CIO經(jīng)驗：管理軟件成功應用四條基本規(guī)范

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CIO經(jīng)驗：管理軟件成功應用四條基本規(guī)范1

不少企業(yè)的CIO在部署信息化管理軟件的時候，一開始都是興致勃勃;但是到信息化項目接近尾聲后，他們就像缺水的植物一樣焉下去了。信息化管理軟件沒有取得像他們預期那樣的效果，讓CIO無法像投資人交待。那么為什么會造成程中情況呢?CIO是不是需要認真分析總結一下?筆者在實際工作中也經(jīng)常遇到這種反差。根據(jù)筆者分析，這可能是以下這些原因所造成的。

一、基礎資料準備不理想。

信息化項目，三分軟件，七分實施，十二分數(shù)據(jù)?？梢娀A數(shù)據(jù)對于信息化項目的重要性。但是可惜的是，不少企業(yè)的信息化項目還是在這個基礎資料上載了跟斗。如筆者以前實施信息化項目的時候，就在基礎資料上走了不少的冤枉路。企業(yè)在上erp系統(tǒng)之前，企業(yè)已經(jīng)有了一個信息管理系統(tǒng)。這是一個企業(yè)自己研發(fā)的一個產(chǎn)品信息庫，用來管理企業(yè)的產(chǎn)品信息。在這個產(chǎn)品信息庫中，所有物料都是通過流水號編碼的。這個物料編碼原則不是很科學。如即時是企業(yè)的老員工，也指能夠記住一些常見產(chǎn)品的編號。當新員工到企業(yè)后，很難在短時間內(nèi)記住這些沒有絲毫規(guī)律的物料編碼。結果他們在查詢產(chǎn)品信息的時候，基本上都是通過產(chǎn)品名稱或者規(guī)格來查詢，降低了查詢速度。最要命的是一些新員工可能不熟悉系統(tǒng)中以前的紀錄，故當他們找不到某個產(chǎn)品紀錄(其實系統(tǒng)中存在)，他們就會新建這個產(chǎn)品信息。結果就導致產(chǎn)品信息庫中的紀錄又重復的情況出現(xiàn)。為此這個系統(tǒng)用到后來就成了企業(yè)信息化管理中的雞肋，丟之可惜，食之無味。企業(yè)在這個系統(tǒng)的取舍上很難做出決定。

其實，現(xiàn)在現(xiàn)在這個信息庫基本上已經(jīng)處于癱瘓階段。因為這個信息庫中的基礎資料存在著嚴重的缺陷。如物料編碼不合理，產(chǎn)品紀錄不唯一等等這些基礎資料的致命缺陷，嚴重影響了信息化系統(tǒng)的正常使用。這些基礎資料的質(zhì)量得不到保證，信息化系統(tǒng)的效果也就可想而知了。后來筆者跟企業(yè)領導一合計，最終還是放棄了這個產(chǎn)品信息庫，而準備上ERP系統(tǒng)。在部署ERP系統(tǒng)的時候，筆者抽調(diào)各個部門的精英對原有產(chǎn)品信息庫中的產(chǎn)品信息進行了清理。真是不理不知道，一理嚇一跳。這個產(chǎn)品信息庫中的產(chǎn)品信息最終只有大概40%左右的內(nèi)容可以用。難怪以前這個產(chǎn)品信息庫不能夠在企業(yè)中發(fā)揮應有的作用呢。

故筆者認為，基礎資料不理想，如物料編碼不合理或者基礎資料存在著重復、錯誤的現(xiàn)象，這是導致企業(yè)信息化項目效果不理想的罪魁禍首。

二、軟件選型不對口。

另外一個制約企業(yè)信息化項目效果的因素就是軟件選型。不好企業(yè)在信息化項目選型的時候，可能太過于關注軟件的價格，結果忽視了信息化管理軟件與企業(yè)的兼容性。筆者跟不少企業(yè)的CIO交談過，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)都存在著大腳穿小鞋或者小腳穿大鞋的情況。也有不少企業(yè)存在著行業(yè)不對口的情況。這些都會對企業(yè)實施信息化項目帶來負面影響。

如筆者認識一家制造企業(yè)的信息化項目負責人。他們主要從事五金工具的生產(chǎn)。前兩年他們企業(yè)開始上一個ERP項目，采用的是一個開源的ERP系統(tǒng)。據(jù)說這個系統(tǒng)是當時最大的一個開源系統(tǒng)。可是企業(yè)上這個ERP后并沒有從中取得多大的效果。后來根據(jù)這個項目負責人分析，就是因為這個軟件不對口所造成的。原來這家企業(yè)現(xiàn)在管理的瓶頸主要在于生產(chǎn)管理上。企業(yè)產(chǎn)能管理、生產(chǎn)排程、委外管理與控制、生產(chǎn)成本控制等等，這些是企業(yè)管理中的難點?？墒悄菚r企業(yè)采用的這款開源ERP系統(tǒng)根本無法實現(xiàn)這方面的控制。結果呢，就可想而知，不能夠解決企業(yè)生產(chǎn)管理中的實際問題，這款ERP系統(tǒng)最終只成了一個擺設。這家企業(yè)花了一年半的時間實施這個 ERP系統(tǒng)，最終還是失敗告終，不能夠取得他們預計的效果。最后這家企業(yè)不得不對ERP系統(tǒng)進行二次選型。上個月還碰到過這家企業(yè)的項目負責人，他們現(xiàn)在好像采用了神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)(號稱國內(nèi)生產(chǎn)管理模塊最強的ERP軟件)，只用了半年的時間，在生產(chǎn)管理上就取得了一定的成效。比企業(yè)以前花了一年半的時間效果還要明顯。

可見，信息化管理軟件與企業(yè)門當戶對也是必須的。否則的話，就容易造成信息化管理軟件與企業(yè)不兼容的現(xiàn)象。據(jù)筆者這幾年工作的了解，企業(yè)與信息化管理軟件不兼容的情況經(jīng)常發(fā)生。主要存在如下幾個不對口的情況。

一是上面所說的功能不對口。每個企業(yè)都有自己管理上的瓶頸。如果這些管理上的瓶頸不能夠通過信息化管理軟件得到有效改善的話，或者說信息化管理的重點都在那些無關痛癢的作業(yè)上面，那么這個信息化管理軟件的效果就會大打折扣。故筆者建議，企業(yè)CIO在進行信息化項目選型的時候，最好先分析一下企業(yè)現(xiàn)有的實際情況，找出企業(yè)日常管理中的瓶頸。然后再有針對性的去選擇信息化管理軟件，如此的話就可以對癥下藥。如信息化管理軟件能夠把企業(yè)的管理瓶頸解決了，那么及時其他問題處理上稍有欠缺，信息化管理軟件的效果也就體現(xiàn)出來了。

二是行業(yè)不對口。其實現(xiàn)在大部分信息化管理軟件都實現(xiàn)了行業(yè)的細分。如ERP管理系統(tǒng)，其大的就可以分為服務型ERP軟件、制造企業(yè)ERP軟件等等。而制造企業(yè)ERP又可以分為服裝企業(yè)ERP系統(tǒng)、食品企業(yè)ERP解決方案、五金制造業(yè)、房地產(chǎn)ERP系統(tǒng)等等。俗話說，內(nèi)行看門道，外行看熱鬧。雖然企業(yè)管理上具有一定的相通性，但是行業(yè)之間的差異畢竟還是存在的。而且這個差異現(xiàn)在已經(jīng)明顯影響到了企業(yè)信息化項目的效果。根據(jù)筆者的了解，有不少企業(yè)就因為這個軟件行業(yè)的不對口，結果信息化管理軟件的效果大打折扣。如筆者認識一家企業(yè)，他們是一家食品企業(yè)，結果在ERP軟件選型的時候，可能被軟件公司忽悠了，結果就選擇了一款制造業(yè)通用的ERP解決方案。沒用幾個用，他們就后悔死了。原來在這款制造業(yè)通用ERP系統(tǒng)中，雖然也可以實現(xiàn)批號管理、保質(zhì)期管理等功能，但是操作起來非常的麻煩，不符合食品企業(yè)的實際情況。因為食品企業(yè)有一個強制管理措施，對于所有的原材料、成品都需要進行批號與保質(zhì)期管理，以保證食品的安全。可見批號管理與保質(zhì)期管理是企業(yè)物料管理中最重要、最頻繁的作業(yè)。如果他們操作起來比手工管理要麻煩的話，那么就會對企業(yè)物料管理的效率產(chǎn)生很大的負面影響。最讓人不能夠忍受的是，這家企業(yè)的IT負責人后來試用了一款專為食品行業(yè)開發(fā)的ERP系統(tǒng)。在這個食品行業(yè)的ERP系統(tǒng)中，他發(fā)現(xiàn)這款系統(tǒng)的批號與保質(zhì)期管理非常的方便。原來這款系統(tǒng)是根據(jù)食品行業(yè)的特點來設計批號與保質(zhì)期管理的功能。這家軟件公司也坦言，這個批號與保質(zhì)期管理的思路，在食品行業(yè)是行得通的，但是如果那到其他行業(yè)，他們就可能會覺得這個處理方法會比較累贅?，F(xiàn)在這家食品企業(yè)還在考慮，到底是否要把原來的ERP系統(tǒng)推倒重來，選擇這款食品行業(yè)的ERP系統(tǒng)?？梢?，如果信息化管理軟件與企業(yè)的行業(yè)不對口，很有可能會減弱信息化管理軟件對企業(yè)管理的促進作用。故企業(yè)在信息化管理軟件選型的時候，最好要先看看這個軟件是否有行業(yè)的細分。若有的話，最好先在對口的行業(yè)軟件，以減少信息化項目實施過程中的障礙，提高信息化管理軟件的效果。

在軟件選型方面，除了這兩個不對口之外，其他就是一些老生常談的內(nèi)容了。如信息化軟件的規(guī)模跟企業(yè)的規(guī)模不相符，如集團企業(yè)選擇了一款單企業(yè)管理的信息化管理系統(tǒng);如語言環(huán)境不相符，例如一家公司有不少外籍管理者，卻最終選擇了一款只支持中文版的管理軟件等等。這些軟件跟企業(yè)的不對口，雖然有很多人都多次提到過，可是不少企業(yè)的CIO還是容易忽視這些方面的內(nèi)容。筆者認為，行業(yè)不對口與功能不對口是信息化項目中的致命傷。其他的不對口還可以通過其他方式來彌補。而這兩個不對口及時能夠解決，也會增加信息化項目的成本，降低信息化項目的效果。故筆者建議CIO在選型時，“門當戶對”這個觀念還是要有的。