選型故事：財務管理系統(tǒng)選型的壞帳準備

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企業(yè)的應付帳款能夠百分之百轉化為企業(yè)實際的資金嗎？答案當然是否定的。根據筆者了解，中小企業(yè)的壞帳率是比較高的。據不完全統(tǒng)計，這個壞帳率大概在5%左右。而現在金融危機的影響下，這個比率也越來越高。為了應對這個壞帳對企業(yè)的影響，不少企業(yè)都提出了壞帳準備的要求。

財務總監(jiān)再次找到了王曉，明確提出要在財務管理軟件中，根據企業(yè)的要求來實現對壞帳的控制。但是，可惜的是王曉對于壞帳準備了解的并不多。為此，財務總監(jiān)李鐵英不得不對王曉作出詳細的介紹。

假如企業(yè)2月份有應付帳款100萬，4月份到期?，F在企業(yè)在3月底的時候，發(fā)現這個客戶的付款能力有問題，預計在到期只能夠收到90萬。也就是有10萬可能收不回來了，預計會成為壞帳。為此，在3月底財務要進行壞帳計提，這主要是因為這個計提的壞帳準備可以抵扣稅。而且國家對這方面也有規(guī)定，如：不能夠全額計提壞帳準備等等。

概念是聽懂了，但是王曉還是不知道如何判斷軟件是否符合企業(yè)的需要。財務總監(jiān)李鐵英提出，可以從壞帳核算的步驟出發(fā)，來考慮軟件選型。

第一步：壞帳核算的計提

壞帳核算往往是根據客戶來計提。具體要提多少，往往跟兩個數字相關。一個是客戶的應付帳款余額，一個是預計的壞帳計提比率。有時候，還跟應付帳款的到期日期有關。不過我們所在的企業(yè)，考慮壞帳準備的時候，不考慮應付帳款的到期日期。如某個客戶月底的應付帳款余額為100萬（含到期未付的應付帳款）。企業(yè)預計這個客戶的付款能力有問題，跟客戶協(xié)商后，確認到時候可能只能夠收會90萬。此時，就需要在月底的時候，計提壞帳準備10萬。

對財務軟件提出的要求：

這個步驟看起來比較簡單，但是需要經過比較多的步驟。如需要統(tǒng)計應收帳款的余額，需要計算計提的金額，需要做會計分錄等等，處理起來還是比較累的。為此，在財務系統(tǒng)中最好能夠幫助財務人員減少工作量。如：財務人員只需要輸入某個客戶壞帳的比率，那么系統(tǒng)就會自動統(tǒng)計應付帳款余額并計算應該計提的比例。把結果給財務人員看了之后，只要財務人員一確認之后那么系統(tǒng)就會產生相關的單據并且會自動生成會計分錄。

第二步：沖回計提的壞帳準備

如果在3月份發(fā)現客戶的付款能力有問題，而計提了10萬的壞帳準備。在4月份的時候，這個客戶的付款能力可能又恢復了一點。此時，根據國家的要求，這個壞帳準備就需要沖回。但是往往不會百分之百的沖回。如企業(yè)根據實際情況，預計到期可以收會95萬，則就需要沖回5萬的壞帳準備。

對財務管理軟件提出的要求：

在沖回壞賬準備時，有一個限制條件，即原來計提了多少，就只能夠沖回多少。如上面只提了10萬的壞賬準備，就只能夠沖回10萬。而不能夠沖回15萬。如果財務人員多沖回了，那么就有做假賬的嫌疑。為此當財務人員在處理這個業(yè)務的時候，就需要特別小心，不能夠碰這個地雷。所以在系統(tǒng)中處理這個業(yè)務的時候，需要系統(tǒng)為財務人員提供一定的幫助。如：員工在做沖回業(yè)務時，系統(tǒng)要能夠自動提示財務人員，現在這個客戶的壞賬準備有多少了。如此可以給財務人員處理業(yè)務提供一個參考。而且還需要實現一個限制，即員工沖回的壞賬準備，不能夠超過這個最高的限額。為了減少財務人員處理這個業(yè)務時出錯的幾率，添加這個限制是必要的。

第三步：壞賬準備發(fā)生時的業(yè)務處理

如果不幸，這個壞帳賬真的發(fā)生了，企業(yè)仍然需要做不少的后續(xù)業(yè)務。如上面這個例子中，企業(yè)到期后只收到了90萬的應收賬款，另外10萬是收不回了。此時，企業(yè)財務人員至少需要做兩筆業(yè)務。一是收回應收賬款時，做一筆借銀行存款、貸應收賬款的業(yè)務。二是把壞賬準備的金額沖銷掉。

對財務管理的要求：

為了減少員工的操作，在這里最好系統(tǒng)也能夠實現自動轉換處理。也就是說，在應付賬款轉為銀行存款的時候，系統(tǒng)需要判斷這個客戶是否存在壞賬準備。如故存在，則同時要銷壞賬準備的金額。如此，財務人員只需要做一步，就可以同時完成兩筆會計分錄。

第四步：經過企業(yè)的努力最后收會了壞賬

并不是說，企業(yè)的壞賬發(fā)生了，就一定收不回來。企業(yè)后續(xù)仍然會跟客戶進行努力，最后仍然有收會壞賬的可能。如果企業(yè)確認了壞帳準備后，再收會款項，又該如何處理呢？本來，只需要經過一個步驟即可，即只需要在壞賬準備與銀行存款兩個科目之間做一下調整即可。但是，企業(yè)會計制度明確規(guī)定，這么處理是不行的。企業(yè)會計準則中規(guī)定，收會已經被確認的壞賬時，需要經過兩個步驟。首先在壞賬準備與應收賬款之間進行調整，增加應收賬款的余額。然后再在應收賬款與銀行存款之間進行調整，應收賬款減少，銀行存款增多。

對財務管理軟件的要求：

針對這種情況，最好要求財務管理軟件能夠幫助管理員實現一步到位。即財務人員在處理業(yè)務時，只需要財務人員選擇壞賬收回功能，然后系統(tǒng)就可以調出所有的壞賬發(fā)生業(yè)務?；蛘哓攧杖藛T可以根據客戶來過濾所需要的壞賬確認業(yè)務。財務人員選擇這個業(yè)務并輸入收回的金額，然后后續(xù)的業(yè)務都會由系統(tǒng)來幫助完成。如此設計的話，就可以大大縮短財務人員操作的時間。而且由于是系統(tǒng)自動完成，這也有利于提高單據的準確率。

其實計提壞帳準備，對于企業(yè)來說是有利的，是國家保護企業(yè)、保護投資人的一個有利措施。但是計提壞賬準備明顯增加了企業(yè)管理的難度，增加了財務工作人員的工作量。如果系統(tǒng)能夠提供一種簡便的管理方法，那么壞賬準備這個降低企業(yè)管理風險的工具，必定越來越多的被企業(yè)所采用。

聽了李鐵英的介紹后，王曉有一種豁然開朗的感覺，對財務管理軟件選型提供了很大的幫助。（CIO時代網）