辦公自動化的內涵和外延 旨在提高決策效能

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自20世紀90年代中期至今，互聯(lián)網(wǎng)技術在我國迅速發(fā)展和普及，引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上網(wǎng)工程、企業(yè)上網(wǎng)工程、電子政府、電子商務、電子管理、政府內部網(wǎng)、企業(yè)網(wǎng)、數(shù)字神經系統(tǒng)和數(shù)字化辦公等一系列新概念，面對這些新概念，再提OA也許會讓很多人感到迷惑，好象OA這個概念已經不適應信息化發(fā)展的需要，在這里我們暫且認為這一個階段為OA發(fā)展的新階段。這一個階段的主要標志應為互連網(wǎng)技術的普遍使用。

辦公自動化的內涵和外延

在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互連網(wǎng)技術的發(fā)展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網(wǎng)絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網(wǎng)（Intranet），從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數(shù)字化辦公，從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。

辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業(yè)務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能發(fā)揮作用。

辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現(xiàn)辦公自動化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現(xiàn)實。

辦公自動化建設與現(xiàn)階段政府上網(wǎng)工程之間的關系，政府上網(wǎng)工程一直是近一兩年業(yè)界炒作和關注的熱點之一，政府上網(wǎng)工程是由于互連網(wǎng)的普及，政府部門把一些政務信息發(fā)布到Internet上，進而在網(wǎng)上建立與老百姓溝通的渠道，以實現(xiàn)政務公開和政府行為接受監(jiān)督的目的。從實際效果來看，很多政府部門只是在網(wǎng)上存放一些靜態(tài)的政府信息，實質性的工作卻非常少。并且，在很多情況下，很多人將辦公自動化和政府上網(wǎng)混為一談。這種現(xiàn)象導致很多部門重上網(wǎng)工程輕辦公自動化工程。甚至把上網(wǎng)工程誤認為是辦公自動化工程。實際上，從網(wǎng)絡劃分的角度，政府上網(wǎng)工程是外網(wǎng)建設，辦公自動化工程是內網(wǎng)建設，辦公自動化工程是政府信息化的基礎，政府上網(wǎng)工程是政府信息化的對外表現(xiàn)形式，辦公自動化工程在政府信息化建設中所占的比重遠高于政府上網(wǎng)工程。只有辦公自動化工程的建設并運轉成功，政府上網(wǎng)才會有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網(wǎng)才有意義，否則政府上網(wǎng)工程就會變成無源之水。當然，政府上網(wǎng)工程的宣傳對我國信息化建設也起了一定的推動作用。

辦公自動化的發(fā)展方向

辦公自動化的發(fā)展方向應該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務都在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)。從技術發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術的發(fā)展，安全技術的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內改變尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。

數(shù)字化辦公的基本框架

實現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設，它的結構是Intranet網(wǎng)的結構，它的構建思路是自上而下的，即首先把整個內部網(wǎng)看成是一個整體，這個整體的對象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個基礎，我們稱這個基礎為內網(wǎng)平臺，就好象PC必需有一個操作系統(tǒng)為基礎一樣。內網(wǎng)平臺負責所有用戶對象的管理、負責所有網(wǎng)絡資源（含網(wǎng)絡應用）的管理、網(wǎng)絡資源的分層授權、網(wǎng)絡資源的開放標準和提供常用的網(wǎng)絡服務（如郵件、論壇、導航、檢索和公告等）。在平臺的基礎之上，插接各種業(yè)務應用（可理解為傳統(tǒng)的MIS），這些應用都是網(wǎng)絡資源。用戶通過統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡根據(jù)用戶的權限提供相應的信息、功能和服務，使用戶在網(wǎng)絡環(huán)境下辦公。

數(shù)字化辦公的技術思路

實現(xiàn)數(shù)字化辦公必需有良好的技術支撐，考慮到數(shù)字化辦公的授權和開放這兩個特點，首選技術應該是互連網(wǎng)技術及標準，在此基礎上采用相關技術。

實現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎的工作流技術，或叫群件技術?，F(xiàn)在隨著WEB技術的發(fā)展，基于Intranet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺。這樣整個工作流軟件負載輕、開放性好、維護方便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務系統(tǒng)結合。這種技術也和電子商務所使用的技術方向是一致的。因此基于WEB的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領域占主導地位。

辦公自動化的發(fā)展策略

根據(jù)我國辦公自動化建設的現(xiàn)狀和存在的問題，使我國辦公自動化建設走上健康快速發(fā)展的軌道，在辦公自動化建設方面應采取如下對策：

在組織實施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項目管理體制轉向專業(yè)化和產品化實施體制，確保系統(tǒng)的運行維護和系統(tǒng)持續(xù)的升級，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公自動化為業(yè)務核心的、規(guī)模較大的專業(yè)軟件公司。

在技術選向方面：選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術。現(xiàn)在還在流行的技術并不能代表未來一定能夠流行。技術的標準化程度要高，開放程度要好。關鍵應用主張自主開發(fā)，發(fā)展民族產業(yè)。在技術結構方面，盡快從Client/Server結構體系轉Browser/Server結構體系，采用B/S思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應用系統(tǒng)全部在服務器端，是標準的三層結構體系。系統(tǒng)負載輕，開放性好，系統(tǒng)維護升級方便。

系統(tǒng)設計方法：考慮到我國辦公自動化的現(xiàn)狀，采用生命周期法和快速原型法相結合，在已有產品的基礎上，以快速原型法為主。在實施方面遵隨統(tǒng)一規(guī)范和分布實施的原則。

在設計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務的設計轉向面向用戶的設計，即將設計的著眼點放在用戶對象身上，設計視角范圍是整個內部網(wǎng)，在此基礎之上進行相關業(yè)務設計。將面向對象的思想引入到系統(tǒng)設計中去。
在實現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結構化設計轉向采用復雜適用系統(tǒng)（CAS）理論進行實現(xiàn)，即從一般的業(yè)務需求中抽象出關鍵的復雜適應系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠適應環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價值的東西就越多。

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