OA辦公系統(tǒng)在高校行政公文管理中存在的問題

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　　1. 平臺標準各異，文檔一體化功能難集成

　　高校中OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設往往因時間先后順序和軟件開發(fā)團隊的不同使得系統(tǒng)存在著數(shù)據(jù)平臺各異、數(shù)據(jù)結構多樣以及數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一等問題，分別開發(fā)的應用系統(tǒng)因沒有考慮數(shù)據(jù)共享的公共接口而變成一個個獨立運行的系統(tǒng)，致使系統(tǒng)集成度和互聯(lián)性較差，OA系統(tǒng)中存有全部己辦理完畢的內部發(fā)文、信息資料和上級部門的所有公文、郵件、信息資料、傳閱流轉記錄等，這些信息如不經過程序的處理，只能單獨存放在OA系統(tǒng)里，歸檔時，還需要手工掃描、錄入等，造成人力、物力的浪費，而且不便于日后的檢索和查找利用。

　　2. 保密難度增大，涉密文件流轉安全難保障

　　高校在辦公室公文管理的收取、制發(fā)和傳遞的過程中往往會接觸到不少涉密公文，特別是當前多數(shù)高校在實現(xiàn)了辦公自動化之后，這些以往機要的上級來文或者尚未公開的學校內部行文因為從鎖住即可保護的紙質文件擴展存為放在電腦中的無形電子信息，系統(tǒng)易受非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸過程中數(shù)據(jù)也可能被截取、修改或刪除，保密難度增大。而一些公文管理人員為了方便傳閱，直接掃描成電子版后盲目將涉密性或內部保密的公文通過網(wǎng)絡傳閱，極大地增加了網(wǎng)絡泄密的概率。這些都為辦公室公文管理的保密工作提出挑戰(zhàn)。

　　3. 偽造墓改容易，公文唯一合法性難鑒定

　　傳統(tǒng)的公文是否有效與其是否具有公章直接相關，這種“紅頭+公章”的公文處理模式仍會延續(xù)到公文處理系統(tǒng)中。當前在OA辦公系統(tǒng)的實際運用中，對于一些需要領導最終簽字確認的公文往往還是采用紙質稿送至領導簽字，需蓋章的最終行文在定稿后采取加蓋傳統(tǒng)公章的方式進行確認，這種延續(xù)傳統(tǒng)的簽字蓋章的方法使得公文在流轉的最后環(huán)節(jié)很容易受到人為的偽造、復制和竄改，很難確保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也無形中增加了資源的浪費。（泛普軟件最新資訊）