文檔知識(shí)管理

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　　在信息時(shí)代里，知識(shí)已成為最主要的財(cái)富來源，組織和個(gè)人的最重要的任務(wù)就是對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理。企業(yè)內(nèi)部將員工頭腦思想當(dāng)中有用的信息聚集起來就是協(xié)同OA知識(shí)管理，可以為企業(yè)協(xié)助、組織或個(gè)人，透過信息科技，將知識(shí)經(jīng)由創(chuàng)造、分類、儲(chǔ)存、分享、更新，為企業(yè)或個(gè)人帶來實(shí)質(zhì)價(jià)值的管理流程與策略。

        一、OA辦公系統(tǒng)的知識(shí)管理功能可以給企業(yè)帶來哪些好處?

　　其實(shí)可以說的簡(jiǎn)單一點(diǎn)，OA辦公系統(tǒng)的知識(shí)管理是為企業(yè)組織內(nèi)部信息發(fā)布及傳播提供場(chǎng)所，使組織的新聞、通知、公告、規(guī)章制度、各種類型文檔等能快速傳播;收集組織的各類信息資源，文檔資料，專家技能，形成內(nèi)部的知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的快速傳播與共享，從而提高團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)能力，快速響應(yīng)能力，提高員工技能素質(zhì)。

　　除此之外，OA辦公系統(tǒng)不僅可有效推動(dòng)企業(yè)知識(shí)管理發(fā)展，在有效提升企業(yè)員工自主學(xué)習(xí)能力，提高員工綜合辦公效率，為企業(yè)節(jié)約時(shí)間、管理成本的同時(shí)，亦是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)知識(shí)由積累到創(chuàng)新的跨越式發(fā)展。

　　二、那么OA辦公系統(tǒng)應(yīng)從哪些方面來進(jìn)行知識(shí)管理呢?

　　1、知識(shí)是怎么產(chǎn)生的：明確誰生產(chǎn)信息，怎么生產(chǎn)、誰積累信息，怎么積累，實(shí)現(xiàn)信息采集

　　2、知識(shí)的整理：明確誰來匯總、怎么匯總、如何更新，形成知識(shí)分類

　　3、知識(shí)資產(chǎn)：確定知識(shí)管理者，構(gòu)建知識(shí)庫

　　4、知識(shí)應(yīng)用：明確誰需要知識(shí)、哪個(gè)環(huán)節(jié)需要知識(shí)，尋找需求點(diǎn)

　　5、對(duì)知識(shí)創(chuàng)新：通過信息采集、梳理、評(píng)價(jià)形成知識(shí)庫，在知識(shí)管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新;形成由被動(dòng)采集到主動(dòng)分享的知識(shí)共享氛圍，留住企業(yè)知識(shí)。

　　三、根據(jù)以上的這些方面了解泛普軟件OA系統(tǒng)對(duì)知識(shí)管理的解決方案：

　　1、知識(shí)的獲?。?/strong>除了現(xiàn)成的文檔資料外，知識(shí)更多的存在于的日?；顒?dòng)的過程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過程中。因此OA應(yīng)擴(kuò)大其對(duì)企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運(yùn)營，同時(shí)將知識(shí)管理貫穿于企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時(shí)隨地的關(guān)注、跟蹤和獲取業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的知識(shí)，并進(jìn)行及時(shí)的記錄，而不必從頭編輯文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對(duì)一個(gè)客戶從獲得信息到簽單的銷售過程可以很方便的隨時(shí)被記錄，簽單結(jié)束后便可自動(dòng)形成知識(shí)庫的一部分;另外就是OA也可以進(jìn)一步擴(kuò)展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺(tái)，并將其中的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)。

　　2、知識(shí)的整理：知識(shí)的原始形態(tài)是雜亂無章的，因此需要對(duì)各種類型化的知識(shí)進(jìn)行有序的管理和梳理。這包括提供OA辦公系統(tǒng)對(duì)各種形式的文檔，比如PPT、EXCEL、 Word等文檔的存儲(chǔ);對(duì)各種數(shù)據(jù)和信息的轉(zhuǎn)化，提供可高度定義的知識(shí)目錄，提供可細(xì)分的，多角度的共享權(quán)限安全設(shè)定，提供各種知識(shí)展現(xiàn)平臺(tái)。

　　3、知識(shí)的分發(fā)：完成了知識(shí)的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價(jià)值的知識(shí)通過各種手段進(jìn)行廣泛的傳播。因此一方面，知識(shí)可以以各種形式展現(xiàn)，例如可以根據(jù)OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)、企業(yè)新聞、通知公告、相關(guān)文檔等;另一方面還可以通過即時(shí)通訊、工作流程等進(jìn)行分發(fā);共享知識(shí)的可以為某個(gè)部門的人員，也可以為整個(gè)企業(yè)或外部的合作伙伴等。

　　4、利用知識(shí)：完成了知識(shí)分發(fā)后，下一步的工作就是促進(jìn)人員有效的對(duì)知識(shí)進(jìn)行汲取，并對(duì)知識(shí)的轉(zhuǎn)化進(jìn)行評(píng)估和分析。這包括知識(shí)的查詢，如可以通過OA辦公系統(tǒng)提供出色的信息檢索功能、知識(shí)關(guān)聯(lián)、知識(shí)地圖等使企業(yè)在業(yè)務(wù)過程中可以迅速地獲得需要查找的信息;學(xué)習(xí)評(píng)估和考核，提供各種學(xué)習(xí)和測(cè)驗(yàn)工具;知識(shí)分析和統(tǒng)計(jì)，從各種角度分析知識(shí)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容以及被閱讀的情況，判別知識(shí)的價(jià)值和人員的趨向等。

　　5、創(chuàng)新知識(shí)：知識(shí)被汲取并加以利用后，又會(huì)在實(shí)踐中產(chǎn)生新的知識(shí)。因此知識(shí)管理還需要利用OA辦公系統(tǒng)創(chuàng)建、溝通、交流等手段讓新的知識(shí)顯性化，補(bǔ)充到原有的知識(shí)體系中，并重新進(jìn)入知識(shí)獲取、存儲(chǔ)、共享、利用、創(chuàng)新的新一輪循環(huán)，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時(shí)和便利的創(chuàng)建知識(shí);新知識(shí)能夠迅速進(jìn)入原有的知識(shí)體系;與人力資源管理相結(jié)合，對(duì)知識(shí)積累的考核和激勵(lì);突破組織界限，進(jìn)行動(dòng)態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內(nèi)外部的知識(shí)力量等。

　　通過以上的OA辦公系統(tǒng)知識(shí)管理的解決方案可以分析出：OA辦公系統(tǒng)可以使員工樹立知識(shí)管理思想，認(rèn)識(shí)到企業(yè)知識(shí)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的決定性作用。只有充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)知識(shí)與企業(yè)命運(yùn)乃至個(gè)人利益的密切關(guān)系，員工才會(huì)自覺地維護(hù)企業(yè)知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)管理的順利進(jìn)行