網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目實施未雨綢繆 避免亡羊補牢

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       在網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目中，要做到未雨綢繆，就需要項目管理和實施人員在項目推進(jìn)過程中，對下一階段可能發(fā)生的事情進(jìn)行預(yù)測，把握好項目發(fā)展的趨勢。這就好像下象棋一樣，要多想幾步棋，凡事要早點準(zhǔn)備，掌握項目的主動權(quán)。說起來可能有點空洞，筆者下面就提出一些具體的建議，供大家參考。

　　一、要考慮每一個項目階段普遍存在的問題

　　網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目可以根據(jù)項目進(jìn)度，分為項目立項、需求調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重組、模擬運行、并向運行、正式上線等幾個階段。其實不同的企業(yè)，雖然有各自的特性，但是也存在著一些普遍的問題。有經(jīng)驗的項目管理員，對各個階段普遍存在的問題有深入的了解。此時他們就可以預(yù)先采取措施，針對這些問題采取應(yīng)對措施。而不會等到問題真的發(fā)生了，再來解決。掌握各個階段所存在的普遍問題就是做好網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目未雨綢繆的首要工作。

　　如以業(yè)務(wù)流程重組為例，可能存在著如下幾個共性的問題。

　　一是企業(yè)對于自身的流程過于自信。由于缺乏外在的參考，用戶會認(rèn)為自己所采用的流程是合理的，要求系統(tǒng)的安全按照自己的流程來走，排斥業(yè)務(wù)流程重組。針對這種障礙，實施顧問該如何應(yīng)對？筆者認(rèn)為，實施顧問應(yīng)該將企業(yè)現(xiàn)在使用的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對比，向用戶說明如果繼續(xù)沿用企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，可能存在這些風(fēng)險。利用具體的數(shù)據(jù)來說話，而不是片面的強(qiáng)調(diào)讓用戶遵循系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程。企業(yè)管理者上網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)也是為了改善企業(yè)現(xiàn)有的管理水平。如果他們能夠切實的認(rèn)識到現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的漏洞，相信他們能夠欣然的接受新的流程。

　　二是新流程的從接受到熟悉需要有一個過程。企業(yè)使用了網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)的新流程之后，由于不熟悉等原因，比較容易出差錯。如果實施顧問能夠意識到這個問題，那么就可以采取一些未雨綢繆的措施。如在模擬運行時，會有針對性的多設(shè)計一些新流程的業(yè)務(wù)。讓用戶多操練幾次，以熟悉新的流程。在后續(xù)并向運行時，也會指導(dǎo)項目管理員，多多跟蹤這些新的流程，以督導(dǎo)用戶按新流程來操作，避免舊病復(fù)發(fā)。

　　三是提醒用戶更改原有的管理制度。通常情況下企業(yè)在上網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目之前，已經(jīng)有完整的業(yè)務(wù)流程文檔。在實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目時，如果對原有的流程做出了新的調(diào)整，那么就一定要及時調(diào)整原先的業(yè)務(wù)流程文檔，做到讀、寫、做一致。以免在后續(xù)培訓(xùn)時，出現(xiàn)互相矛盾的地方。

　　以上提的這些內(nèi)容都是在業(yè)務(wù)重組環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)錯誤的事情。項目管理員只要能夠意識到這些內(nèi)容，那么就可以在項目實施環(huán)節(jié)中，采取預(yù)防措施來避免這種情況?，F(xiàn)在不少網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件提供商提出了標(biāo)準(zhǔn)化實施的口號。其實其核心的內(nèi)容就是將每個環(huán)節(jié)必須要做的內(nèi)容以書面的形式規(guī)定下來。與筆者談的思想是一致的。

　　二、與用戶溝通時可能存在誤解

　　人與人的溝通，由于文化背景的差異，往往會存在誤解。A說的話，B聽起來可能是另外一種含義。在日常生活中，這種情況也非常普遍。針對這種情況，實施顧問或者項目管理員，應(yīng)該采取什么樣的未雨綢繆的措施呢？筆者認(rèn)為可以采取如下應(yīng)對措施。

　　一是盡量采取更多的輔助證據(jù)。如在需求調(diào)研過程中，用戶會提出各種各樣的報表要求。如果只憑用戶說，實施顧問記，可能記不全，或者會對用戶說的內(nèi)容存在歧義。此時就應(yīng)該采取更多的輔助證據(jù)。如用戶已經(jīng)有現(xiàn)成的報表了，那么可以像他們要一份。如果沒有的話，那么可以讓用戶先在Excel表格中設(shè)計好然后再給我們。有時候用戶說了一個小時，說的口干舌燥，還不如一份表格能夠說明問題。

　　二是說完后讓用戶進(jìn)行重新確認(rèn)。在收集用戶的需求時，即使對于同一個問題，大家你一言、我一言，會提出各自的需求。但是有可能會有相互矛盾的地方，或則說可能某些內(nèi)容還沒有考慮到。筆者在進(jìn)行需求調(diào)研時，會將用戶的需求都一五一十的記錄下來，整理好。然后再讓用戶去簽字確認(rèn)。用戶在簽字時，會對自己所說的內(nèi)容再梳理一遍。有不準(zhǔn)確的地方可以進(jìn)行及時修改或者有歧義的地方進(jìn)行再次確認(rèn)。這就相當(dāng)于一個審核的過程。通過這個確認(rèn)，可以在一定程度上消除溝通上的誤區(qū)，讓實施顧問了解用戶內(nèi)心的真實意圖。

　　三、預(yù)測實現(xiàn)某個業(yè)務(wù)的條件是否成熟

　　作為企業(yè)管理者，總想使用網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中的所有功能。筆者以前在企業(yè)中做項目專員的時候，企業(yè)一把手就會讓我定期的羅列網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中還沒有使用的功能，然后讓我盡量的使用起來。對于大部分企業(yè)來說，如果能夠用到企業(yè)現(xiàn)有模塊的70%的功能已經(jīng)是相當(dāng)不錯了。有些作業(yè)要么是企業(yè)不適用，要么是企業(yè)還沒有實現(xiàn)這個作業(yè)的條件。如果硬著頭皮上，反而會造成不必要的麻煩。

　　作為實施顧問或者項目管理員，應(yīng)該養(yǎng)成一個預(yù)測的能力，預(yù)測實現(xiàn)某個業(yè)務(wù)的條件是否成熟。而不是不管三七二十一，先開始上這個業(yè)務(wù)再說。等到遇到挫折了或者失敗了，再回頭看看，原來是某個條件還不具備。

　　如企業(yè)要上成本模塊。上這個模塊的話有一定的先決條件。如企業(yè)的庫存金額準(zhǔn)確率要達(dá)到95%以上；各種單據(jù)的準(zhǔn)確率（如采購單、生產(chǎn)訂單、領(lǐng)料單等等）要達(dá)到99%以上；各相關(guān)單據(jù)要及時審核等等。如果這些條件沒有滿足，及時成本能夠順利的計算出來，其準(zhǔn)確率也并不會很高。為此在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中，成本模塊往往是放在第二個層次來實施。等到以上這些條件滿足了，實施顧問就可以建議企業(yè)開始實施成本模塊。

　　欲速則不達(dá)。企業(yè)在決定實施某個業(yè)務(wù)時，實施顧問或者項目管理員需要預(yù)先評估相關(guān)的先決條件是否已經(jīng)成熟。要培養(yǎng)自己這方面的預(yù)測能力。讓企業(yè)管理者最擔(dān)心的是，項目團(tuán)隊先硬著頭皮上。等到不行時再來分析原因。此時前面所作的努力都將白費。

　　四、對可能存在的岔路進(jìn)行整理

　　人在走路時會遇到岔路。在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)實施中，也是如此。雖然說條條道路都可以同羅馬，但是最有效果的路往往只有一條。防止用戶走冤枉路的方法，只有一個。即將沒有的岔路通通封死掉，只留下可用的一條。

　　在項目實施過程中，如何來判斷哪些岔路是行不通的呢？這就需要實施顧問有未雨綢繆的能力。筆者在日常工作中，是這么教育新來的實施顧問的。

　　針對同一個問題，往往會有不同的解決方案。作為一個合格的實施顧問，首先需要認(rèn)識到，不同的企業(yè)，具有不同的特點，往往會采取不同的解決方案。也就是說，A解決方案可能適合甲企業(yè)，但是不一定適合乙企業(yè)。我們現(xiàn)在需要做的就是，將多種解決方案都列出來，然后讓用戶根據(jù)企業(yè)的實際情況來判斷，該采用什么樣的解決方案。作為實施顧問，不應(yīng)該幫企業(yè)拿注意，只能夠在旁進(jìn)行協(xié)助。等到用戶確認(rèn)所需要采用的解決方案之后，就將剩余的通道關(guān)掉。并對用戶所決定采用的解決方案進(jìn)行分析，給用戶講清楚如果采用這個解決方案，未來需要注意的內(nèi)容。讓用戶也能夠未雨綢繆，在后續(xù)的操作中，引起足夠的重視。

　　總之，要做到未雨綢繆，并不是很困難。主要是經(jīng)驗。有經(jīng)驗的實施顧問，就能夠?qū)椖窟^程中可能遇到的問題進(jìn)行預(yù)測，并采取對應(yīng)的措施。這對于保障網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目的成功，有很大的幫助。