正確認識合同管理

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    在實際應用中，我們對合同管理是有一個誤區(qū)的，那就是認為只要將合同文本收藏好，不要丟失，不要損壞，不要弄臟，就達到了合同管理的目的。
事實上，這根本不是合同管理，充其量也就是合同文本的保管。
合同管理是一個復雜的過程，內(nèi)容相當豐富，就建設工程施工合同而言，大體包括合同的總體策劃、招投標策劃、發(fā)包模式策劃、示范文本的選用及其評審、合同簽訂、履行中的管理、合同糾紛的處理等等內(nèi)容，甚至工程簽證、索賠、竣工驗收等都是建設工程施工合同管理的內(nèi)容。免費版合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎，從風險管理的視角對合同管理進行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強合同履行的跟蹤，對各種預警進行控制風險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。免費版合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應用，通過流程來打通各個模塊之間的血脈，建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，當我們找到其中的一個信息點時，與此信息點相關的所有信息都被提取出來，供所有合同相關不同角色的人員使用。
合同管理是落實企業(yè)風險管理和內(nèi)部控制的一項核心的管理業(yè)務，合同是企業(yè)對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營成敗，然而長期以來，由于在合同管理中實行手工管理，合同審批流程不明確，信息利用水平不高，造成合同管理過程中業(yè)務處理效率低，浪費了大量的人力、物力，各部門之間合同流轉(zhuǎn)時間長而且容易出錯。這樣的機制已經(jīng)無法適應時代的發(fā)展，成為企業(yè)合同管理的瓶頸。
企業(yè)合同面臨問題如下：
采用手工管理合同，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導致各部門協(xié)作，業(yè)務流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面：
文檔管理困難
傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領導需要了解合同文本時需要耗費很多時間。
進度控制困難
由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且當領導想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務人員的付款依據(jù)也與進度密切相關，但同樣存在障礙。
信息匯總困難
采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費大量時間還不一定準確。對于領導的決策時間有一定的影響。
缺少預警機制
缺少對合同進度、結(jié)款等關鍵節(jié)點的預警，不能準確地預測近期可能的收支項目，不能幫助公司進行財務規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運作。
業(yè)務管理是合同管理的核心需求，合同管理軟件必須解決實際業(yè)務管理中的問題；
專注于企業(yè)合同管理的動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務約束以及全方位的合同管理功能；
功能包括了合同起草、合同審批、文本管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、項目管理、合同結(jié)款情況統(tǒng)計分析、報表輸出和決策支持等。
由于建設工程施工合同管理的內(nèi)容比較復雜，專業(yè)性要求較高，涉及面較為廣泛，很難將所有的內(nèi)容一次闡述完畢，本文著重論述合同總體策劃方面存在的問題及其解決辦法，以期與業(yè)內(nèi)同仁及或業(yè)主、承包商共商榷。