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試論數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率研究
摘 要:本文從提升數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的服務(wù)能力,體現(xiàn)其建設(shè)與應(yīng)用價(jià)值的角度,提出對數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的基本要求與評價(jià)指標(biāo),探討分析目前存在的問題以及影響因素,探究提高數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的有效途徑。
關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案信息系統(tǒng) 檢索效率 檢索工具 檢索功能
在當(dāng)前信息化建設(shè)大環(huán)境下,越來越多的企業(yè)、部門建立了數(shù)字檔案信息系統(tǒng),成為當(dāng)前最主要的檔案信息服務(wù)方式,如數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案資源管理平臺等。如何更好的體現(xiàn)建設(shè)與應(yīng)用價(jià)值是這種新型的檔案管理模式所面臨的重要問題。要把工作重心從前期的“建館”向后期的“利用”轉(zhuǎn)移,重點(diǎn)放在盤活檔案庫藏資源,實(shí)現(xiàn)資源共享與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)上,即強(qiáng)化系統(tǒng)核心功能——數(shù)字檔案信息檢索的建設(shè)。數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率是指系統(tǒng)實(shí)施識別和查找過程的效率,它是評價(jià)整個(gè)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與服務(wù)應(yīng)用水平的重要指標(biāo),有必要對其進(jìn)行研究與探討。
一、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率基本要求
開發(fā)建設(shè)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)是要將檔案以數(shù)字化的形式進(jìn)行保存、傳承與開發(fā)利用,對系統(tǒng)檢索效率的基本要求就是要以用戶需求為中心,最大限度滿足用戶對檔案的查詢,從而大大提高檔案信息資源共享和開發(fā)利用效率。
二、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的評價(jià)指標(biāo)
對數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的評價(jià)指標(biāo)應(yīng)從檢索速度與檢索深度兩個(gè)方面體現(xiàn):
1.衡量數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索速度的評價(jià)指標(biāo)
檢索耗時(shí):是指檢索出的檔案相關(guān)信息量所花費(fèi)的時(shí)間。
檢索速度:是指檢索出的檔案相關(guān)信息量除以檢索耗時(shí)。
2.衡量數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索深度的評價(jià)指標(biāo)
檢索深度體現(xiàn)的是檢索精度的特性,要求檢索結(jié)果全面準(zhǔn)確、實(shí)用有效,是檢索質(zhì)量的保證。其評價(jià)指標(biāo)如下:
查全率:是指檢索出的檔案相關(guān)信息量與系統(tǒng)中的相關(guān)信息總量的百分比。
漏檢率與查全率互補(bǔ):漏檢率=1-查全率
查準(zhǔn)率:是指檢索出的檔案相關(guān)信息量與檢索出的信息總量的百分比。
誤檢率與查準(zhǔn)率互補(bǔ):誤檢率=1-查準(zhǔn)率
三、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索存在的問題
由于檔案文件之間存在的有機(jī)聯(lián)系和檔案組織方式的層級特征,檔案信息檢索的實(shí)現(xiàn)更為復(fù)雜,當(dāng)前部分?jǐn)?shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率不高,直接影響了用戶應(yīng)用系統(tǒng)查閱檔案的積極性,客觀表現(xiàn)出以下問題:
1.檔案信息檢索不方便
檢索過程不直觀、快捷,用戶不能及時(shí)得到所需信息。
2.檔案信息檢索不全面
需要的信息缺失,重要的信息沒有。
3.檔案信息檢索不準(zhǔn)確
檢索出的信息偏差大,關(guān)鍵信息少,沒用信息多。
四、影響數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的主要因素
針對實(shí)際存在的問題,應(yīng)從軟、硬件兩方面剖析影響因素,在檔案信息資源管理與計(jì)算機(jī)軟件工程等方面進(jìn)行分析,尋找解決對策。
1.從數(shù)字檔案信息資源建設(shè)角度分析
1.1數(shù)字檔案信息資源建設(shè)較分散。檔案信息的檢索首先是檔案信息的序化、組織與存儲(chǔ),如果檔案著錄、編目不充分、不深入,就會(huì)使海量的檔案信息無法進(jìn)行有效的利用。
1.2數(shù)字檔案信息資源范圍受限。限于一館、一局域網(wǎng)的檔案信息檢索利用需求降低,數(shù)字檔案信息化建設(shè)應(yīng)用價(jià)值降低。
1.3數(shù)字檔案信息資源形式欠完備。數(shù)字檔案信息資源應(yīng)建立健全包含文本、圖像、音頻與視頻檔案等多種多樣的資源形式,不斷建設(shè)豐富、完備、優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫,檔案信息檢索才會(huì)越全面、越準(zhǔn)確。
2.從數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索功能角度分析
2.1檢索工具不健全。檢索工具沒有詳細(xì)描述檔案文件的內(nèi)容特征與外部特征,大多適應(yīng)于手檢。如只采用目錄檢索工具,沒有建立健全以全部文本信息作為檢索對象的全文檢索工具。
2.2檢索服務(wù)方式不靈活。如通過互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索空缺。
2.3檢索功能有待改進(jìn)。當(dāng)前僅基于文本檔案的檢索技術(shù)已無法滿足用戶的需求,基于內(nèi)容的信息檢索技術(shù)得到了迅速的發(fā)展和應(yīng)用,如語義分析基礎(chǔ)上的智能檢索。
五、提高數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的途徑
做好信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作的不斷融合,從數(shù)字檔案信息系統(tǒng)資源、技術(shù)、應(yīng)用、管理等要素方面多管齊下,才是提高檢索效率的長效機(jī)制。
1.做好檔案資源基礎(chǔ)整理工作
重新對檔案資源進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化整理必不可少。開展檔案著錄基礎(chǔ)工作,注重自身行業(yè)特點(diǎn)與數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的要求,重新制定出適合本館、本行業(yè)的著錄細(xì)則,指導(dǎo)具體操作。
2.建設(shè)豐富的數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫
豐富的館藏資源數(shù)據(jù)庫是利用的根基。加快電子文件歸檔規(guī)范化建設(shè),提高檔案雙軌制管理效率。
3.建立健全數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索工具
目前,數(shù)字檔案信息系統(tǒng)主要建立以下四種檢索工具:
3.1目錄檢索工具。指以一個(gè)檔案館或檔案室為基本著錄單位,將一批相關(guān)檔案的著錄條目,按照一定次序編排而成的檢索工具。如卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、全宗目錄、全引目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。
3.2題錄檢索工具。是將檔案中的各種名稱按一定的排檢方式編排而成的檢索工具,是保證檢索查準(zhǔn)率的關(guān)鍵工具之一。要統(tǒng)一規(guī)范檔號、存放位置等題錄內(nèi)容,補(bǔ)全題名、責(zé)任者、日期等要素,對責(zé)任者、機(jī)構(gòu)簡稱等名稱記錄一致,避免識別不清的情況,增加誤檢率。
3.3文摘檢索工具。能更為詳細(xì)的揭示檔案文件內(nèi)容的檢索工具,對重要檔案、超文本檔案建立文摘檢索工具,將更方便查閱。如針對科研檔案進(jìn)行的“成果簡介”,體現(xiàn)重要科研成果,能有效提高檢索效率。
4.加大投入不斷完備數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索功能
4.1應(yīng)用先進(jìn)復(fù)雜的組合檢索技術(shù)。信息檢索技術(shù)決定了查詢效率,對于數(shù)字檔案信息資源系統(tǒng)檢索功能,不僅要支持一般的全文檢索,而且支持組配檢索、ANT檢索、布爾邏輯檢索、二次檢索等多種復(fù)雜檢索方式,以及突出對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)內(nèi)容的檢索,從而提高檢索效率。如北京市數(shù)字檔案館使用的iBASE數(shù)據(jù)庫智能全文檢索引擎,“支持如基于自然語言的全文檢索、字段限定檢索、布爾檢索、前方一致檢索、相鄰檢索、基于內(nèi)容的全文檢索以及后控詞表檢索等”,“對數(shù)以百萬份檔案的檢索速度僅在1秒鐘范圍內(nèi)” ,很好地滿足了用戶對海量數(shù)據(jù)檢索效率的要求。
4.2提供網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索功能。檔案網(wǎng)站是數(shù)字檔案信息系統(tǒng)服務(wù)用戶的重要窗口,建設(shè)多層次、多類型的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò),形成網(wǎng)站群,提供搜索引擎或針對多級用戶的普通檢索與高級檢索功能。
4.3提供基于知識服務(wù)的信息檢索。目前,隨著知識處理技術(shù)的發(fā)展,信息檢索由基于關(guān)鍵詞的檢索逐步轉(zhuǎn)向針對內(nèi)容的基于知識的信息檢索,即從語義和概念出發(fā),自動(dòng)分析信息資源,查找和發(fā)現(xiàn)相關(guān)知識單元,使信息檢索更貼近用戶需求。如提供公文、合同、學(xué)術(shù)等檔案主題進(jìn)行檢索,能提高檢索速度,減少檢索耗時(shí)。
4.4提供增值檢索服務(wù)。世界最大、最著名聯(lián)機(jī)情報(bào)檢索系統(tǒng)DIALOG聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)提供了各類型信息檢索、定題服務(wù)、原文訂購、知識索引、跨文檔檢索等強(qiáng)大的檢索功能。作為企業(yè)、部門,可轉(zhuǎn)變檔案管理思路,建設(shè)共享的檔案信息聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng),提供增值檢索服務(wù),根據(jù)用戶的要求,進(jìn)行有針對性的開放檔案與行政規(guī)范性文件服務(wù),幫助提供檔案信息,協(xié)助用戶提高檢索效率。
總之,數(shù)字檔案信息系統(tǒng)不僅是采用數(shù)字形式存儲(chǔ)檔案,而是要實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,才是系統(tǒng)建設(shè)的最終目標(biāo)。檔案的價(jià)值最終體現(xiàn)在“用”上,向用戶提供檔案資源,方便查詢,保證系統(tǒng)檢索效率,是數(shù)字檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不懈努力的方向。
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