淺析企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用的重要性

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　　論文關(guān)鍵詞：信息化　檔案管理　重要性

　　論文摘要：信息產(chǎn)業(yè)化的快速發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業(yè)乃至社會的發(fā)展中起著非常重要的作用，進(jìn)行檔案管理相當(dāng)于將各類知識進(jìn)行濃縮、融匯，是信息的傳承。認(rèn)識到檔案管理的重要性，并對其進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，可以達(dá)到事半功倍的效果。

　　檔案，可以說是人類文化與知識的結(jié)晶，對其進(jìn)行合理的開發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進(jìn)行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，可謂一舉多得。
　　1對檔案信息進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要保障
　　我們所說檔案的價值可以從兩個方面來理解，一個是檔案對于本單位的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面我們就可以看出對檔案進(jìn)行管理的重要性以及檔案的可利用價值。開發(fā)與利用檔案信息是企業(yè)求生存、求發(fā)展的需要。在市場經(jīng)濟(jì)的法則下，適者才能得到生存，與時俱進(jìn)的強(qiáng)者才能得到發(fā)展，這就好比逆水行舟，不進(jìn)則退。所以，高明的智者或聰慧的企業(yè)家都能做到與時俱進(jìn)，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)。
　　1.1檔案信息的生命力源于開發(fā)與利用
　　首先，要重視推廣交流以及服務(wù)環(huán)節(jié)的緊密連接。為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，企業(yè)就要重視檔案信息的開發(fā)與利用，這是保障企業(yè)與時俱進(jìn)的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術(shù)推廣與應(yīng)用等各方面的信息持有，并從中進(jìn)行科學(xué)地整理、分類歸檔以及動用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行錄入，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠性、科學(xué)性和前瞻性的信息。
　　其次，在信息的開發(fā)與利用的時候，要注意用科學(xué)的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發(fā)與利用功能得以釋放，進(jìn)而提高信息開發(fā)與利用的工作價值。因為你提供的信息有吸引力、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)、參考價值大，就必然會引起領(lǐng)導(dǎo)者的注意和研究，這也是信息開發(fā)利用重要性的一個方面。
　　1.2 提供的檔案信息要及時準(zhǔn)確
　　信息重要性具有可采用性和價值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應(yīng)以獵人般的敏銳嗅覺、科學(xué)工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集。為了確保信息的及時與準(zhǔn)確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓(xùn)班，著力宣講檔案信息開發(fā)與利用的重要性、信息收集及時準(zhǔn)確的必要性、檔案信息申報標(biāo)準(zhǔn)及要求。以此來提高信息提供者的素質(zhì)，力求信息提供的質(zhì)量高、可信度強(qiáng)，從而保證信息提供的時效性。
　　2 建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的重要性
　　2.1 建立信息網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)發(fā)展提供信息共享平臺
　　建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、新科學(xué)、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的需要。因為任何一個企業(yè)不能做到與時俱進(jìn)，就有可能被時代發(fā)展的大潮所淘汰；只有跟上時代的速度，適應(yīng)時代發(fā)展的步伐，才能積淀發(fā)展的實(shí)力。為什么有的企業(yè)發(fā)展到一定程度就停滯不前了，而有的企業(yè)可以發(fā)展到跨國公司的高度？其中一個重要問題就在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者重視信息開發(fā)利用的程度。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺資源共享，其效能是顯而易見的。
　　2.2 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，做到信息共享，共同開發(fā)與利用
　　企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作有其獨(dú)到的地位與作用。為了使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時體現(xiàn)其科學(xué)性，可行性，就必須發(fā)揮檔案信息開發(fā)與利用的功能作用。檔案信息系統(tǒng)在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機(jī)管理就能使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，因為隨著社會經(jīng)濟(jì)、科技、文化的發(fā)展，檔案信息的總量也出現(xiàn)了驚人的增長速度。所以運(yùn)用計算機(jī)的管理功能，就能使檔案信息達(dá)到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注。同時也體現(xiàn)出了檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調(diào)用與參考及時的顯著優(yōu)勢。