信息化條件下的采購(gòu)決策

摘要：在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，工廠之間的競(jìng)爭(zhēng)變得日趨激烈，在復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境下，作為與工廠物料供應(yīng)保障和物料成本控制緊密相關(guān)的采購(gòu)，更是肩負(fù)重任。只有在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，借助采購(gòu)管理系統(tǒng)這個(gè)信息平臺(tái)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，關(guān)鍵的時(shí)候做出正確的采購(gòu)決策，才能減少生產(chǎn)缺料、倉(cāng)庫(kù)積料等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

          在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，工廠之間的競(jìng)爭(zhēng)變得日趨激烈，在復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境下，作為與工廠物料供應(yīng)保障和物料成本控制緊密相關(guān)的采購(gòu)，更是肩負(fù)重任。采購(gòu)管理系統(tǒng)的實(shí)施，將采購(gòu)員從繁重重復(fù)手工統(tǒng)計(jì)的工作中解放出來(lái)，但同時(shí)提高了采購(gòu)員對(duì)供應(yīng)商管理的要求，也提高了他們對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)采購(gòu)參數(shù)維護(hù)的要求。為了杜絕停工待料、不良品頻繁的退換、退貨、物料呆滯等影響生產(chǎn)效率事件的發(fā)生，所有的采購(gòu)員都責(zé)無(wú)旁貸，他們必須有較高的職業(yè)素質(zhì)，在關(guān)鍵的時(shí)候能夠做出正確的決策，從而保證工廠物料供應(yīng)的順暢。

          選擇合適的供應(yīng)商是做好采購(gòu)工作的前提條件。在當(dāng)前追求雙贏的時(shí)代里，供應(yīng)商與企業(yè)的關(guān)系不再是單純的買賣關(guān)系，工廠間的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)逐步延伸到對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)。供應(yīng)商作為企業(yè)的一種寶貴資源，越來(lái)越得到眾多公司領(lǐng)導(dǎo)層的重視。那么，在采購(gòu)管理系統(tǒng)的幫助下，采購(gòu)人員如何更好的加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估以及發(fā)展優(yōu)秀的供應(yīng)商？一般情況下，我們可以從供應(yīng)商配件的合格率、準(zhǔn)時(shí)交貨率、價(jià)格三個(gè)最基本的方面來(lái)進(jìn)行分析。但是這三個(gè)指標(biāo)所涉及的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)非常多，如果沒(méi)有采購(gòu)管理系統(tǒng)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析的幫助，僅靠手工來(lái)統(tǒng)計(jì)，工作量非常大，并且還會(huì)產(chǎn)生許多錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)的質(zhì)量不可靠。要發(fā)揮采購(gòu)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，我們必須大力挖掘采購(gòu)管理系統(tǒng)的潛力。

          供應(yīng)商主文件（VEID）的整理必須全面及時(shí)，同一種配件至少要選定三個(gè)以上的供貨商，供應(yīng)商代碼的設(shè)置不能重復(fù)，一定要按照不同的地區(qū)來(lái)區(qū)分，最好不要給編碼賦予太多的意義，越簡(jiǎn)單越好。并且一定要分清楚那些是合格的供應(yīng)商（Y），那些是不合格的供應(yīng)商（N），那些是臨時(shí)的供應(yīng)商（P）。面對(duì)眾多的供應(yīng)商，在系統(tǒng)里如何快速的查找，也是一個(gè)頭疼的問(wèn)題，現(xiàn)在大多數(shù)的采購(gòu)管理系統(tǒng)都有幾個(gè)不同層面的查詢方法，如按照物料查詢供應(yīng)商、按照供應(yīng)商名稱排序查詢、按照供應(yīng)商代碼排序查詢等。并且還要注意兩個(gè)重要數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，一個(gè)是配件采購(gòu)價(jià)格的及時(shí)更新，一個(gè)是采購(gòu)提前期的及時(shí)更新，作為一個(gè)合格的供應(yīng)商，應(yīng)該在技術(shù)上不斷進(jìn)步，并不斷努力壓縮產(chǎn)品的生產(chǎn)周期。在此基礎(chǔ)上，需要進(jìn)行二次報(bào)表的開(kāi)發(fā)，我們需要的是每個(gè)供應(yīng)商的配件合格率報(bào)表、準(zhǔn)時(shí)交貨率報(bào)表以及配件的成本價(jià)格曲線，采購(gòu)員要通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)的分析，定期通報(bào)，作為考核供應(yīng)商的依據(jù)。

          采購(gòu)計(jì)劃的確定。要針對(duì)不同的物料和不同的供應(yīng)商，靈活的確定采購(gòu)方法。在靠MRP驅(qū)動(dòng)的制造型企業(yè)，應(yīng)該選擇MRP驅(qū)動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu)模式，按照業(yè)務(wù)訂單的需求來(lái)進(jìn)行采購(gòu)。這也是當(dāng)前最為普遍的采購(gòu)模式。它的好處是按需采購(gòu)，不會(huì)產(chǎn)生太多的庫(kù)存積壓，非常適合小批量多批次生產(chǎn)的離散制造型企業(yè)。但這種采購(gòu)模式也有一些不足之處，受外界影響非常大，特別是物料質(zhì)量的穩(wěn)定性和一些獨(dú)立需求的干擾等。一旦物料的質(zhì)量出現(xiàn)波動(dòng)，就會(huì)導(dǎo)致整條生產(chǎn)線都停滯下來(lái)，或者是頻繁換拉，因?yàn)閭}(cāng)庫(kù)并沒(méi)有庫(kù)存多余的物料，這樣對(duì)生產(chǎn)效率的影響非常大。還有就是獨(dú)立需求的影響，如工程制板的物料需求、客戶的樣品產(chǎn)生的需求等，這些會(huì)對(duì)采購(gòu)管理的交貨期造成干擾。如：采購(gòu)在06年2月20日下達(dá)對(duì)物料3088的采購(gòu)單，交貨日期是06年3月23日，也就是說(shuō)經(jīng)過(guò)MRP運(yùn)算后，系統(tǒng)的需求是平衡的。但是在生產(chǎn)過(guò)程中，其前一票同樣的生產(chǎn)訂單由于該配件質(zhì)量太差，出現(xiàn)了退貨，因此，交貨期是06年3月23日的那票采購(gòu)訂單需要重排采購(gòu)計(jì)劃（MSG，SCH）來(lái)滿足在其前生產(chǎn)缺料的那票生產(chǎn)訂單的需要。又因?yàn)樵撐锪系?FONT>采購(gòu)周期是20天，檢驗(yàn)提前期是2天，再加上周日休息一天，因此，系統(tǒng)就會(huì)將06年3月23日這個(gè)交貨期提前到06年3月16日。所以，有的采購(gòu)員就感到很迷茫，因?yàn)樗麄儾恢乐嘏?FONT>采購(gòu)計(jì)劃的意義。

主計(jì)劃驅(qū)動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃流程圖

最小訂貨點(diǎn)（OPQ）驅(qū)動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu)方法，這是一種比較粗放式的采購(gòu)方法，它要求在采購(gòu)管理系統(tǒng)的初始設(shè)置里預(yù)先定下一個(gè)最小庫(kù)存量，也就是安全庫(kù)存量，當(dāng)實(shí)際的庫(kù)存量低于這個(gè)最小的訂貨點(diǎn)的時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)跑出一定的需求，要求采購(gòu)下單補(bǔ)充庫(kù)存。OPQ法的好處是備有一定的庫(kù)存，對(duì)一些突發(fā)的質(zhì)量事故或者是獨(dú)立需求有較強(qiáng)的防御作用，但較多的備用庫(kù)存會(huì)給公司的資金造成一定程度上的積壓，因此針對(duì)一些通用的易損物料，如螺絲、包裝材料、大宗板材等大多是采用最小訂貨點(diǎn)法。在一些業(yè)務(wù)已經(jīng)比較成熟的公司，他們的產(chǎn)品重復(fù)生產(chǎn)，屬于重復(fù)訂單型生產(chǎn)，也是批量小多批次的生產(chǎn)，這樣給采購(gòu)工作也帶來(lái)難度，剛下完同一類配件的采購(gòu)訂單，過(guò)半天，系統(tǒng)里又有同樣的采購(gòu)需求出現(xiàn)。面對(duì)這種情況，采購(gòu)很煩，供應(yīng)商也在抱怨，同時(shí)也加大了供應(yīng)商備料生產(chǎn)的難度。針對(duì)這種情況，可以選取一攬子采購(gòu)計(jì)劃的操作方式。具體操作方法是：先在采購(gòu)需求建議屏幕（POAN）找到要采購(gòu)的物料，在訂單下達(dá)屏幕（POMT）進(jìn)行采購(gòu)單價(jià)維護(hù)，并選定一攬子采購(gòu)模式（Y），采購(gòu)員根據(jù)物料需求的實(shí)際情況下達(dá)一份采購(gòu)訂單（采購(gòu)合同），然后根據(jù)工廠的不同需求日期分為不同的幾行，也就是一次性簽訂采購(gòu)協(xié)議，分不同批次分批送貨。采購(gòu)每次下達(dá)采購(gòu)訂單，針對(duì)要一攬子采購(gòu)的物料，都必須按照以上要求進(jìn)行設(shè)置。

一攬子采購(gòu)計(jì)劃流程圖

在實(shí)際日常工作中，生產(chǎn)經(jīng)理對(duì)采購(gòu)的抱怨是最大的，這里除了涉及到正確的采購(gòu)決策外，工廠內(nèi)部的配合也必不可少，采購(gòu)工作除了需要供應(yīng)商鼎立支持和配合外，工廠內(nèi)部的研發(fā)部門和業(yè)務(wù)部門的支持也非常重要。有這樣一個(gè)案例：廣東省中山市一家制造企業(yè)一次由于耽誤交付訂單，客戶根據(jù)合同扣了企業(yè)2000美元。于是，老總在會(huì)議室里召開(kāi)生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)議，尋找問(wèn)題的根源。與會(huì)的部門包括生產(chǎn)、采購(gòu)、質(zhì)檢和設(shè)計(jì)等部門。老總首先向生產(chǎn)部門的負(fù)責(zé)人發(fā)難，生產(chǎn)部門的主管兩手一攤，氣沖沖地說(shuō)道：“這是由于裝配過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)零配件的螺絲孔位都對(duì)不上號(hào)，這根本就沒(méi)有辦法生產(chǎn)?！崩峡傄宦?tīng)，眼光就移向了質(zhì)檢部門的負(fù)責(zé)人，這位主管委屈地說(shuō)道：“這肯定和我們沒(méi)有關(guān)系，我們是完全按照供應(yīng)技術(shù)部門提供的圖紙驗(yàn)收的，抽檢的合格率都達(dá)到了95%，沒(méi)有理由不收貨??！”而采購(gòu)部主管也是一臉無(wú)辜。這時(shí)，供應(yīng)技術(shù)部門的主管發(fā)話了：“這個(gè)問(wèn)題我們部門有責(zé)任，但是在事前我已和老總說(shuō)過(guò)，向客戶推遲兩個(gè)月交貨，但是被拒絕了。”原來(lái)，產(chǎn)品已開(kāi)始設(shè)計(jì)一個(gè)多月了，客戶還沒(méi)有下訂單，還沒(méi)有接受設(shè)計(jì)的樣板，于是設(shè)計(jì)部門也就不敢去準(zhǔn)備相關(guān)的圖紙和技術(shù)資料，一直等到離交貨期不到20天的時(shí)候，客戶才決定簽訂單，雖然產(chǎn)品的裝配時(shí)間只需要8個(gè)小時(shí)，但是采購(gòu)周期至少需要20天。這樣留給各個(gè)部門的時(shí)間都十分的緊張，圖紙也沒(méi)有校訂，整個(gè)采購(gòu)的過(guò)程也沒(méi)有審核，都是忙不迭地向生產(chǎn)部門提供原材料，最終導(dǎo)致零配件的螺絲孔位不符合要求。老總一聽(tīng)，說(shuō)來(lái)說(shuō)去，反倒是自己的責(zé)任，只能作罷。從中可以看出，采購(gòu)也有左右為難的時(shí)候，如果大家對(duì)采購(gòu)的工作多一份支持和配合，也許工作效率會(huì)提高很多。同時(shí)也說(shuō)明，采購(gòu)管理系統(tǒng)不是萬(wàn)能的，事實(shí)上，有很多人為因素的影響，包括一些工程技術(shù)資料的完整性，業(yè)務(wù)資料的及時(shí)性等，我們?cè)诩訌?qiáng)溝通的同時(shí)也要盡量減少人為因素對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)的干擾，盡量保證采購(gòu)有足夠的時(shí)間周期。

總而言之，采購(gòu)管理為企業(yè)提供的是一套融合先進(jìn)的管理理念和生產(chǎn)模式的健全的完整管理體系，提供了企業(yè)達(dá)到更高層次經(jīng)營(yíng)管理能力的系統(tǒng)構(gòu)架、平臺(tái)。但企業(yè)能否成功應(yīng)用這樣的管理系統(tǒng)和系統(tǒng)平臺(tái)能否達(dá)到理想的境界，則取決于企業(yè)自身素質(zhì)與條件。作為采購(gòu)來(lái)說(shuō)，只有在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，借助采購(gòu)管理系統(tǒng)這個(gè)信息平臺(tái)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，關(guān)鍵的時(shí)候做出正確的采購(gòu)決策，才能減少生產(chǎn)缺料、倉(cāng)庫(kù)積料等現(xiàn)象的產(chǎn)生。