OA辦公軟件系統(tǒng)的運(yùn)用對企業(yè)的發(fā)展意味著什么？

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

針對OA辦公軟件系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行（使用）、維護(hù)，首先需要我們把它放在一個(gè)較高的高度，充分運(yùn)用管理者的思維來達(dá)成某種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范和可操作的共識。

這些共識包括，搞清楚OA的使用對企業(yè)文化建設(shè)層面的意義；在此基礎(chǔ)上，實(shí)事求是的斟酌當(dāng)前OA在運(yùn)行和維護(hù)過程中凸顯出來的問題，商榷解決辦法；以及怎樣全面的通過科學(xué)設(shè)定OA主頁和模塊、規(guī)范OA各模塊內(nèi)容上傳更新的審批權(quán)限、重視日常維護(hù)工作的統(tǒng)一和連續(xù)性——從而提升OA自身的規(guī)范。

以下是我們關(guān)于OA系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的一些思路，供大家參考！

1、OA系統(tǒng)價(jià)值定位和功能定位

OA系統(tǒng)的運(yùn)用對企業(yè)的發(fā)展意味著什么？

OA，作為公司的辦公管理系統(tǒng)（或軟件）的引進(jìn)和運(yùn)行及作用的發(fā)揮應(yīng)體現(xiàn)和符合三種需要；第一、是不是符合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展的需要，第二是不是符合企業(yè)文化建設(shè)的需要，第三、是不是符合企業(yè)內(nèi)部管理的需要。前者是后兩者的目的，后兩者是前者的支撐。

當(dāng)前OA在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用的過程中，作為系統(tǒng)或者平臺，所彰顯出來的職能和作用是否已經(jīng)體現(xiàn)出公司企業(yè)文化的需要，如企業(yè)精神、價(jià)值理念、行為準(zhǔn)則、企業(yè)制度、文化環(huán)境、企業(yè)產(chǎn)品等是否全面、統(tǒng)一地展現(xiàn)出來了呢，是不是為企業(yè)內(nèi)部管理的高效帶來了更快、更高、更強(qiáng)的便捷服務(wù)呢？

其實(shí)，沒有任何兩家公司的OA是完全一樣的，其本質(zhì)原因是任何一個(gè)公司的文化都是獨(dú)特的，在這樣的背景下，我們公司的OA有沒有集中展現(xiàn)、還需要展現(xiàn)出哪些、什麼樣的XX文化特色？這些無疑都需要通過OA的建設(shè)形成特色的系統(tǒng)、特色的流程、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪\(yùn)作和服務(wù)來實(shí)現(xiàn)。因此，如若OA的建設(shè)定位在這個(gè)層面,才能變得更深、更廣、更有意義。

關(guān)于OA辦公自動(dòng)化為企業(yè)管理提供高效服務(wù)： OA的運(yùn)行不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體信息的交流，實(shí)現(xiàn)信息快捷交換和高集成度的工作協(xié)同。通過模塊功能的定制可以實(shí)現(xiàn)將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)，高管只須點(diǎn)擊按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大、極快地方便了公司的管理和決策。

如若OA的運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)了以上兩點(diǎn)，可以肯定基本適應(yīng)了公司當(dāng)前發(fā)展的需要——沿著這樣的思路，我們來具體地實(shí)事求是的斟酌當(dāng)前OA在運(yùn)行（使用）和維護(hù)過程中凸顯出來的問題，商榷解決辦法。

2、關(guān)于當(dāng)前OA運(yùn)行凸顯出來的問題及對策分析

（1）OA運(yùn)行現(xiàn)狀中存在的問題

經(jīng)過對市場的溝通了解，關(guān)于OA運(yùn)行不暢，我們搜集了一些凸顯出來的問題，現(xiàn)簡要列舉如下：

1、OA主體主頁整體布局不清晰，模塊多而混亂，沒有反應(yīng)出企業(yè)文化特色；

2、OA很多模塊內(nèi)容更新不及時(shí)，沒有做到日新月異、起不到倡導(dǎo)和學(xué)習(xí)的作用；

3、通知公告等的發(fā)布沒有審批流程，存在較大風(fēng)險(xiǎn)，因此各模塊內(nèi)容的上傳、更新和維護(hù)流程需要明確；

4、作為個(gè)人使用的OA，控制面板的部分內(nèi)容應(yīng)予以屏蔽；

5、關(guān)于OA，系統(tǒng)管理員有哪些權(quán)限，各模塊的維護(hù)者有什么的樣的權(quán)限，使用者有哪些權(quán)限需要界定；

6、賬號的使用有效性沒有及時(shí)梳理，有的已經(jīng)離職的人賬號還存在；

7、OA的使用沒有系統(tǒng)管理員手冊，也沒有用戶系統(tǒng)使用管理規(guī)定和簡明使用手冊，新員工入職培訓(xùn)也沒有相關(guān)內(nèi)容；

8、各模塊內(nèi)容的格式不穩(wěn)定，發(fā)出去的內(nèi)容，對方在閱讀時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)一些亂碼、格式混亂等影響閱讀的視覺效果；

9、OA理應(yīng)成為一個(gè)企業(yè)文化宣傳的平臺，理應(yīng)成為大家參與公司內(nèi)部管理的陣地，目前除非必要的工作需求之外，大家沒有參與進(jìn)來問題永遠(yuǎn)無法窮盡，以上列舉的可能是一些微不足道的問題點(diǎn)，從現(xiàn)象到本質(zhì)，我們大致可以歸類為三個(gè)方面的問題：①、OA的整體布局謀篇是否有特色、有美觀、有序，反應(yīng)出公司特性；②、OA各模塊內(nèi)容的上傳和更新的審批權(quán)限是否明確而井然有序；③、OA各模塊內(nèi)容的日常維護(hù)和更新是否起到倡導(dǎo)及學(xué)習(xí)的作用。

（2）問題根源分析及建議對策

第一個(gè)問題是有關(guān)企業(yè)文化導(dǎo)向的根本性問題，第二個(gè)問題是技術(shù)層面的問題，第三個(gè)問題是OA日常運(yùn)行所衍生的管理要求所在。

第一個(gè)問題從企業(yè)文化所含的“物質(zhì)文化、行為文化、制度文化、精神文化”四個(gè)層面來講，OA系統(tǒng)本身應(yīng)屬于物質(zhì)文化，所承載和反應(yīng)的應(yīng)是我們的行為文化、制度文化和精神文化。物質(zhì)文化的特性在于我們需要統(tǒng)一的底蘊(yùn)，需要固化、承載和反應(yīng)一些企業(yè)特質(zhì)。打個(gè)比方，像阿里巴巴的工作服，所有人從馬云到普通員工，上班必須按規(guī)定著工作裝，這個(gè)工作服是物質(zhì)文化，穿工作服是行為文化，所反應(yīng)的就是阿里的制度、所承載的就是阿里人的精神。關(guān)于我公司OA的設(shè)計(jì)、運(yùn)作和維護(hù)同樣如此。

那么表現(xiàn)OA物質(zhì)文化屬性的重中之重就是OA主頁主體的布局謀篇，建議應(yīng)兼顧到以下三方面：

①、OA主頁主體所呈現(xiàn)的底蘊(yùn)是否大氣、是否和公司沉淀相統(tǒng)一。就我們公司簡單點(diǎn)講，公司高層的宣揚(yáng)既所謂的企業(yè)向?qū)?、是否能指?dǎo)員工學(xué)習(xí)和提高等完全顯現(xiàn)，并在此過程中體現(xiàn)了統(tǒng)一、高效、便捷、有序、美觀。具體的講OA系統(tǒng)的格局和公司整體發(fā)展的格局是否相統(tǒng)一、模塊是否包含了公司的企業(yè)精神、價(jià)值理念、行為準(zhǔn)則、企業(yè)制度、企業(yè)產(chǎn)品，后臺控制甚至細(xì)致到底色是否和我們的文化環(huán)境相統(tǒng)一等等這些問題需要和公司領(lǐng)導(dǎo)以及軟件供應(yīng)商作進(jìn)一步的探討。

②、OA主頁主體所承載的模塊是否精益求精、是否固化對大家有吸引力；為什么提出精益求精、固化和有吸引力？模塊是不是越多越好，個(gè)人OA的控制是不是越自由越好，恰恰相反，從以往經(jīng)驗(yàn)來講，適合和必要的引導(dǎo)很有必要。從以往所見過的和使用過的oa辦公軟件， OA主頁的模塊都是精益求精而且固化的，通常包含以下模塊：“電子郵件、公告通知、待辦工作、會(huì)議管理、規(guī)章制度、新聞（中心）、在線學(xué)習(xí)、企業(yè)論壇”。當(dāng)然具體模塊的確定需要高層領(lǐng)導(dǎo)的最終敲定；固化，就是強(qiáng)勢宣傳，表明這些東西是第一類信息，或者是最基本，每個(gè)員工每天都必須學(xué)習(xí)的信息，而且“固化” 作為物質(zhì)文化的必要性是顯而易見的，肯德基為什么這么受歡迎，因?yàn)椴还茉诘厍虻娜魏蔚胤?，我們所感受到的她的產(chǎn)品、她的環(huán)境、她的氛圍、她的風(fēng)格永遠(yuǎn)是一樣的。因此，讓我們形成了一種視覺依賴，所以很多人喜歡她。關(guān)于以上這一點(diǎn)，目前我們依靠自己是可以做到的。

③OA主頁的內(nèi)容要及時(shí)更新，具有導(dǎo)向和學(xué)習(xí)的作用，這一點(diǎn)將在后面詳述。

OA主頁各模塊的內(nèi)容必須及時(shí)更新，像管理文摘管理論壇、新聞中心等模塊必須由人專門負(fù)責(zé)維護(hù)和更新，通知公告的發(fā)布需要一個(gè)審批流程，就相當(dāng)于我們的用車申請一樣，這樣避免出錯(cuò)，安全性會(huì)更高一些。

第二個(gè)問題：OA各模塊的使用流程和審批權(quán)限是否明確而井然有序。要做到這一點(diǎn)，要把握關(guān)鍵的三個(gè)方面：

①、從OA的系統(tǒng)安全角度考慮，這里安全包含兩個(gè)：一個(gè)是OA系統(tǒng)里信息的安全性，一個(gè)是OA系統(tǒng)本身的責(zé)權(quán)利分配與管理。統(tǒng)一起來歸口由專門的部門專人來管理，在問題響應(yīng)解決上，在資源分配的公平性上都會(huì)比之現(xiàn)在有一個(gè)較大的提升空間。

②、從OA系統(tǒng)的規(guī)范和推廣角度考慮，急需要出臺兩個(gè)指導(dǎo)性的東西：一個(gè)是OA辦公軟件系統(tǒng)管理員手冊，一個(gè)是OA辦公系統(tǒng)使用管理規(guī)定及簡明使用手冊。組織編寫后，應(yīng)組織評審，通過后組織輪流培訓(xùn)，導(dǎo)入使用。

③、從OA系統(tǒng)使用的審批權(quán)限考慮，理論上講，除了內(nèi)部郵件以外（因?yàn)閮?nèi)部郵件，如果發(fā)錯(cuò)了，可以在對方未有閱讀之前進(jìn)行修改或者刪除），OA任何一個(gè)模塊內(nèi)容的導(dǎo)入、更新、發(fā)布范圍的界定到最后公布于眾都需要一個(gè)審批流程，OA信息的發(fā)布和更新等內(nèi)容應(yīng)統(tǒng)一歸口，專責(zé)固定的部門/人員負(fù)責(zé)管理，申請流程可以借鑒用車申請的審批流程，做到?jīng)]有經(jīng)過審批的文件是發(fā)布不出去的，至于具體審批到哪一級，須依據(jù)當(dāng)前OA系統(tǒng)信息類別進(jìn)行分類處理。

第三個(gè)問題：OA各模塊內(nèi)容的日常維護(hù)和更新是否起到倡導(dǎo)及學(xué)習(xí)的作用。

以上強(qiáng)調(diào)新聞中心、管理論壇、管理文摘需要由專門的部門和人員來來兼職維護(hù)以外，還需要大家的積極參與，所預(yù)備上傳的內(nèi)容也應(yīng)走一個(gè)審批流程。只有所有中心都積極參與了，我們的OA才能變成一個(gè)自由、活躍和智慧的平臺。必要的時(shí)候可以由人力資源部出臺一個(gè)號召大家積極參與的倡議或者此類模塊的管理規(guī)定，上傳到此三個(gè)模塊并置頂。

如此一來，我們的OA建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)應(yīng)有一個(gè)較大的提升空間，我們在此方面的工作應(yīng)可以更加細(xì)致和成熟

泛普軟件分享（www.isoffice.cn）