OA實施六階段 項目經(jīng)理忌千篇一律

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OA辦公自動化軟件是對企業(yè)進(jìn)行全面管理的計算機(jī)軟件系統(tǒng)，涵蓋企業(yè)管理全部業(yè)務(wù)流程，包括企業(yè)資金流、物流、信息流的全面一體化管理。由于企業(yè)管理模式千差萬別，實施過程一方面要求企業(yè)適應(yīng)軟件提供的規(guī)范管理模式，另一方面也要根據(jù)用戶的特殊業(yè)務(wù)處理需求對軟件進(jìn)行客戶化改造。

產(chǎn)品實施是一個系統(tǒng)工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，我們應(yīng)該有一個科學(xué)的方法作指導(dǎo)，來嚴(yán)格規(guī)范我們的實施過程，規(guī)避不可控因素造成的影響，以期達(dá)到最好的結(jié)果。在進(jìn)行產(chǎn)品實施時可以根據(jù)不同的情況進(jìn)行借鑒，分別對待。

第一階段：實施前期調(diào)研階段

1、用戶填寫《實施調(diào)查表》，用于了解用戶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、項目參與人員等基本情況。

2、進(jìn)行用戶現(xiàn)場調(diào)研工作，用于確認(rèn)用戶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、項目參與人員等情況。

3、了解用戶OA建設(shè)的總體需求。

第二階段：實施準(zhǔn)備階段

這個階段非常重要，關(guān)系到產(chǎn)品實施的成敗，但往往為實際操作所忽略。這個階段的工作主要是：

1、系統(tǒng)管理員培訓(xùn)

系統(tǒng)管理員需要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，這是非常重要的。系統(tǒng)管理員培訓(xùn)大約需要四天，詳細(xì)培訓(xùn)內(nèi)容請參見有關(guān)《系統(tǒng)管理員培訓(xùn)計劃》及《系統(tǒng)管理員培訓(xùn)大綱》。

2、召開項目啟動會議

任務(wù)：明確項目實施的意義，說明項目實施成功的關(guān)鍵因素，確定項目實施的范圍和驗收標(biāo)志。項目啟動會除雙方項目組成員及有關(guān)人員參加外，應(yīng)有客戶方最高領(lǐng)導(dǎo)層成員參加。

主要內(nèi)容：由客戶方“一把手”作項目總動員，說明該項目背景、企業(yè)管理改造的期望、領(lǐng)導(dǎo)的決心。對各部門的積極配合提出具體要求。宣布客戶方項目組成員組成。理念宣講，由實施方項目經(jīng)理說明實施該項目的意義，管理軟件實施的理念、實施項目的風(fēng)險等，宣布實施項目組的成員組成。由軟件商實施工程師說明項目實施的關(guān)鍵因素、實施過程中各方的職責(zé)，及時解決實施過程中出現(xiàn)的問題。定期檢查項目實施進(jìn)度與階段目標(biāo)及階段成果，各方項目組成員及時簽字確認(rèn)。確定項目實施計劃，啟動會上，實施方項目經(jīng)理應(yīng)就項目實施計劃、實施方案等與客戶方充分交流和溝通，并最終確定項目實施計劃。

3、擬訂實施進(jìn)度計劃

任務(wù)：由軟件商實施工程師制定實施計劃，并在項目實施過程中作及時的更新與維護(hù)。

主要內(nèi)容：軟件商實施工程師根據(jù)前期的調(diào)研情況及項目啟動會議紀(jì)要，制定出實施計劃表，以供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層調(diào)配資源及確定項目總體進(jìn)度的參考依據(jù)。實施計劃表將是雙方項目組工作的日程準(zhǔn)則。除非有不可抗力等其他因素，實施計劃不能作變更。

4、確定項目實施組織

項目組人員職責(zé)與要求：具備較強(qiáng)的計算機(jī)應(yīng)用能力及理解接受能力;熟悉本部門或公司的業(yè)務(wù)流程及需求。

項目經(jīng)理：負(fù)責(zé)本項目實施中與軟件商公司方的協(xié)調(diào)及實施工作安排，掌握項目實施進(jìn)度，確認(rèn)軟件商公司實施工程師提交的相關(guān)實施報告、成果及實施顧問工作記錄單;并參與實施的重要階段工作。

項目組成員：全力配合實施顧問進(jìn)行企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)研，與實施顧問共同設(shè)計實施解決方案、定義系統(tǒng)客戶化配置;指導(dǎo)最終用戶工作。

第三階段：項目建設(shè)階段

1、系統(tǒng)安裝與初始化配置

在用戶OA服務(wù)器上安裝軟件商OA軟件，進(jìn)行初始化設(shè)置，保證軟件商OA軟件能正常運(yùn)行。

2、注冊用戶并構(gòu)建組織機(jī)構(gòu)

注冊O(shè)A使用人員，并根據(jù)單位組織機(jī)構(gòu)圖構(gòu)建單位組織機(jī)構(gòu)。

3、業(yè)務(wù)流程調(diào)研

業(yè)務(wù)流程調(diào)研是實施中的關(guān)鍵步驟。實施人員在調(diào)研、分析過程中首先要從細(xì)著手，了解客戶各種業(yè)務(wù)的操作流程及其所涉及到的各種單據(jù)，以及單據(jù)在各個部門之間是如何傳遞的、各個崗位人員的職責(zé)是什么、每個人員干哪些工作等等，也就是說調(diào)研要對企業(yè)的業(yè)務(wù)處理了解足夠的細(xì)，只有這樣才能在軟件培訓(xùn)及軟件實施中有的放矢，制定出詳細(xì)的實施解決方案及客戶工作流程。

實施人員還應(yīng)對軟件的調(diào)研過程有一個總體的把握，也就是說實施人員不能僅僅局限于具體業(yè)務(wù)的處理中，而應(yīng)該從總體的業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行分析，把各個部門零散的業(yè)務(wù)處理結(jié)合成一個整體，把各個斷開的業(yè)務(wù)連貫起來，這就要求實施人員的思想必須達(dá)到一定的高度，只有這樣才能從宏觀的角度來把握調(diào)研、分析的進(jìn)程，保證此階段工作順利完成。調(diào)研過程中要結(jié)合企業(yè)實際情況，根據(jù)提供的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)研表單進(jìn)行。流程分析要匹配軟件進(jìn)行，不能一味的分析客戶的需求，而不考慮客戶需求所要達(dá)到的目標(biāo)。

4、核心模塊定制

定制業(yè)務(wù)流程所需各種表單;實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)順暢并滿足實際需求;實現(xiàn)文件的有序管理。

5、輔助模塊定制

完成系統(tǒng)各輔助模塊的定制。

6、系統(tǒng)調(diào)試

項目小組在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，項目小組進(jìn)行實戰(zhàn)性模擬，對于實施方案中不合理處，提出解決方案，并及時進(jìn)行調(diào)整。