企業(yè)“信息孤島”的產(chǎn)生與治理

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企業(yè)“信息弧島“的產(chǎn)失與治理

郭東強(qiáng)

1.“信息孤島”形成的主要原因   

近幾年來，我國企業(yè)信息化的建設(shè)取得了長足的進(jìn)步，無論行業(yè)還是企業(yè)，都從信息技術(shù)的應(yīng)用中感受到“種種好處”。國際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)，使我們得以把分散的、孤立的信息串聯(lián)起來，形成一個能夠觸及世界各地的供需鏈。廣泛地從事商品與服務(wù)的電子化交易，不僅大大擴(kuò)展了交易的范圍，而且有效地縮短了交易時間，降低交易成本。信息技術(shù)在提高企業(yè)生產(chǎn)力方面，還起著無可比擬的作用，等等。但是，從整體上看，當(dāng)前我國大多數(shù)企業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用情況并不令人滿意：分散的、獨(dú)立的系統(tǒng)較多，多數(shù)都以計(jì)算機(jī)打印報(bào)表功能為主，信息查詢和用戶交互的功能較少；一些小規(guī)模的管理信息系統(tǒng)各自執(zhí)行一定的職能，但覆蓋企業(yè)所有或大多數(shù)職能的系統(tǒng)很少；信息組織缺乏規(guī)范化，一些主要信息的編碼不統(tǒng)一，源數(shù)據(jù)重復(fù)采集，很少有數(shù)據(jù)的共享和同步更新。由于以上的應(yīng)用現(xiàn)狀，企業(yè)中不可避免地出現(xiàn)了一個個“信息孤島”。隨著我國企業(yè)信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，有關(guān)“信息孤島”的危害也日益明顯。   

從總體上看，我國企業(yè)在使用計(jì)算機(jī)時通常以實(shí)現(xiàn)某個特定的應(yīng)用、滿足局部的要求為目的，普遍缺乏從整個企業(yè)的角度去進(jìn)行總體規(guī)劃，前期的系統(tǒng)咨詢論證也不夠充分，導(dǎo)致后期軟件子系統(tǒng)繁多，體系混亂，難以兼容。而且，企業(yè)在信息化實(shí)踐中更加關(guān)注某一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或者某一個管理功能的信息化，注重單元技術(shù)和短期效益，頭疼醫(yī)頭，腳疼治腳，應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施東一塊、西一塊，整體集成和溝通程度不高。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入，企業(yè)所用的軟件系統(tǒng)也將越來越多，盡管這些系統(tǒng)關(guān)注于不同的領(lǐng)域，但相互之間在功能上有相互交叉和連接的地方，系統(tǒng)間的“集成”最終將成為一個大問題，跨系統(tǒng)的應(yīng)用也將成為巨大的困惑。   

2.信息孤島”對企業(yè)信息化的影響   

企業(yè)的信息化就是在企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上將生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行信息化管理，改造企業(yè)混亂無序的數(shù)據(jù)環(huán)境。但企業(yè)“信息孤島”對企業(yè)信息化的不良影響大致可以分為以下幾個方面：   

2．1  數(shù)據(jù)的一致性無法保證   

由于信息定義與采集過程彼此獨(dú)立，企業(yè)的同一數(shù)據(jù)可能在不同的應(yīng)用中不一致。各部門所使用的數(shù)據(jù)資源大都各自為政，使數(shù)據(jù)資源在企業(yè)生產(chǎn)與管理領(lǐng)域發(fā)揮的功能非常有限。企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確采集與保存，對于信息化的實(shí)施也很重要，我國許多企業(yè)實(shí)施ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)不能成功的原因就在于生產(chǎn)、流通過程中的許多數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或沒有，不能滿足erp系統(tǒng)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的要求。 

2．2信息及時共享、反饋難 

企業(yè)中“信息孤島”的林立，使信息不能及時充分共享的矛盾日益突出。如銷售部門不能及時攀擔(dān)可用的庫存信息，不能及時了解銷售訂單處理情況，不能及時知道產(chǎn)品價(jià)格變化情況；倉儲部門則不能及時攀擔(dān)市場銷售情況、可用庫存情況，無法確定合理的安全庫存量；等等。同時企業(yè)總部也不能及時了解下屬機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營情況，不能實(shí)時監(jiān)控企業(yè)資金流轉(zhuǎn)狀況，無法形成科學(xué)的決策。信息的共享、反饋難，使企業(yè)無法適應(yīng)當(dāng)今快速多變、全球化競爭的市場環(huán)境，企業(yè)的生存和發(fā)展將面臨極大的挑戰(zhàn)。   

2．3  企業(yè)數(shù)據(jù)中存在很大的冗余、大量的垃圾信息   

任何系統(tǒng)之間都應(yīng)該相互連接交換信息，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息融合加值，才能發(fā)揮整體意識。但對于在不同時期，不同平臺上開發(fā)出來的傳統(tǒng)的企業(yè)信息系統(tǒng)，一般來說是不兼容的。各系統(tǒng)的應(yīng)用只能按開發(fā)時的思路和流程來實(shí)現(xiàn)，而且系統(tǒng)開發(fā)時常常是按業(yè)務(wù)類型劃分，用戶界面又不一致，更使信息應(yīng)用的范圍狹窄，形成一個較小的封閉型系統(tǒng)，在整個企業(yè)中產(chǎn)生許多冗余的數(shù)據(jù)和大量的信息垃圾。這給信息資源的深度開發(fā)和充分利用帶來極大的困難。   

2．4  在各部門之間信息不能較好共享    

企業(yè)連續(xù)不斷的生產(chǎn)經(jīng)營活動，導(dǎo)致每時每刻都會產(chǎn)生很多信息。這些信息需要在與企業(yè)相關(guān)的各個環(huán)節(jié)內(nèi)，進(jìn)行輸入、處理、輸出、反饋等。但目前中小企業(yè)管理水平偏低，勞動力生產(chǎn)率低下，管理制度和工作流程混亂，管理方法和技術(shù)陳舊，致使重要的信息大部分或被分散保存在各個互不相容、自成一體的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，或被鎖在文件柜和抽屜中，更有甚者，有的重要信息還存在員工的頭腦里。由于各個數(shù)據(jù)信息單獨(dú)存放，不便于信息的迅速傳遞、匯總、查詢和加工。這種由于缺乏深入細(xì)致的信息采集的嚴(yán)格分類、整理、加工，使企業(yè)信息資源不系統(tǒng)、不完整，缺乏連續(xù)性，將造成企業(yè)的信息資源不能有效開發(fā)和利用。并且，由于在各部門之間信息不能較好共享，同一數(shù)據(jù)需要重復(fù)多次的輸入，不斷地進(jìn)行著信息的重復(fù)處理，不僅極大地影響了數(shù)據(jù)傳輸和處理速度，而且容易造成信息的失真。   

2．5  難以實(shí)現(xiàn)對決策的支持   

孤立的信息系統(tǒng)無法有效地提供跨部門、跨系統(tǒng)的綜合性的信息，因此，任何一個孤立的信息系統(tǒng)只能回答局部的問題。例如：如果我們只將倉儲的物科管理工作信息化，亦即將物科的進(jìn)、驗(yàn)、存、領(lǐng)、盤、賬等作業(yè)利用計(jì)算機(jī)，那么這只是一個“不完整”的庫存管理系統(tǒng)，它雖然具有一定的管理效益，如提高了料賬處理效率、節(jié)省部分作業(yè)人力等，但卻無法達(dá)到了大幅度降低庫存水平的功能。也就是說，它“數(shù)據(jù)處理”的效益較為顯著，但在“職能整合”和“決策支持”方面的效益則很少。   

3、  “信息孤島”的治理   

當(dāng)前，解決企業(yè)“信息孤島”現(xiàn)象，可實(shí)現(xiàn)分布信息資源共享，信息流暢，提高決策效率，有利于企業(yè)的集中管理，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭能力。然而，治理“信息孤島”存在的問題并非無章可循。其中有以下幾點(diǎn)，企業(yè)主管不妨參考：   

3．1  重視企業(yè)信息資源規(guī)劃   

“信息孤島”是企業(yè)“需求”造成的。而這里的“需求”指的是企業(yè)內(nèi)局部的需求。有關(guān)統(tǒng)計(jì)表明，企業(yè)內(nèi)部多數(shù)數(shù)據(jù)交換、操作交互不暢的“不良”應(yīng)用正是由于企業(yè)內(nèi)部各部門單純考慮本部門應(yīng)用，而提出來的系統(tǒng)建設(shè)需求造成的。比如，企業(yè)在政府的推動下實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)電算化，這一應(yīng)用正是滿足了財(cái)務(wù)部門的部門級需求而產(chǎn)生的；同一個企業(yè)在人事部門的要求下，隨后要進(jìn)行人力資源管理信息化的工作，人力資源模塊隨之產(chǎn)生。在相當(dāng)多的企業(yè)內(nèi)部，就會出現(xiàn)這兩個模塊“雞犬之聲相聞，老死不相往來”的情況，兩個孤立的小島出現(xiàn)了。為了避免這種情況的發(fā)生，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，必須重視信息資源規(guī)劃，對企業(yè)信息資源的構(gòu)成、發(fā)展模式、開發(fā)利用和管理體制等事務(wù)進(jìn)行戰(zhàn)略或策略性計(jì)劃和安排，制定企業(yè)信息資源管理的基本方針和發(fā)展方向，提高企業(yè)信息資源的開發(fā)利用效率，為企業(yè)信息管理和知識管理提供理論基礎(chǔ)和實(shí)施方案。然而，要對企業(yè)自身的信息資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，就要求企業(yè)必須首先調(diào)查分析信息需求和數(shù)據(jù)流、制定信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和建立全局的各職能部門的功能模型、數(shù)據(jù)模型和信息體系結(jié)構(gòu)模型。   

3．2  統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)技術(shù)平臺   

搭建符合企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展要求的信息化平臺，這平臺從技術(shù)上講應(yīng)是比較先進(jìn)的，并且系統(tǒng)擁有比較強(qiáng)的開放性和穩(wěn)定性，還可以方便升級管理。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺也有助于減少日后消除信息孤島的成本。技術(shù)平臺不僅包括網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫及其它應(yīng)用體系，還包括如何實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問／傳遞控制的標(biāo)準(zhǔn)、如何實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)、如何規(guī)定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)等。技術(shù)平臺是基于網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、面向?qū)ο蠹夹g(shù)和開放分布處理，無縫地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息集成。技術(shù)平臺一般應(yīng)具有實(shí)現(xiàn)同類數(shù)據(jù)庫不同的具體應(yīng)用系統(tǒng)間的多個數(shù)據(jù)庫集成、實(shí)現(xiàn)異構(gòu)操作系統(tǒng)環(huán)境下多個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)互訪和共享以及實(shí)現(xiàn)分布數(shù)據(jù)的一致性、數(shù)據(jù)的安全性等數(shù)據(jù)管理的功能。   

3．3  強(qiáng)化企業(yè)數(shù)據(jù)管理   

只有從強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理這一源頭抓起，這樣企業(yè)信息化才有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)肯定得不到準(zhǔn)確的信息，準(zhǔn)確但不規(guī)范的數(shù)據(jù)，只能在局部區(qū)域有效，準(zhǔn)確但不實(shí)時的數(shù)據(jù)，只能在局部時間有效，而在企業(yè)中可以充分共享的數(shù)據(jù)只能是規(guī)范、準(zhǔn)確、實(shí)時的數(shù)據(jù)。因此，企業(yè)一是要盡快完善企業(yè)的計(jì)量、檢測體系，加強(qiáng)計(jì)量、檢測工作。二要加強(qiáng)定額管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，通過對比先進(jìn)指標(biāo)，確保各項(xiàng)定額與標(biāo)準(zhǔn)的先進(jìn)性和科學(xué)性。三要建立統(tǒng)一、完整、可擴(kuò)容、操作性強(qiáng)的代碼編制系統(tǒng)。信息統(tǒng)一編碼是企業(yè)數(shù)據(jù)交換和信息共享的基礎(chǔ)。四要擴(kuò)大一線信息的自動采集，建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)采集、錄入制度，確保數(shù)據(jù)采集的高效、真實(shí)、統(tǒng)一。要從新的需求結(jié)合原有體系和遠(yuǎn)期目標(biāo)來設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的應(yīng)用，要注意的是：現(xiàn)有的應(yīng)用與原有信息業(yè)務(wù)可能的功能數(shù)據(jù)重登、流程沖突。盡管信息的孤島不僅是數(shù)據(jù)矛盾和應(yīng)用的不交互，它的深層原因在于管理上的條條框框。企業(yè)的職能部門分管了企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，也無意中也分隔了企業(yè)內(nèi)的原本應(yīng)該統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)；因?yàn)楣芾硇畔⒒枨蟮牟煌峤徽哧P(guān)心的重點(diǎn)缺乏全局觀，企業(yè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流也未能反應(yīng)到全部的信息系統(tǒng)上。從這個意義上說，信息孤島也是企業(yè)管理十；尤其是信息技術(shù)管理上的“孤島”的映射。   

3．4規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)流程   

通過企業(yè)的信息化建設(shè)，借助網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以對企業(yè)的資源進(jìn)行整合規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)集成化應(yīng)用，建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制。在全企業(yè)范圍內(nèi)特別是在業(yè)務(wù)部門進(jìn)一步鞏固了流程和流程優(yōu)化的意識，初步掌握了流程優(yōu)化的方法，為進(jìn)一步在企業(yè)范圍內(nèi)對流程進(jìn)行整合、集成、系統(tǒng)化創(chuàng)造了基本條件。通過實(shí)現(xiàn)流程的電子化，利用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)信息的一次處理與共享機(jī)制，把串行工作流程改造為并行工作流程，同時轉(zhuǎn)變?yōu)橐钥蛻魹閷?dǎo)向設(shè)計(jì)流程，大大改善企業(yè)的物流與信息流的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，減少工作中的冗余環(huán)節(jié)，促進(jìn)企業(yè)的管理扁平化。通過企業(yè)管理的流程再造，強(qiáng)調(diào)信息流、資金流、物流、工作流的集成，將企業(yè)采購、生產(chǎn)、庫存、銷售與財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)實(shí)施全面綜合。   

3．5  實(shí)現(xiàn)企業(yè)一體化管理   

企業(yè)可以考慮通過殿務(wù)管理、財(cái)務(wù)分析、費(fèi)用管理、成本模擬的方式，把企業(yè)的財(cái)務(wù)工作上升到管理的高度。特別是通過財(cái)務(wù)與生產(chǎn)、銷售、庫存、供應(yīng)、質(zhì)量等企業(yè)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息集成與共享，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷的一體化管理。如：殿務(wù)子系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅可以指導(dǎo)庫存、生產(chǎn)、采購、銷售等系統(tǒng)的應(yīng)用，還可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的信息來源；財(cái)務(wù)報(bào)表子系統(tǒng)可以直接從殿務(wù)子系統(tǒng)讀取數(shù)據(jù)，完成表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運(yùn)算，還可以通過定義，將不同的殿務(wù)數(shù)據(jù)合并生成報(bào)表，從而適用于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理等?？梢姡髽I(yè)一體化管理相對于傳統(tǒng)管理具有極大共享性和良好集成性兩大優(yōu)點(diǎn)，一方面，將企業(yè)內(nèi)不同部門，不同地域內(nèi)的信息無縫連接起來，消除了企業(yè)內(nèi)“信息孤島”林立現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了信息共享性。如只要有一個客戶端接受了信息的錄入，網(wǎng)內(nèi)的其他用戶均可憑權(quán)限獲得此信息，不需要再次采集，從根本上杜絕了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重復(fù)處理，避免了低級的重復(fù)開發(fā)工作，也保護(hù)了企業(yè)多年來信息投資積累的成果，維護(hù)了企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的習(xí)慣。另一方面，由于企業(yè)內(nèi)各部門的系統(tǒng)一般而言是異構(gòu)的、自成體系的。這對于信息的統(tǒng)一管理極不方便。利用企業(yè)一體化管理對企業(yè)內(nèi)異構(gòu)系統(tǒng)統(tǒng)一起來，真正實(shí)現(xiàn)了跨平臺的應(yīng)用和信息高度集成化，便于各部門、各環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)運(yùn)作和監(jiān)控。