協(xié)同已經(jīng)被提升為一種信息化的思想，一種企業(yè)管理的理念而被業(yè)界齊聲吶喊――這似乎預示著信息化之路的一個新方向。

　　就象任何事物的產(chǎn)生都必然有培育它的土壤一樣。協(xié)同的產(chǎn)生也有它的根源，從管理理念上來說，協(xié)同就是為共同的目標而協(xié)調(diào)各種相關資源，使其優(yōu)化并進而發(fā)揮最大的價值。長久以來，這些資源，包括各種信息、數(shù)據(jù)、流程、人員、物資等缺乏有效的組織和管理，或是被分散在各種應用系統(tǒng)中。尤其是進入二十一世紀，隨著經(jīng)濟環(huán)境的變化，企業(yè)更多的面臨著信息高速膨脹、競爭異常激烈的挑戰(zhàn)，因而也就越來越注重信息的高度共享，業(yè)務流程的平滑鏈接，以及在此基礎上進行的跨組織、跨地域的靈活協(xié)作。而可以對各種信息、流程、資源進行高效的整合的“協(xié)同應用”因其適合企業(yè)“整合資源、協(xié)同工作”的需求，自然成了被關注的“焦點”。

　　創(chuàng)新的協(xié)同理念在近幾年加快了其發(fā)展的腳步，正在貫穿信息化的各個領域。它提供了整合各種信息孤島和應用孤島的解決方案，從而可以讓企業(yè)把精力集中到自身的核心業(yè)務上，有效提升企業(yè)的競爭力。貼合發(fā)展需求的總會受到青睞，被業(yè)界和用戶一致看好的協(xié)同軟件市場由此日漸“百花齊放”，傳統(tǒng)OA也因為注入了這樣一個全新的理念重新煥發(fā)出了勃勃生機。

　　而軟件供應商也看好了這個時機，中國的上百家廠商和包括IBM、微軟、ORACLE在內(nèi)的國際巨頭都紛紛推出自己的協(xié)同OA產(chǎn)品。

到底是什么協(xié)同

　　放眼新崛起的“協(xié)同OA”市場，我們發(fā)現(xiàn)，從管理理念上的“協(xié)同”轉化為軟件應用的“協(xié)同”，這中間由于廠商各自的理解，實現(xiàn)方法，技術手段等的不同，而使得協(xié)同OA愈發(fā)凸現(xiàn)其在共同的基本理念下的個性化。

　　對于2002年7月正式宣布進入?yún)f(xié)同辦公軟件市場的Oracle來說，牢牢把握現(xiàn)在的協(xié)同軟件的市場機遇是Oracle的重要戰(zhàn)略之一。Oracle協(xié)同套件包括基礎架構組件（Oracle 9i Datebase ，Oracle 9i Application Server）和應用程序組件（通用通信、實時協(xié)作、企業(yè)內(nèi)容管理、活動訪問等），而其的協(xié)作理念也貫穿上層的應用系統(tǒng)和底層的架構中。例如利用Oracle 9i Database可將所有的協(xié)作內(nèi)容集中并整合到一個公用數(shù)據(jù)倉庫中，降低了對各種不同的電子郵件服務器、日歷服務器、語音服務器和文件服務器進行獲取、維護和支持的成本；Oracle的協(xié)作套件還把電子郵件、語音郵件、傳真、目錄、文件、日歷和網(wǎng)絡會議等鏈接起來，員工可以通過一個公用的WEB界面，基于標準的桌面客戶端（包括outlook，無線、傳真及語音選件）來進行訪問，同時，Oracle還表示其協(xié)作套件的功能還能與其他Oracle應用程序進行集成，其中的“水平”協(xié)作應用程序（電子郵件、日歷、文件、實時協(xié)作和搜索）能夠共享數(shù)據(jù)，并被“垂直”業(yè)務系統(tǒng)訪問。

　　今年二月獲富達國際1300萬美元投資從而創(chuàng)下軟件融資金額最高紀錄的點擊科技，也是崛金“協(xié)同市場”中引人注目的一員。其對主打產(chǎn)品――競開協(xié)同之星（GK-Star）的定位是：實現(xiàn)敏捷組織的協(xié)同管理。而協(xié)同之星也在功能設計上著力體現(xiàn)其協(xié)同的理念――創(chuàng)建以“綜合通訊”、“協(xié)同工作”與“聯(lián)系人管理”（統(tǒng)稱為“3C”功能）為核心的協(xié)同通訊與協(xié)同管理環(huán)境。協(xié)同之星除了支持固定的辦公流程，還可以就臨時的任務組建靈活的虛擬團隊，快速建立協(xié)作區(qū)并提供實時的信息共享、討論區(qū)、即時通訊等多種協(xié)作工具，從而實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門的快速團隊合作。如其全國巡展活動的主題所言，協(xié)同之星要實現(xiàn)的是“動態(tài)團隊、協(xié)同管理”。

　　另一支協(xié)同領域里的生力軍泛微軟件，對協(xié)同的運用則表現(xiàn)在“信息的網(wǎng)絡化、應用的集成化、資源的整合化”，其產(chǎn)品也在功能架構上突出協(xié)同理念，以企業(yè)“網(wǎng)狀信息”和“業(yè)務關聯(lián)”的思想搭建協(xié)同平臺，信息在系統(tǒng)中形成一張立體和多維的信息網(wǎng)，并集成企業(yè)的各種相關應用，在此基礎上實現(xiàn)跨部門、跨企業(yè)的信息共享和業(yè)務的協(xié)作。而沒有傳統(tǒng)的OA界面，取而代之的是七大緊密集成的模塊，涵蓋企業(yè)知識、人力、客戶、項目、財務、流程、資產(chǎn)等各方面。泛微自己的理解是協(xié)同不僅是文檔、辦公流程等的協(xié)同，而應涵蓋到企業(yè)相關業(yè)務的各個方面，例如項目的協(xié)同、知識的協(xié)同等，OA的概念在 中似乎被更為寬泛化了。

　　冠群聯(lián)想也推出了問鼎協(xié)同辦公系統(tǒng)，問鼎辦公是“融入辦公自動化和企業(yè)信息門戶功能的新一代辦公自動化系統(tǒng)--具有內(nèi)外網(wǎng)結合的協(xié)同辦公功能”。它構建于CA的企業(yè)信息門戶產(chǎn)品Cleverpath portal 和IBM 公司的Notes之上，以流程引擎（Flow Engine）為基礎，融入企業(yè)信息門戶的功能，并與Word和WPS實現(xiàn)了集成。其特點是可以通過一個統(tǒng)一的信息門戶為用戶提供簡便、易用的業(yè)務管理應用平臺，并采用先進的網(wǎng)站架構，與現(xiàn)有的WEB應用系統(tǒng)進行快速整合。

　　各廠商對協(xié)同的理解各有側重，并體現(xiàn)在產(chǎn)品的架構和功能設計方面，可以說協(xié)同OA市場是“百家爭鳴”，欣欣向榮。雖然協(xié)同OA千人千面，但細細分析下來就會發(fā)現(xiàn)，它們都在不同程度、不同層面、不同角度實踐著“協(xié)同”的理念。而用戶也可以結合自身的需求，選擇一款適合的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

協(xié)同OA前景可喜

　　協(xié)同OA尚是一個新生市場，但前景十分看好。據(jù)Gartner、Aberdeen、IDC等權威機構的統(tǒng)計，早在2001年美國協(xié)同軟件市場份額已經(jīng)達到3%～5%，與ERP、CRM等管理軟件的緩慢增長相反，協(xié)同軟件的年增長率高達15%。協(xié)同軟件將成為繼Office之后軟件產(chǎn)業(yè)最大的一次發(fā)展機會。另據(jù)分析，2005年中國協(xié)同軟件的市場份額為全球的五至八個百分點，即25-40億美金的收入。

　　而對協(xié)同應用最典型的是OA系統(tǒng)，目前有超過一半的OA系統(tǒng)是建立在協(xié)同軟件平臺之上。協(xié)同OA不僅為用戶提供了新的選擇，從根本上來說，納入先進管理理念的協(xié)同OA必將是辦公自動化領域的一場深刻的革命。