建立OA辦公系統(tǒng)的前期工作有哪些？

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　　雖然開發(fā)一套軟件流程改善程序需要耗費大量的財力和時間，但研究表明，其成果在改善推向市場的時間、生產(chǎn)力、軟件質(zhì)量上所獲得的回報遠遠超過了所投入的成本。一份研究報告指出，盡管企業(yè)在項目開發(fā)上投入了大量的時間和精力，將項目成功率提高到了34%，但卻依然有15%的項目以失敗告終，51%的項目面臨著種種問題。形成項目失敗的原因不一而同，但大部分是由于缺乏長期的需求遠見，造成企業(yè)無法看清三個月或六個月之后的需求，導致差強人意的項目計劃，無法掌握關鍵的從屬關系，難以定義項目關鍵階段和分配項目資源。其中，建立項目管理中心(OA辦公系統(tǒng))是第一步，它可以改善以下三個方面：項目、程序和組合管理的最佳實踐;加速推向市場的時間(time-to-market);通過具有成本效益的方式來提高活動質(zhì)量。

　　1、啟動你的OA辦公系統(tǒng)

　　第一步是通過建立OA辦公系統(tǒng)來判別企業(yè)的需求。比如通過項目管理協(xié)會(PMI)所定義的PPM和OA辦公系統(tǒng)框架來檢驗項目中各方面的關鍵流程、定義組合和程序管理。

　　這類框架分為三個層級(項目、程序和群組)，每一個層級都可以被分割成12個流程群(比如項目啟動、項目計劃等)。 流程群總共由92種流程組成，而這些流程牽涉到9個方面的知識管理(比如規(guī)模、成本、時間、資源等)。 譬如，項目管理協(xié)會的流程或組件就包含了項目章程、項目計劃、工作細分結構(WBS)和成本預算。

　　此外，你還須判別哪種類型的管理辦公室(項目、程序或組合)最適合你的需求。 在某些情況下，你甚至需要三管齊下來決定企業(yè)的需要。以下就是三種管理辦公室的定義：

　　項目管理辦公室，通過一個明確定義的起始和結束點來管理臨時的工作。 項目管理辦公室能幫助開發(fā)團隊通過已有的最佳實踐在限定的預算內(nèi)準時完成項目，同時確保已完成的項目或產(chǎn)品符合參與者的要求。

　　組合管理辦公室，管理著一系列的項目，檢查它們是否達到了預定的商業(yè)目標。 譬如，一家零售商需要通過互聯(lián)網(wǎng)獲取500萬名新客戶。 在這種情況下，項目組合可以由支持建立網(wǎng)絡知名度的共同戰(zhàn)略互動的電子商務活動組成。 組合管理辦公室的關鍵目標包括針對商業(yè)目標來調(diào)整項目組合與服務，并管理風險。

　　程序管理辦公室，管理著一些列的項目或組合。程序管理辦公室的任務通常是提供理想的資源組合，并達到經(jīng)濟規(guī)模。

　　為了判別哪種管理辦公室最適合你的需要，你應當去分析每個PMI流程對你企業(yè)的重要性。 比方說，如果你的當務之急是改善項目成功率，那么可以考慮從項目管理辦公室開始入手。 如果你的當務之急是需要了解你的資金都被用到了哪里，那么可以考慮從組合管理辦公室入手。

　　你的需求分析結果將會指引你判別哪一種辦公室最適合你的企業(yè)。 此外，雖然人們常常從項目和程序管理辦公室入手，但這并不表示每家企業(yè)非得照搬不誤。

　　2、定義企業(yè)的成熟度

　　OA辦公系統(tǒng)需要在相對較短的時間內(nèi)展現(xiàn)清晰可見的價值，這一點非常重要。因此，你必須建立一套基準來制定一個能夠快速測量OA辦公系統(tǒng)價值的流程。 你可依照行業(yè)標準最佳實踐(比如那些由PMI所定義的PPM和OA辦公系統(tǒng)框架)來設定基準，并評估你的企業(yè)。

　　你可以通過一套1到4級的能力標度(積極、有效、快速響應和業(yè)務驅動)來記錄每一個步驟的成熟度。 一旦你依照PMI流程來測量成熟度，你就能制定出一套“目標”成熟度(使用1到4級的能力標度)，從而量化你的流程。

　　如果企業(yè)的成熟度較低，那么它或許會缺乏準確的數(shù)據(jù)來建立基準。 在很多情況下，企業(yè)只是不了解完成一個項目所需花費多少成本。如果