成都XX公司協(xié)同辦公OA知識調(diào)研確認版

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知識文檔管理
知識庫文檔需求說明
知識是一種有組織的經(jīng)驗、價值觀、相關(guān)信息和洞察力的動態(tài)組合。在組織機構(gòu)中，它不但存在于文件或檔案中，還存在于組織機構(gòu)的程序、過程、實踐與慣例中。企業(yè)中的知識一般包括技術(shù)、產(chǎn)品、流程、市場、客戶、合作伙伴及競爭者等方面的知識。知識管理是識別組織中的知識資產(chǎn)、并充分發(fā)揮知識資產(chǎn)的杠桿作用，來幫助企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的過程。知識管理一般包括知識的積累、知識的分享、知識的利用、知識的創(chuàng)新的四個過程。
XX控股協(xié)同辦公OA的知識文檔庫，根據(jù)不同業(yè)務(wù)，匯集各類有價值的信息，建立分類的企業(yè)知識庫，形成企業(yè)的知識地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識緊密集成在一起，達到信息共享、支持管理的目的。知識庫在文檔分類、文檔屬性定義等方面具備強大功能，為XX控股提供全面的知識文檔管理的框架，對知識進行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點和時間編輯、存儲和創(chuàng)建任何類型的文檔。用戶在知識應(yīng)用層面上，形成如下需求：
 我的知識：提供個人知識門戶作為企業(yè)知識資產(chǎn)累積、業(yè)務(wù)創(chuàng)新平臺；方便個人對知識的有效管理與貢獻，經(jīng)驗分享；
 知識地圖：支持知識地圖通過表格、圖形等多種方式的展現(xiàn)；支持方便快捷的制作知識地圖，為各部門、崗位人員日常所用；
 知識發(fā)布：支持知識文檔依照知識發(fā)布流程經(jīng)審批后發(fā)布到系統(tǒng)；支持知識多級、多維度分類，完善的權(quán)限控制，支持業(yè)務(wù)流程與知識的關(guān)聯(lián)；
 知識審核：支持知識發(fā)布流程的方便靈活定制，實現(xiàn)對知識發(fā)布、評級等活動的全程監(jiān)控；
 知識查詢：支持類似谷歌、百度模式的全文檢索；支持對知識的全文、關(guān)聯(lián)、模糊查詢；支持組合條件檢索，例如通過輸入作者、時間、類別得到結(jié)果；
 我的訂閱：支持按照個人配置的訂閱條件，定時將符合條件的文檔推送到個人桌面或郵件系統(tǒng)；
 知識排行：系統(tǒng)需要包含一整套的知識管理機制，如：知識的積分、推薦、搜索、收藏、評價、激勵等，提供知識的閱讀統(tǒng)計、訂閱、推送，包括閱讀次數(shù)，誰已經(jīng)閱讀；可以按人、單位對知識的貢獻、瀏覽進行排名；
 權(quán)限管理：不同的權(quán)限設(shè)置是否具有閱讀、打印、下載等，支持文檔的下載記錄。
用戶在文檔應(yīng)用層面上，形成如下需求：
 文件管理：支持各類格式文件上傳、修改；與審批流關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)自動歸檔，自動調(diào)用。
 檔案管理：支持檔案立卷、檔案修改。
 編碼管理：支持檔案類別管理。
 系統(tǒng)查詢：支持多維度查詢。
 表報生成：支持多種表報自動生成。
 系統(tǒng)管理：支持權(quán)限設(shè)置、修改（根據(jù)不同權(quán)限設(shè)置打印、下載、查詢等）；可自由設(shè)定授權(quán)時間。
針對XX控股對知識文檔管理的需求，且應(yīng)用范圍涉及到集團的全部員工，我們通過了解日常處理的知識文檔和文件管理的方式、知識種類、格式以及安全控制，在實施方法上由實施顧問和系統(tǒng)管理員共同確定了具體的方法，要點如下:
 文檔目錄的規(guī)劃：總體目錄規(guī)劃是集團層面統(tǒng)一設(shè)置部分公用的文檔目錄,將常用的目錄分類在集團層面確定,在此基礎(chǔ)上,以每個部門級為單位建立一級。
 文檔目錄的管理：集團層面的公共目錄由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理，部門級的目錄由各個部門的關(guān)鍵用戶進行管理,由管理員負責對關(guān)鍵用戶授權(quán)。
 權(quán)限分工：系統(tǒng)管理員負責維護集團層面的公共目錄，建立及授權(quán)部門級的一級目錄，部門級的一級目錄下的二級和三級目錄由各關(guān)鍵用戶進行管理。
同時，建立企業(yè)級規(guī)模的文檔管理機制，將目前主要由員工個人維護管理的文檔，集中在部門、公司一級進行管理，在這個基礎(chǔ)上實現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞。“層次化”管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進行層次化的目錄管理，以及使用關(guān)鍵字或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔。實現(xiàn)對文檔處理周期的管理，包括文檔的撰寫、審閱、批準、發(fā)布、存檔等各個環(huán)節(jié)。對文檔進行版本控制，保證員工所訪問的是最新和有效的文檔。實現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化，如自動發(fā)送審批請求、自動催辦等。更有效地進行安全性控制，在加強制定和實施組織檔保密制度的同時，也同時以信息技術(shù)的手段對各種文檔實行分層次、分級別的權(quán)限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進行監(jiān)督管理。具體實現(xiàn)方案要點如下：
 在知識文檔目錄中建立案例目錄，示例如下：
 
 文檔安全性設(shè)置：通過文檔的共享權(quán)限，可以設(shè)置文檔的閱讀、編輯與完全控制權(quán)限。人員選擇可以按照人員名稱、行政崗位、部門、通用群組。
 
 知識文檔審批：在知識文檔目錄中，用戶提交文檔后，系統(tǒng)將根據(jù)預先設(shè)置好的流程自動通知相關(guān)人員進行審批處理，審批完成后的文檔自動發(fā)布。
2.2 知識文檔目錄與結(jié)構(gòu)
XX OA知識文檔目錄結(jié)構(gòu)，以控股公司及各子公司作為主目錄進行分類，知識管理需根據(jù)XXOA的不斷深入應(yīng)用，以及用戶對知識文檔管理的更多需求而不斷擴展。
知識目錄結(jié)構(gòu)如下（以控股公司為例）：
 創(chuàng)建人：對該目錄的文檔誰具有權(quán)限來創(chuàng)建。
 默認共享范圍：是指這個目錄下的文檔默認情況下誰可以看到。可以指定某一個人，也可以指定某一個部門，系統(tǒng)提供多種共享的設(shè)置。
 是否有相關(guān)審批流程：審批流程根據(jù)目錄文檔的內(nèi)容設(shè)定審批步驟和審批人
主目錄 分目錄 子目錄 是否審批 創(chuàng)建人 默認共享范圍
控股公司 集團介紹 集團簡介 是 企劃部 所有人
  集團組織結(jié)構(gòu) 是 人力資源部 所有人
  

主目錄	分目錄	子目錄	是否審批	創(chuàng)建人	默認共享范圍
控股公司	集團介紹	集團簡介	是	企劃部	所有人
		集團組織結(jié)構(gòu)	是	人力資源部	所有人
		企業(yè)榮譽	是	企劃部	所有人
		企業(yè)文化	是	企劃部	所有人
		產(chǎn)品展示	是	企劃部	所有人
		員工天地	否	企劃部	所有人
	規(guī)章制度	人事管理	是	綜合部	所有人
		行政管理	是	綜合部	所有人
		財務(wù)管理	是	綜合部	所有人
		安全管理	是	綜合部	所有人
		采購管理	是	綜合部	所有人
		質(zhì)量管理	是	綜合部	所有人
	通知管理	通知發(fā)布	是	綜合部	所有人
		新聞發(fā)布	是	綜合部	所有人
		公告發(fā)布	是	綜合部	所有人
	培訓管理	人事管理	否	所有人	所有人
		行政管理	否	所有人	所有人
		財務(wù)管理	否	所有人	所有人
		生產(chǎn)管理	否	所有人	所有人
		采購管理	否	所有人	所有人
		銷售管理	否	所有人	所有人
		項目管理	否	所有人	所有人
		市場管理	否	所有人	所有人
		龍工制度	否	所有人	所有人
		作業(yè)指導書	否	所有人	所有人
		企業(yè)文化	否	所有人	所有人
	采購管理	配套物資	否	供應(yīng)部	所有人
		鋼材物資	否	供應(yīng)部	所有人
		固定設(shè)備	否	供應(yīng)部	所有人
	合同管理	采購合同	否	所有人	創(chuàng)建人本部門
		銷售合同	否	所有人	創(chuàng)建人本部門
		服務(wù)合同	否	所有人	創(chuàng)建人本部門
		基建合同	否	所有人	創(chuàng)建人本部門
		租賃合同	否	所有人	創(chuàng)建人本部門
	IT管理	X3	否	信息管理部	所有人
		U9	否	信息管理部	所有人
		K3	否	信息管理部	所有人
		CRM	否	信息管理部	所有人
		OA	否	信息管理部	所有人
		HR	否	信息管理部	所有人
		作業(yè)指導書	否	信息管理部	所有人
		PLM	否	信息管理部	所有人
		生產(chǎn)、財務(wù)、供應(yīng)鏈	否	信息管理部	所有人
		項目管理	否	信息管理部	所有人
		軟件工程理論	否	信息管理部	所有人
		系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程	否	信息管理部	所有人
		部門文化	否	信息管理部	所有人
		信息部合同	否	信息管理部	所有人
		通訊錄	否	信息管理部	所有人
		會議紀要	否	信息管理部	所有人
		其他文檔	否	信息管理部	所有人
		新員工知識	否	信息管理部	所有人
	財務(wù)管理	報表	否	財務(wù)部	創(chuàng)建人本部門
	銷售管理	報表	否	銷售部	創(chuàng)建人本部門
	生產(chǎn)管理	報表	否	總調(diào)	創(chuàng)建人本部門
	質(zhì)量管理	報表	否	全質(zhì)辦/質(zhì)檢部	創(chuàng)建人本部門
	產(chǎn)品管理	報表	否	技術(shù)部	創(chuàng)建人本部門
	售后服務(wù)	報表	否	銷售部	創(chuàng)建人本部門
	企業(yè)標準	數(shù)據(jù)編碼標準	是	數(shù)據(jù)中心	所有人
	作業(yè)指導書	U9系統(tǒng)操作	否	所有人	所有人
		K3系統(tǒng)操作	否	所有人	所有人