財務管理系統(tǒng)選型：應付帳款控制

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王曉，浙江某商貿(mào)有限公司IT技術(shù)主管。平時，單位里無論哪臺電腦出問題，他無不輕松搞定。但最近，公司領(lǐng)導考慮要上一套財務管理系統(tǒng)，這下可正捅在不懂財務知識的王曉的軟肋上了。正當王曉不知所措的時候，他的好友某管理咨詢公司的倪建峰向他伸出了援助之手。作為公司的大牌財務顧問，倪建峰參與過數(shù)十個財務管理項目的實施，經(jīng)驗十分豐富。同時還精通所有主流的財務管理系統(tǒng)，甚至包括erp系統(tǒng)的財務模塊。系統(tǒng)選型，正是他的長項。

針對王曉的疑問，建峰介紹說：財務管理系統(tǒng)和企業(yè)的業(yè)務領(lǐng)域、財務管理制度緊密相關(guān)，盡管目前的主流產(chǎn)品都很成熟、規(guī)范，但在具體應用中（尤其是業(yè)務復雜多變，管理模式各具特色的中小企業(yè)），還是有很大差別的。根據(jù)經(jīng)驗，總統(tǒng)歸納起來，大致有8大方面的內(nèi)容需要重點考察。

首先，要先說說應收應付帳款方面。應收應付帳款是財務管理軟件核算的基礎(chǔ)，也是最重要的內(nèi)容之一。因為應收應付帳款的核算關(guān)系到企業(yè)資金的安全，企業(yè)都會根據(jù)自己企業(yè)的實際情況作出相關(guān)的管理制度。因此企業(yè)IT負責人應該結(jié)合自己企業(yè)的財務管理制度，立足與應付帳款管理流程，來進行財務管理軟件的選型。

具體來說，如果從應付帳款控制流程出發(fā)進行選型，則需向財務系統(tǒng)的考察提出三大要求：

要求一：要能夠靈活選擇生成應付帳款的依據(jù)

不同的企業(yè)生成應付帳款的依據(jù)是不同的。有些企業(yè)是根據(jù)企業(yè)收貨單來生成應付帳款的，有些則是根據(jù)增值稅發(fā)票來生成應付帳款，還有一些確是根據(jù)供應商的不同而選擇不同的應付帳款生成依據(jù)。在財務軟件選型過程中，企業(yè)IT負責人應該先了解自己企業(yè)的財務管理制度，然后去對癥下藥選擇合適的中小企業(yè)財務管理軟件。

建峰向王曉介紹了他經(jīng)手的一個案例。有一家客戶，他們要求對供應商進行分類管理。對于一些特殊的供應商，直接可以根據(jù)收貨單來生成應付帳款，而不需要等到增值稅發(fā)票到了之后再生成應付帳款。但是對于一些平時送發(fā)票不怎么及時的供應商，則要求必須根據(jù)增值稅發(fā)票來結(jié)賬。即增值稅發(fā)票不到的話，不允許結(jié)賬。他們希望在財務管理軟件中也能夠?qū)崿F(xiàn)類似的控制。大部分的財務管理軟件無法根據(jù)供應商的性質(zhì)來進行類似的控制。也就是說，他們要么只能夠?qū)崿F(xiàn)根據(jù)收貨單來生成應付帳款，要么只能夠根據(jù)增值稅發(fā)票來結(jié)賬。只能二選一，而不能夠進行復合控制。如此一來，如果在選型的時候不提出這個要求，那么就意味著企業(yè)以后要通過二次開發(fā)來實現(xiàn)這個控制。

接下來建峰開始提問王曉，你們企業(yè)生成應付帳款的依據(jù)是什么？在選型之前，先要根財務工作人員確認這方面的事情。

要求二：應付帳款生成的來源是什么？

建峰繼續(xù)提問：你們公司應付帳款生成的來源是什么？不同的企業(yè)對此也有不同的要求。如果你們公司沒有其他配套的管理系統(tǒng)，那么應付帳款的來源主要有兩個。一是財務人員手工輸入，二是根據(jù)倉庫管理員的進貨明細表進行導入。如果你們采用的是財務人員手工輸入的話，那么沒什么問題。但是如果需要根據(jù)倉庫人員的進貨明細表導入生成應付帳款的話，那就需要考慮，你的候選供應商所提供的軟件能否支持這方面的功能。

建峰解釋道：有些財務管理軟件有專門的接口，可以把進貨明細表導入到財務管理軟件，避免員工手工輸入應付帳款。只要財務人員根據(jù)系統(tǒng)的格式提供標準化的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就可以根據(jù)預先設(shè)置的規(guī)則（如付款條件、價格等等）自動把進貨明細轉(zhuǎn)換為應付帳款。這不僅可以減少財務部門員工手工輸入的麻煩，而且還可以提高數(shù)據(jù)的準確率。為此，現(xiàn)在越來越多的企業(yè)在沒有其他配套軟件的情況下，希望能夠根據(jù)進貨明細表來自動生成應付帳款單。建峰強調(diào)說，這是未來財務管理軟件發(fā)展的趨勢。

“如果你們企業(yè)需要這個接口的話，那么就要從如下兩個方面去判斷這個接口的可行性有多大”。一是軟件是否提供了標準化的格式。如果軟件支持這個轉(zhuǎn)換，那么財務管理系統(tǒng)必須要能夠提供一個標準的Excel格式。用戶只需要根據(jù)這個格式提供相關(guān)的內(nèi)容，那么系統(tǒng)就可以自動導入數(shù)據(jù)。你就需要判斷系統(tǒng)提供的標準化格式是否滿足企業(yè)的需求。特別是要注意價格方面的內(nèi)容。通常情況下，財務管理軟件中已經(jīng)有了價格信息，則進貨明細中只需要提供供應商、產(chǎn)品編號、數(shù)量等因素就可以轉(zhuǎn)換應付帳款單據(jù)。但是有些財務管理軟件設(shè)計的比較薄弱：他們需要在進貨明細表中提供價格信息。但是，大家都知道，大多數(shù)情況下采購價格對倉庫部門來說是保密的，倉庫人員并不知道物料的價格信息。此時要讓進貨明細單中提供物料的單價，就有點不現(xiàn)實了。二是要考察是否設(shè)置了一些財務控制措施，以及控制措施的靈活配置能力。如最常見的就是能否根據(jù)供應商的付款條件生成準確的應付帳款日期。有些系統(tǒng)確實可以準確地把進貨明細表生成應付帳款，但是在轉(zhuǎn)換的過程中無法關(guān)聯(lián)付款條件的因素。也就是說，系統(tǒng)產(chǎn)生的應付帳款條目，其應付日期很可能就是系統(tǒng)當前的日期或者一個固定的日期，無法根據(jù)供應商的付款條件來生成合理的應付帳款日期。這也是在選型中需要考察的一個指標。

要求三：應付帳款金額是否包含稅？

在采購管理中，應付帳款往往是包含增值稅的，但是在財務核算中通常是把增值稅跟采購價格分離開來。此時，企業(yè)就可能面臨一個問題——財務部門可能會把應付帳款等相關(guān)信息與采購部門共享。在共享的過程中，如何保持兩個部門核算口徑的一致呢？這是中小哦企業(yè)IT負責人在選型的過程中需要考慮的內(nèi)容。

王曉也不知道該如何處理這個問題。為此建峰給王曉提了兩個針對這種情況的解決方案。

解決方案一：應付帳款核算時應付帳款與增值稅分開核算。然后報表把應付帳款金額與增值稅金額合并以來交給采購人員，便于采購人員進行核對、追蹤。這是企業(yè)中用的最多的解決方案。其不僅操作簡單，而且也不怎么容易出錯。

解決方案二：通過含稅價格來實現(xiàn)。在產(chǎn)品價格定義中，設(shè)置為含稅價格，然后輸入包含增值稅的價格。當在系統(tǒng)中輸入應付帳款的時候，輸入的或者從系統(tǒng)中帶出的價格信息是含稅的價格。然后在生成“會計分錄”的時候，系統(tǒng)會自動把價格與增值稅進行分離。這個方法也可行，不過其有個缺陷就是在剝離的過程中，由于小數(shù)的影響會有一定的誤差。這可能需要手工調(diào)整。

以上三點就是應付帳款流程對財務管理軟件所提出的要求。建峰力薦王曉要按照這三個要求去考察財務管理軟件，能夠滿足這三個要求的系統(tǒng)，在應付帳款上基本不用再進行二次開發(fā)了。（IT專家網(wǎng)）