關于新形式下高?；n案管理工作的創(chuàng)新

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　　論文摘要：高?；n案是高校重要的檔案資源，是學校基本建設活動中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文從高?；n案的重要性入手，介紹了高校基建檔案的內(nèi)容、作用及其特點，分析了高?；?a href="http://keekorok-lodge.com/yuangong/da/" target="_blank">檔案管理存在的問題，提出了幾點可實施的建議。

　　論文關鍵詞：高校；基建檔案；管理；對策

　　隨著我國高等教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴大，高校的基本建設進入了高速發(fā)展時期，隨之而來的是高校園區(qū)、大學城、新校區(qū)建設如雨后春筍蜂擁而上，每個建設新校區(qū)的高校要花幾個億或十幾個億投入到學校的征地、建設、原校區(qū)舊房的維修與改造等一系列基本建設。高校投入大量的資金建設教學、實驗、辦公、生活輔助用房及配套基礎設施道路、地下管道和環(huán)境綠化等等，建設過程中產(chǎn)生了大量有保存價值的基建檔案資料，高校基建工程檔案資料是學校檔案的重要組成部分，它不僅是高校基建工作真實記錄，而且是以后高校發(fā)展過程中建設規(guī)劃、管理及改擴建、維修的重要依據(jù)。它記錄了學校建設發(fā)展的歷史軌跡，其實際保存價值應該受到重視。
　　高?；ú块T工程檔案涉及規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，但建設單位作為工程項目管理的主體，自然要做好基建檔案管理工作。任何基本建設缺少工程檔案，就缺少了日常維護和以后改造的依據(jù)，基建檔案不僅能反映該建筑物的變化和發(fā)展，為學校規(guī)劃、建設、管理工作提供參考和歷史記錄，也對學校發(fā)展和經(jīng)濟建設發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程提供相互要求的依據(jù)；為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天更有利于將來，是高校一筆寶貴的物質(zhì)財富。
　　從現(xiàn)在高?；ü芾頇n案來看，高?；ú块T現(xiàn)有建設工程檔案管理工作制度還不能適應新形勢發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如：檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權責不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強建設工程檔案的管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機制。

　　一、高?；n案的主要內(nèi)容和特點

　　高?；n案作為高校建設活動中形成的第一手材料，是高?；窘ㄔO圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關技術資料?；n案是指在基建管理和基建工程項目建設活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設，從立項準備到工程竣工驗收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設項目檔案資料包括了工程項目每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，其主要特點是：
　?。ㄒ唬I(yè)性
　　是指基建檔案的形成領域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。
　?。ǘ┏商仔?
　　是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。
　?。ㄈ┈F(xiàn)實性
　　是指檔案有很強的現(xiàn)實使用價值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學校將來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的使用價值。
　　（四）周期長
　　主要是檔案要收集從項目的立項、設計、招投標、施工、竣工驗收、結算等多個階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著工程項目竣工結算才能完結，持續(xù)時間長，一般為1-2年，大型項目2年或更長時間，時間跨度不可預見。這些獨有的特點決定了基建檔案的作用是不可估量的。

　　二、高?；n案管理的意義

　?。ㄒ唬┯涗浉咝＝ㄔO歷史
　　基建檔案承載了高校基本建設大量的信息，它真實地記載了學校內(nèi)各類建筑物、構筑物及地上、地下各種管線等基本建設的規(guī)劃、設計、招投標、施工以及使用過程中的維護等實際經(jīng)過的詳細資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙設計、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。
　?。ǘΩ咝５睦m(xù)建和發(fā)展具有參考作用
　　完整系統(tǒng)的基建檔案會給后來的建設者提供翔實的基礎資料。技術人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕，建設過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。如某高校擬在原教學大樓上加層，該樓的基礎設計承載7層的荷載，當時由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設計圖紙直接施工。
　?。ㄈ┰诮ㄔO過程中可以重復利用
　　檔案的信息價值不僅是項目建設歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護、改造和將來學校建設的重要依據(jù)。工程建設檔案具備這樣的特征，可以重復利用或參考。工程設計檔案已經(jīng)過實踐的考驗，通用性很強的設計標準圖整理歸檔后，重復利用不僅可以縮短建設時間，而且還能節(jié)省勞動耗費，同時也提高工作效益及建設項目的經(jīng)濟效益。