ERP在企業(yè)采購管理中之應用

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現(xiàn)代企業(yè)成功的采購管理，越來越離不開ERP的成功實施，ERP已經(jīng)成為現(xiàn)代化采購管理的重要工具。

一、采購管理與ERP集成的一體化思想

erp系統(tǒng)面向企業(yè)的整個業(yè)務流程，其核心思想是將企業(yè)的業(yè)務流程看作是一條緊密連接的供應鏈，它將企業(yè)管理從企業(yè)內部延伸到企業(yè)外部，對企業(yè)供應鏈的所有環(huán)節(jié)進行管理和集成。

1.在企業(yè)內部的集成方面

在企業(yè)內部，ERP系統(tǒng)將整個企業(yè)的相關部門通過信息共享有機地集成一個整體。而采購管理作為企業(yè)內部信息流、物流、資金流的源頭，實現(xiàn)基于ERP的采購管理系統(tǒng)的集成對于整個企業(yè)ERP系統(tǒng)集成具有重要意義。ERP系統(tǒng)重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造范圍越廣，新系統(tǒng)的潛能越能充分發(fā)揮。企業(yè)所得的收益也應越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟件系統(tǒng)與業(yè)務流程結合在——起考慮，不斷優(yōu)化、磨合。這種在企業(yè)內部進行的ERP的有效集成，將提高采購管理的效率，實現(xiàn)企業(yè)資源最大限度的發(fā)揮作用。

ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn)的。確保采購管理中數(shù)據(jù)的準確性，建立完善的數(shù)據(jù)收集機制。在管理活動中以數(shù)據(jù)說話，以合乎事實的數(shù)據(jù)為決策依據(jù)，這才能實現(xiàn)ERP系統(tǒng)在企業(yè)內部的有效集成。

2.在企業(yè)外部供應鏈上的集成方面

ERP與供應鏈系統(tǒng)的有效集成，是企業(yè)從整個市場競爭與社會需求出發(fā)，整合、優(yōu)化供應鏈上的企業(yè)內部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現(xiàn)了社會資源的優(yōu)化、重組，大大捉高了企業(yè)采購活動中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了眾多的中間冗余的環(huán)節(jié)。從而減少流通成本。并提高企業(yè)應變能力。

這種ERP與供應鏈系統(tǒng)的有效集成把企業(yè)與供應商良好地連接宋，并通過信息網(wǎng)絡融為一體，目的是在激烈的市場競爭環(huán)境中求生存和發(fā)展，大大提高了企業(yè)采購管理的效率，給企業(yè)帶來了顯著的利益。企業(yè)采購管理中實現(xiàn)ERP的有效集成，消除了采購的許多冗余的中間環(huán)節(jié)，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。

綜上所述，一方面采購管理通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內部的有效集成，實現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流以及信息流的有機集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)外部供應鏈上的有效集成，達到與供應商建立長期牢固的合作關系，優(yōu)化了企業(yè)的采購管理?？傊ㄟ^ERP系統(tǒng)在企業(yè)內外兩方面的集成，提高了企業(yè)采購管理的應用效率，集中體現(xiàn)了采購管理與ERP集成的一體化思想。

二、ERP采購管理信息系統(tǒng)的設計與運作

企業(yè)的采購工作相當重要并且也非常繁雜，相當多的企業(yè)采購從中央到地方經(jīng)常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應的數(shù)量、價格以及供應時間反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發(fā)供應商，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現(xiàn)為采購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術并舉的解決方案。應該說在諸多業(yè)務部門的ERP推廣與應用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業(yè)在實施基于ERP的采購管理信息系統(tǒng)時可以根據(jù)一定的業(yè)務順序進行：

1.建立供應商資源

運行ERP下的采購管理系統(tǒng)時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，并建立供應商的供應貨物明細（品種、價格、供應期、運輸方式等），資料必須進行最終確認才有效。系統(tǒng)在執(zhí)行采購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，并且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之后才能處理采購業(yè)務。供應商資料是采購子系統(tǒng)的基本資料。

2.生成采購申請

根據(jù)ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統(tǒng)自動物料合并，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長（有的進口件要半年以上的采購周期），因此有可能超過主生產(chǎn)計劃制定周期。這類采購的采購計劃應經(jīng)過銷售、財務與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數(shù)量和時間，然后制定物料的中期或長期采購申請。

3.確定優(yōu)選供應商

該過程是落實采購供應商。采購業(yè)務人員根據(jù)系統(tǒng)中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數(shù)量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優(yōu)評價，落實每種物料的優(yōu)選供應商。對新開發(fā)的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經(jīng)過相應的評審并合格后才能作為許可采購的供應商。

4.生成用款計劃

生成采購計劃后，系統(tǒng)自動生成用款計劃，并根據(jù)詢價結果進行維護。由財務對用款計劃進行確認之后反饋意見給采購部。

5.下達訂單

根據(jù)訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單。并經(jīng)過確認后即可進行訂單輸出，最后下達給供應商。也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。對于臨時追加的采購任務，可以通過與供應商協(xié)商直接下達采購訂單。

6.采購訂單跟催

采購業(yè)務人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統(tǒng)可以設置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生產(chǎn)進度及質量情況，并及時對供應商給予支持。

7.貨物驗收

由采購業(yè)務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，并錄人收貨單。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點與企業(yè)的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應商進行管理控制（拖期、提前）。

8.結賬與費用核算D結賬付款工作

應由采購部門配合財務部門來完成，并根據(jù)物料的采購結算單據(jù)和對采購各種費用的分攤。計算出物料的采購成本。

9.采購訂單結清

在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結清采購訂單。系統(tǒng)可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統(tǒng)按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。

10.系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)維護

采購子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業(yè)務流程設置。對這些數(shù)據(jù)應及時加以維護。

11.采購子系統(tǒng)運作帶來的效益采購子系統(tǒng)的實施可以給企業(yè)采購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時間可以從實施前占總時間的50％，下降到12％。日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。

（2）流程變革帶來的效益。例如：通過采購訂單，可以直接完成驗收貨物、發(fā)票錄入等工作，并且簡化了所有數(shù)據(jù)的查詢。這些都會帶來流程效益。

（3）較少文件流轉。提高處理信息的效率。

（4）提高業(yè)務人員素質。有統(tǒng)計表明，實施ERP后，采購業(yè)務人員的工作時間分配會發(fā)生較大的變化。業(yè)務人員研究工作來尋求降低成本的時間從28％增加到36％，而總的采購成本可以下降5％。這就說明實施ERP系統(tǒng)會提高采購人員的工作效率和素質。

（5）提高基礎管理工作水平。采購業(yè)務的規(guī)范性將得到加強。采購部門管理人員將有更多的時間抓業(yè)務培訓、供應商開發(fā)等基礎管理工作。

ERP是在市場競爭的動力下發(fā)展起來的，企業(yè)為了在市場中求生存與發(fā)展。不斷地整合、優(yōu)化與擴人企業(yè)的自身資源。ERP經(jīng)過近十年來的發(fā)展，其功能模塊及內部各個分系統(tǒng)的性能不斷增強。功能也在不斷擴展和完善，涉及企業(yè)的領域越來越廣。但隨著ERP的發(fā)展，它應用的局限性也越來越明顯地表現(xiàn)出來。因此，隨著信息技術以及電子商務的出現(xiàn)和發(fā)展，ERP必然要謀求與其他信息系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)其功能不斷擴展和增強。以便更好地適應企業(yè)發(fā)展的需要。（萬方數(shù)據(jù)）