IT項(xiàng)目組合管理PPM最佳實(shí)踐

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越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始采用PPM來(lái)評(píng)估技術(shù)投資選擇，測(cè)量預(yù)期回報(bào)。雖然進(jìn)行IT項(xiàng)目組合管理的方法林林總總，但經(jīng)過(guò)總結(jié)，成功的PPM實(shí)踐都離不開(kāi)以下三個(gè)步驟：

1. 整理出所有計(jì)劃中與執(zhí)行中的項(xiàng)目清單;

2. 評(píng)估后剔除低價(jià)值及重復(fù)項(xiàng)目;

3. 將剩余項(xiàng)目歸屬分類(lèi)，排定優(yōu)先等級(jí)，調(diào)配資源。

建立清單

建立項(xiàng)目清單是PPM展開(kāi)的第一步。在這一步驟中，IT不僅要充分收集所有計(jì)劃中和進(jìn)行中的項(xiàng)目(比如網(wǎng)絡(luò)升級(jí)、PC替換計(jì)劃、服務(wù)器整合計(jì)劃等)基本信息，而且還要確保它們被錄入到同一數(shù)據(jù)庫(kù)中以便評(píng)估比較(鑒于信息收集任務(wù)的繁瑣特性，因此數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)要盡量保持簡(jiǎn)單。最常見(jiàn)的工具是使用通用電子表格)。

項(xiàng)目的基本信息應(yīng)包括：項(xiàng)目名稱、歸屬部門(mén)、參與者及支持者、項(xiàng)目部署范圍、成本預(yù)估、時(shí)間框架預(yù)估和IT資源分配預(yù)案等。

如果該項(xiàng)目正在進(jìn)行中，那么還應(yīng)附上項(xiàng)目當(dāng)前的進(jìn)度報(bào)告，比如截止當(dāng)前的實(shí)際成本支出，預(yù)計(jì)成本支出，以及預(yù)計(jì)的完成時(shí)間等。

開(kāi)列項(xiàng)目清單的過(guò)程能讓IT與商業(yè)管理人員準(zhǔn)確了解執(zhí)行中與計(jì)劃中的項(xiàng)目屬性，為接下來(lái)的評(píng)估、分類(lèi)及資源分配工作做好準(zhǔn)備。

評(píng)估

試圖對(duì)所有項(xiàng)目“一視同仁”是導(dǎo)致PPM失敗的一大特征。IT項(xiàng)目組合的最終數(shù)量，應(yīng)當(dāng)少于初始清單上的項(xiàng)目數(shù)量。

意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家維弗烈度.帕累托提出過(guò)著名的80/20理論，即重要因素通常只占少數(shù)(20%)，而非重要因素則占多數(shù)(80%)，因此只要能控制住關(guān)鍵性的少數(shù)因素既能控制全局。

這一原理同樣也能被應(yīng)用到項(xiàng)目組合管理上，即只有20%的項(xiàng)目能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造80%的回報(bào)。同時(shí)，判別關(guān)鍵20%項(xiàng)目的方法也不復(fù)雜，一般是通過(guò)項(xiàng)目健康度、商業(yè)價(jià)值和重復(fù)性等標(biāo)準(zhǔn)來(lái)加以測(cè)量。

進(jìn)行評(píng)估的目的是為了識(shí)別出虛耗資源和資金，或者不考慮當(dāng)前投入資金的項(xiàng)目，加以暫時(shí)性剔除。

這一步驟的完成需要IT去咨詢各商業(yè)單元管理人員及下屬員工的意見(jiàn)，然后對(duì)項(xiàng)目要求與影響力的輕重緩急進(jìn)行排序。

有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，在一家公司的初始項(xiàng)目清單中，至少有30%-40%的項(xiàng)目可考慮剔除或與其它類(lèi)似或重復(fù)的項(xiàng)目合并。尤其是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)波動(dòng)的時(shí)刻下，這能為公司節(jié)省下可觀的資金預(yù)算，避免作出低價(jià)值甚至零價(jià)值的項(xiàng)目投入。

分類(lèi)

在不涉及行業(yè)特殊性的情況下，IT項(xiàng)目組合及其相關(guān)預(yù)算應(yīng)被劃分為自由裁量項(xiàng)目(即可做可不做的項(xiàng)目)和非自由裁量項(xiàng)目。

自由裁量項(xiàng)目的屬性是保持公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)，而非自由裁量項(xiàng)目的定義則是能夠讓企業(yè)上升到一個(gè)新的臺(tái)階和能力。

劃分出項(xiàng)目類(lèi)別的目的是為了把握在這兩種項(xiàng)目屬性上的資源分配比重。研究機(jī)構(gòu)Gartner指出，在IT預(yù)算組合中，留作非自由裁量項(xiàng)目的預(yù)算占比應(yīng)當(dāng)在50%-80%之間。這一數(shù)字讓許多管理人員和CIO意識(shí)到他們?cè)诰S持日常運(yùn)營(yíng)的IT預(yù)算上所作出的分配太多，而在加強(qiáng)商業(yè)和戰(zhàn)略投資上所留出的IT預(yù)算相形見(jiàn)絀。

對(duì)于那些在自由裁量項(xiàng)目上所撥出的預(yù)算比重過(guò)大的企業(yè)，有以下兩條建議：首先，加大預(yù)算運(yùn)用的效率，設(shè)法從每一份預(yù)算中擠壓出更大的價(jià)值回報(bào)。其次，將自由裁量項(xiàng)目預(yù)算分割為兩部分，一部分留作戰(zhàn)略級(jí)活動(dòng)的儲(chǔ)備資金，另一部分用來(lái)分批執(zhí)行小規(guī)模的、與日常運(yùn)營(yíng)相關(guān)的IT活動(dòng)。

小結(jié)：

進(jìn)行一個(gè)完整的項(xiàng)目組合工作是一件繁瑣，但卻值得的任務(wù)。它為企業(yè)提供了一次了解所有IT活動(dòng)全貌的機(jī)會(huì)。制定項(xiàng)目組合的兩大核心元素就是評(píng)估其價(jià)值和重復(fù)性，從可有可無(wú)的項(xiàng)目中釋放出資金和資源，轉(zhuǎn)投到具備更高價(jià)值的IT投資上。

良好的項(xiàng)目組合管理是IT投資的基礎(chǔ)，然而它也并非一塵不變，而是需要結(jié)合企業(yè)在戰(zhàn)略和商業(yè)目標(biāo)上的變化進(jìn)行持續(xù)的調(diào)整和修訂。（IT專(zhuān)家網(wǎng)）