對ERP薪資管理系統(tǒng)操作技能的評析

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薪資管理已經(jīng)不再屬于財務(wù)會計的組成部分,而是人力資源的一個子系統(tǒng)。薪資管理系統(tǒng)是由工資管理系統(tǒng)更名而來，適用于各類企業(yè)、行政事業(yè)單位進行工資核算、工資發(fā)放、工資費用分攤、工資統(tǒng)計分析和個人所得稅核算等。本文主要從以下7個方面進行分析。

一、如何設(shè)置工資類別

（一）操作方法和操作技能

工資類別是指一套工資賬中，根據(jù)不同情況而設(shè)置的工資數(shù)據(jù)管理類別。系統(tǒng)提供了處理多個工資類別管理，在新建賬套時或在系統(tǒng)選項中選擇“多個”工資類別，可進入此功能。反之，則選擇“單個”工資類別。在實際工作中，建議選擇多個工資類別。另外，工資類別與“選項”菜單有關(guān)：工資類別未建立時，“選項”菜單不可用；建立工資類別后，在未打開工資類別時，“選項”菜單是不可見的。注意事項：（1）同一個部門，可以被多個工資類別選中。（2）已被使用的部門不能取消選擇，在選擇樹形結(jié)構(gòu)的末級部門時，應(yīng)先選擇上級部門。（3）工資類別的啟用日期確定后就不能再修改，所以在建立工資類別前應(yīng)注意業(yè)務(wù)日期，可通過系統(tǒng)的更改業(yè)務(wù)時間功能進行調(diào)整。

（二）常見問題及解決方法

如某企業(yè)選擇多個工資類別，將單位的正式人員和臨時人員分設(shè)為兩個工資類別，兩個類別同時對應(yīng)一套賬務(wù)。在具體操作中，不注意使用狀態(tài)，沒有判斷工資類別，就進行有關(guān)信息的設(shè)置，其結(jié)果是出現(xiàn)設(shè)置錯誤，操作不下去。解決方法為先設(shè)置正式人員，將正式人員有關(guān)信息設(shè)置完后，一定要關(guān)閉正式人員的工資類別，再打開臨時人員的工資類別并設(shè)置有關(guān)信息，就不會出現(xiàn)錯誤了。

二、如何設(shè)置工資項目

（一）操作方法和操作技能

定義工資項目的名稱、類型、長度、增減項，可根據(jù)需要自由設(shè)置工資項目。多類別工資管理時，關(guān)閉工資類別后，可以設(shè)置所有的工資項目。當打開某一工資類別后，可以根據(jù)某一類別的人員需要對已經(jīng)設(shè)置的工資項目進行選擇。并將工資項目移動到合適的位置。注意事項：（1）項目名稱必須唯一。（2）工資項目一經(jīng)使用，數(shù)據(jù)類型不允許修改。（3）沒有選擇的工資項目不允許在計算公式中出現(xiàn)。（4）不能刪除已輸入數(shù)據(jù)的工資項目和已設(shè)置計算公式的工資項目。

（二）常見問題及解決方法

具體操作時，設(shè)置某個工資項目有時會出現(xiàn)輸入失敗的問題。原因是工資項目名稱不能重復(fù)設(shè)置。系統(tǒng)提供若干常用工資項目供參考，可選擇輸入。對于參照中未提供的工資項目，可以雙擊“工資項目名稱”一欄直接輸入，或先從“名稱參照”中選擇一個項目，然后單擊“重命名”按鈕將其修改為需要的項目。另外,設(shè)置工資項目時,必須關(guān)閉工資類別。

三、如何設(shè)置計算公式

（一）操作方法和操作技能

定義工資項目的計算公式是指對工資核算生成的結(jié)果設(shè)置計算公式。設(shè)置計算公式可以直觀表達工資項目的實際運算過程，靈活地進行工資計算處理。定義計算公式要符合邏輯，系統(tǒng)將對公式進行合法性檢查。注意事項：（1）在定義公式時，可以使用函數(shù)公式向?qū)л斎?、函?shù)參照輸入、工資項目參照、部門參照和人員參照編輯輸入該工資項目的計算公式。其中函數(shù)公式向?qū)е恢С窒到y(tǒng)提供的函數(shù)。（2）工資項目中沒有的項目不允許在公式中出現(xiàn)。（3）公式中可引用已設(shè)置公式的項目，相同的工資項目可以重復(fù)定義公式，多次計算，以最后的運行結(jié)果為準。（4）定義公式時要注意先后順序，先得到的數(shù)據(jù)應(yīng)先設(shè)置公式。應(yīng)發(fā)合計、扣款合計和實發(fā)合計公式不用設(shè)置。應(yīng)發(fā)合計、扣款合計和實發(fā)合計公式應(yīng)是公式定義框的最后3個公式，且實發(fā)合計的公式要在應(yīng)發(fā)合計和扣款合計公式之后。

（二）常見問題及解決方法

具體操作時，常常會出現(xiàn)工資核算結(jié)果數(shù)據(jù)錯誤的問題。對此可以根據(jù)以下方面進行檢查并修改：（1）定義計算公式有誤；（2）定義計算公式項目有誤；（3）定義計算公式不符合邏輯；（4）定義公式時要注意先后順序。

四、如何分攤工資費用

（一）操作方法和操作技能

工資分攤是指對當月發(fā)生的工資費用進行工資總額的計算、分配及各種經(jīng)費的計提，并制作自動轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)供登賬處理之用。點擊【業(yè)務(wù)處理】中的【工資分攤】功能菜單，即可進入該功能。工資分攤中能查詢到無權(quán)限的部門工資數(shù)據(jù)，這里只受功能權(quán)限控制，不受數(shù)據(jù)權(quán)限控制。注意事項：（1）工資分攤應(yīng)按分攤類型依次進行。（2）不同部門、相同人員類別在設(shè)置時，可以一次選擇多個部門。

（二）常見問題及解決方法

具體操作時，分攤工資費用生成憑證的科目、金額有錯誤。原因是工資分攤設(shè)置有誤。在設(shè)置時，首先查看現(xiàn)有的計提費用類型是否滿足需要，如果不能滿足需要，點擊【工資分攤設(shè)置】按鈕，進入設(shè)置窗口，可新增、修改、查看、刪除類型名稱和分攤比率；選擇參與本次費用分攤計提的類型和參與核算的部門；選擇計提費用的月份和計提分配方式；選擇是否費用分攤明細到工資項目；確認即可。

五、如何進行月末處理

（一）操作方法和操作技能

月末處理是將當月數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后結(jié)轉(zhuǎn)至下月。每月工資數(shù)據(jù)處理完畢后均可進行月末結(jié)轉(zhuǎn)。由于在工資項目中，有的項目是變動的，即每月的數(shù)據(jù)均不相同，在每月工資處理時，均需將其數(shù)據(jù)清為0，而后輸入當月的數(shù)據(jù)，此類項目即為清零項目。可在系統(tǒng)【業(yè)務(wù)處理】菜單點擊【月末處理】，即進入該功能。注意事項：（1）月末結(jié)轉(zhuǎn)只有在會計年度的1月至11月進行。（2）若要處理多個工資類別，則應(yīng)打開工資類別，分別進行月末結(jié)算。（3）若本月工資數(shù)據(jù)未匯總，系統(tǒng)將不允許進行月末結(jié)轉(zhuǎn)。（4）進行月末處理后，當月數(shù)據(jù)將不再允許變動。（5）月末結(jié)賬后，選擇的需清零的工資項目系統(tǒng)將予以保存，不用每月再重新選擇。（6）月末處理功能只有賬套主管才能執(zhí)行。

（二）常見問題及解決方法

具體操作時，該企業(yè)為處理多個工資類別，有時月末處理會出現(xiàn)不能執(zhí)行的問題。原因可能是沒有打開某一個工資類別。應(yīng)打開某一個工資類別，分別進行月末結(jié)算。若先打開正式人員的工資類別，進行月末結(jié)算；正式人員月末處理完畢后，關(guān)閉正式人員工資類別；再打開臨時人員的工資類別，進行月末結(jié)算。

六、如何進行反結(jié)賬

（一）操作方法和操作技能

在薪資管理系統(tǒng)結(jié)賬后，發(fā)現(xiàn)還有一些業(yè)務(wù)或其他事項需要在已結(jié)賬月進行賬務(wù)處理，此時需要使用反結(jié)賬功能，取消已結(jié)賬標記。操作步驟：選擇【業(yè)務(wù)處理】菜單中【反結(jié)賬】菜單項，屏幕顯示反結(jié)賬界面；選擇要反結(jié)賬的工資類別，確認即可。本功能只能由賬套主管執(zhí)行。有下列情況之一，不允許反結(jié)賬：（1）總賬系統(tǒng)已結(jié)賬。（2）成本管理系統(tǒng)上月已結(jié)賬。（3）匯總工資類別的會計月份=反結(jié)賬會計月，且包括需反結(jié)賬的工資類別。

（二）常見問題及解決方法

系統(tǒng)結(jié)賬后，發(fā)現(xiàn)某些業(yè)務(wù)需要進行修改。解決方法：取消結(jié)賬，使用反結(jié)賬功能。如果本月工資分攤、計提憑證傳輸?shù)娇傎~系統(tǒng)，如果總賬系統(tǒng)已制單并記賬，需做紅字沖銷憑證后，才能反結(jié)賬；如果總賬系統(tǒng)未做任何操作，只需刪除此憑證即可。如果憑證已經(jīng)由出納或主管簽字，則需取消出納簽字或主管簽字，并刪除該張憑證后，才能反結(jié)賬。

七、如何進行工資類別匯總

（一）操作方法和操作技能

在多個工資類別中，以部門編號、人員編號、人員姓名為標準，將此3項內(nèi)容相同人員的工資數(shù)據(jù)作合計。例如需統(tǒng)計所有工資類別本月發(fā)放工資的合計數(shù)，或某個工資類別所有發(fā)放次數(shù)的合計數(shù)，或某些工資類別中的人員工資都由一個銀行代發(fā)，希望生成一套完整的工資數(shù)據(jù)傳到銀行，則可使用此項功能。注意事項：（1）必須在關(guān)閉所有工資類別時才可用。（2）所選工資類別中必須有匯總月份的工資數(shù)據(jù)。（3）如為第一次進行工資類別匯總，需在匯總工資類別中設(shè)置工資項目計算公式。如每次匯總的工資類別一致，則公式不需重新設(shè)置。如與上一次所選擇的工資類別不一致，則需重新設(shè)置計算公式。（4）匯總工資類別不能進行月末結(jié)算和年末結(jié)算。

（二）常見問題及解決方法

在薪資管理系統(tǒng)中，各工資類別間的匯總是將部門編碼、人員編號、人員姓名3項相同的人員的工資數(shù)據(jù)匯總到工資匯總類別中，如在匯總前的系統(tǒng)檢查中發(fā)現(xiàn)如下3種情況，系統(tǒng)不予匯總：（1）人員編號相同，但人員姓名不同的情況；（2）人員編號和姓名相同，但部門不同的情況；（3）人員不同但銀行賬號相同的情況。解決方法：（1）新建一工資類別，部門選擇包含全部部門。（2）利用人員信息復(fù)制功能，將需匯總的工資類別中的人員分別復(fù)制到新建工資類別中，如上述3種情況，系統(tǒng)給予具體的提示。（萬方數(shù)據(jù)）