企業(yè)IT部門成本構(gòu)成管理目標(biāo)

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隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理理念的進(jìn)步，各種各樣的企業(yè)信息化項(xiàng)目接踵而來，企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）、客戶關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）及企業(yè)流程再造（BPR）等等，國內(nèi)各種企業(yè)爭相花巨資對企業(yè)進(jìn)行信息化改造，成立專門的IT部門，設(shè)立CIO，仿佛搭上信息化快車，企業(yè)便可以高枕無憂地進(jìn)入新經(jīng)濟(jì)時(shí)代了。然而有專家調(diào)查發(fā)現(xiàn)，從1981年沈陽第一機(jī)床廠從德國工程師協(xié)會(huì)引入MRPⅡ軟件到2002年的20多年時(shí)間里，企業(yè)ERP應(yīng)用情況不容樂觀，按期按預(yù)算成功實(shí)施實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成的企業(yè)占10%-20%，沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成的或?qū)崿F(xiàn)部分集成的企業(yè)占30%-40%，而失敗的卻占50%，在實(shí)施成功的企業(yè)中大多是外資企業(yè)。一方面是巨額的不惜代價(jià)的投入，一方面是不能令人滿意的產(chǎn)出效果，這讓企業(yè)的CIO們感到極大的壓力。造成這種困境的一個(gè)重要原因是企業(yè)缺乏對IT部門的成本管理。

那么，提供一項(xiàng)IT服務(wù)的真實(shí)成本是多少，IT部門是如何管理控制這些成本的呢？

企業(yè)IT部門的成本管理目標(biāo)

對企業(yè)IT部門的成本管理應(yīng)以企業(yè)為中心， 站在企業(yè)的角度進(jìn)行分析。企業(yè)對IT部門的成本管理， 并不是單純追求成本最低， 利潤最大化， 而不考慮其他各部門的利益。也不是以犧牲其他部門或企業(yè)的利益為代價(jià)而使IT部門獲取超額利潤。企業(yè)各成部門之間是為了共同的目標(biāo)--增加提高企業(yè)價(jià)值而形成的一種利益關(guān)系，如果各部門之間沒有利益關(guān)系，不進(jìn)行內(nèi)部核算的話，企業(yè)便會(huì)缺少對各部門行動(dòng)的有效控制，缺乏對各部門工作績效的有效評價(jià)和獎(jiǎng)懲。這影響到企業(yè)各部門的工作積極性和效果，進(jìn)而影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。所以，企業(yè)IT部門的成本管理的目標(biāo)可以這樣定義： 是企業(yè)追求企業(yè)價(jià)值最大為前提的IT服務(wù)的成本優(yōu)勢。

具體而言，成本管理中應(yīng)能使IT部門管理者：基于成本效益原則對每項(xiàng)IT服務(wù)做出決策；以可靠的數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)制定預(yù)算計(jì)劃；采取商業(yè)化形式實(shí)施IT服務(wù)及其相關(guān)投資；以商業(yè)化模式審視IT服務(wù)，以成本補(bǔ)償為基礎(chǔ)制定投資計(jì)劃等等。

IT部門成本管理模式設(shè)計(jì)

所謂成本管理是指以預(yù)算成本為限額，按限額開支成本和費(fèi)用，以實(shí)際成本和預(yù)算成本比較，衡量活動(dòng)的成績和效果，并以例外管理原則糾正不利差異，以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)以至超過預(yù)期目標(biāo)。因此成本管理模式應(yīng)包括：預(yù)算、IT會(huì)計(jì)記錄、企業(yè)內(nèi)部核算以及成本分析與考核。

1 預(yù)算

預(yù)算是指組織按照一定的業(yè)務(wù)量水平及質(zhì)量水平，估計(jì)各項(xiàng)成本，計(jì)算預(yù)算成本，并以預(yù)算成本為控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的依據(jù)，衡量其合理性。當(dāng)實(shí)際狀態(tài)和預(yù)算有了較大差異時(shí)，要查明原因并采取措施加以控制。編制預(yù)算是以預(yù)算項(xiàng)目的成本預(yù)測及IT服務(wù)工作量的預(yù)測為基礎(chǔ)的。

（1）預(yù)算項(xiàng)目的成本預(yù)測

預(yù)算項(xiàng)目一般按照成本項(xiàng)目劃分，一旦確定一般要保持穩(wěn)定，這樣一是可以使企業(yè)了解其成本變動(dòng)趨勢，進(jìn)行縱向比較，也可以與其他企業(yè)之間進(jìn)行橫向比較，二是為成本管理活動(dòng)提供了一個(gè)簡單的處理基礎(chǔ)，如折舊可以按照成本類型的不同分別進(jìn)行處理。

在預(yù)算編制時(shí)，各預(yù)算項(xiàng)目的成本一般都是未知的，如加班工資、 外部網(wǎng)收費(fèi)等，因此必須對其進(jìn)行預(yù)測。預(yù)測這些成本是以從前IT會(huì)計(jì)年度的成本數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)或以未來工作量的預(yù)測為基礎(chǔ)進(jìn)行的。IT成本管理必須謹(jǐn)慎地估計(jì)不可控制的成本的變化。

（2）IT服務(wù)工作量預(yù)測

IT工作量是成本變化的一個(gè)主要原因之一，因此，在編制預(yù)算的時(shí)候，要預(yù)測未來IT工作量。不僅成本管理活動(dòng)需要估計(jì)工作量，在服務(wù)級別管理和容量管理中也需要對工作量進(jìn)行預(yù)測。工作量預(yù)測是以工作量的歷史數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，考慮數(shù)據(jù)的更新與計(jì)劃的修改，得出未來IT工作量。

2 會(huì)計(jì)記錄

會(huì)計(jì)記錄是跟蹤監(jiān)測IT部門或組織的費(fèi)用是如何形成的書面記錄。包括各種分類賬，由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)記錄非常重要，它是人們認(rèn)識、識別與IT部門有關(guān)的成本，了解費(fèi)用的去向的工具，可以幫助企業(yè)計(jì)算向企業(yè)內(nèi)部及外部客戶提供每一項(xiàng)服務(wù)的成本，指出在提供服務(wù)過程中資金的去向，提供IT成本效益分析或投資回報(bào)分析數(shù)據(jù)，描述成本的變化趨勢。IT會(huì)計(jì)的基本原則與其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)原則沒什么兩樣。

IT會(huì)計(jì)最主要的工作是定義成本要素，成本要素是成本項(xiàng)目的進(jìn)一步細(xì)分，例如，硬件可以再分為辦公室硬件、網(wǎng)絡(luò)硬件以及中心服務(wù)器硬件。這有利于識別的每一項(xiàng)成本都較容易地填報(bào)在成本表中。成本要素結(jié)構(gòu)一般在一年當(dāng)中是相對固定的。定義成本要素結(jié)構(gòu)一般可以按部門、按客戶或按產(chǎn)品劃分。對IT部門而言，理想的方法應(yīng)該是按照服務(wù)要素結(jié)構(gòu)定義成本要素結(jié)構(gòu)，這樣可以使硬件、軟件、人力資源成本等直接成本項(xiàng)目的金額十分清晰，同時(shí)有利于間接成本在不同服務(wù)之間的分配。服務(wù)要素結(jié)構(gòu)越細(xì)，對成本的認(rèn)識越清晰。表。1是一個(gè)簡單的服務(wù)要素結(jié)構(gòu)，底層的服務(wù)為上層的服務(wù)提供支持，越高層的服務(wù)要素，其功能與業(yè)務(wù)關(guān)系越密切。

3內(nèi)部核算

內(nèi)部核算是指向接受IT部門服務(wù)的客戶收取費(fèi)用，進(jìn)行成本效益核算的過程。內(nèi)部核算包括收費(fèi)的對象確定和計(jì)算收費(fèi)額的方法的選擇。良好的內(nèi)部核算體系是以存在有效的會(huì)計(jì)系統(tǒng)，完善的會(huì)計(jì)記錄為前提。如果接受IT服務(wù)的客戶是組織外部的客戶，則收取費(fèi)用作為提供服務(wù)的回報(bào)，如果接受IT服務(wù)的客戶是企業(yè)內(nèi)部其他部門，則用模擬方式進(jìn)入適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)科目，以反映IT部門的活動(dòng)效果及其對應(yīng)部門的活動(dòng)耗費(fèi)。

進(jìn)行內(nèi)部核算的目的有兩個(gè)：防止成本轉(zhuǎn)移帶來的部門間責(zé)任轉(zhuǎn)嫁，使每個(gè)責(zé)任中心都能作為單獨(dú)的組織單位進(jìn)行業(yè)績評價(jià)；作為一種價(jià)格引導(dǎo)下級部門采取明智的決策，IT部門據(jù)此確定提供產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量，IT服務(wù)需求部門據(jù)此確定所需要的產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量。但是，這兩個(gè)目的往往有矛盾。能夠滿足評價(jià)部門業(yè)績的轉(zhuǎn)移價(jià)格，可能引導(dǎo)部門經(jīng)理采取并非對企業(yè)最理想的決策；而能夠正確引導(dǎo)部門經(jīng)理的轉(zhuǎn)移價(jià)格可能使某個(gè)部門獲利水平很高而另一個(gè)部門虧損。因此很難找到理想的轉(zhuǎn)移價(jià)格，而只能根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇基本滿意的解決辦法。常見的定價(jià)方法有：成本法、成本加成定價(jià)法、現(xiàn)行價(jià)格法、市場價(jià)格法、固定價(jià)格法等。

4成本分析與考核

IT會(huì)計(jì)人員將每月、每年成本、收益、工作量、服務(wù)水平等的實(shí)際數(shù)據(jù)與相應(yīng)的預(yù)算、計(jì)劃數(shù)據(jù)相比較，確定其差額，發(fā)現(xiàn)有無例外情況。對存在的例外情況，要進(jìn)行差異分析。

差異分析是指確定差異的數(shù)額，將其分解為不同的差異項(xiàng)目，并在此基礎(chǔ)上調(diào)查發(fā)生差異的具體原因并提出分析報(bào)告。通過差異分析，找到造成差異的原因，分清責(zé)任，采取糾正行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)降低成本的目的。

開展IT部門成本管理的難點(diǎn)與建議

目前在國內(nèi)外的企業(yè)在嘗試實(shí)施IT的成本管理，但在實(shí)施過程中遇到了各種問題。

第一，缺少既懂IT又熟悉會(huì)計(jì)知識的人員，致使IT部門成本管理模式有待完善。成本管理活動(dòng)對于IT人員和會(huì)計(jì)人員而言都是一個(gè)新事物，往往由于會(huì)計(jì)人員對IT業(yè)務(wù)不熟悉或IT人員對成本模型、收費(fèi)機(jī)制等缺乏充分認(rèn)識，致使成本管理模式設(shè)計(jì)不完善，造成成本管理系統(tǒng)無效。

第二，高層管理人員對IT服務(wù)的成本管理缺乏認(rèn)識，導(dǎo)致各部門之間不能有效的協(xié)調(diào)，致使不能獲得成本管理相關(guān)信息，成本管理過程不能嚴(yán)肅認(rèn)真的執(zhí)行。IT部門的成本監(jiān)測、計(jì)算、補(bǔ)償?shù)榷夹枰髽I(yè)其他部門的相關(guān)計(jì)劃信息，沒有企業(yè)高層的協(xié)調(diào)，這些計(jì)劃的詳細(xì)信息通常不容易獲得，成本管理也就流于形式。

第三，IT成本管理本身的成本效益問題。對IT部門實(shí)行成本管理本身也是存在成本和風(fēng)險(xiǎn)的，因此實(shí)施成本管理要考慮實(shí)行成本管理而帶來的效益是否高于為之付出的代價(jià)。如果否，那么實(shí)行成本管理是無效的。

對IT部門實(shí)施成本管理是企業(yè)追求企業(yè)價(jià)值最大化的必然選擇，因此我們必須做好以下工作，逐步完善IT部門成本管理模式：一是加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化企業(yè)全員成本管理意識，議建立數(shù)據(jù)搜集機(jī)制，建立起采集包括：工作量、服務(wù)種類、客戶、成本、資源存量等數(shù)據(jù)的采集點(diǎn)。二是加強(qiáng)員工培訓(xùn)工作，對IT部門成本管理系統(tǒng)的每位員工都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。對原IT人員要加強(qiáng)會(huì)計(jì)知識技能的培訓(xùn)，理解會(huì)計(jì)原理及本質(zhì)；對于原財(cái)務(wù)人員則要加強(qiáng)IT知識技能的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使所有IT財(cái)務(wù)管理人員都能理解會(huì)計(jì)原理以及IT服務(wù)管理各流程的基本原則。三是進(jìn)行成本管理的可行性研究?？尚行砸簿褪菍?xiàng)目的“必要性”、“可能性”和“合理性”等問題進(jìn)行分析論證。對IT服務(wù)實(shí)行成本管理是否必要、有無實(shí)現(xiàn)的可能性，實(shí)行成本管理是否符合成本與效益原則，是計(jì)劃階段應(yīng)該回答的問題。可行性研究的主要工作包括：確定實(shí)行成本管理所需的人、財(cái)、物等資源；界定與組織其他部門的財(cái)務(wù)界限；定量分析實(shí)行IT成本管理的成本與效益，評價(jià)其合理性等，有效解決IT部門成本管理自身的成本效益問題。（CIO時(shí)代網(wǎng)）