試論設項目電子文件歸檔質(zhì)量控制

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　摘要：本文通過分析建設項目電子文件歸檔質(zhì)量狀況及問題，提出企業(yè)檔案部門應從健全管理網(wǎng)絡，提高質(zhì)量意識，科學制定質(zhì)量標準，把握好質(zhì)量控制中的關鍵點幾個方面來做好建設項目電子文件的質(zhì)量控制。

　　關鍵詞：建設項目 電子文件 歸檔 質(zhì)量

　　在社會信息化程度不斷提高的條件下，信息技術在工程建設中的應用越來越廣泛，大量電子文件應運而生，這些電子文件真實反映了項目建設全過程，在項目竣工后的運行、維護、改造等工作中發(fā)揮著重要作用。做好建設工程項目電子文件質(zhì)量控制，保證其真實、完整、安全地歸檔，對建設項目管理及檔案信息化管理都有著重要的意義。
　　一、建設項目電子文件歸檔質(zhì)量狀況及問題
　　國家2002年頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），對電子文件歸檔提出 “確保其真實性、完整性和有效性”的要求。從這一標準審視當前建設項目電子文件歸檔質(zhì)量，問題良多，電子文件的“三性”得不到保證，其質(zhì)量和價值也就無從談起。
　　1.電子文件內(nèi)容不真實，與工程建設實際不符
　　電子文件的真實性即電子文件的內(nèi)容、結構及背景信息在經(jīng)過傳輸、處理后依然能夠與形成時的狀態(tài)一致。而在實際工作中，歸檔項目電子文件內(nèi)容不真實準確、與施工實際不相符、與紙質(zhì)文件不一致等問題普遍存在。在企業(yè)信息化高度發(fā)達的今天，工程技術人員已習慣通過網(wǎng)絡查閱工程項目檔案，如果電子文件內(nèi)容不真實，與現(xiàn)場有差異，將為日常的生產(chǎn)運行、設備檢修、改造等工作帶來隱患，所謂“失之毫厘，謬之千里”，項目檔案資料不真實，可能會對企業(yè)造成重大損失。
　　2.電子文件歸檔內(nèi)容不齊全、不完整
　　電子文件的完整性是指歸檔電子文件的內(nèi)容、結構、背景信息等無缺損。本企業(yè)電子文件歸檔不完整主要表現(xiàn)在整體歸檔率偏低，僅施工階段的施工記錄、竣工圖能按要求歸檔，項目立項、設計、管理、竣工驗收等各階段形成的電子文件大多數(shù)未歸檔，即最基本的內(nèi)容完整齊全的要求都尚未達到，更談不上電子文件元數(shù)據(jù)及背景信息的完整性。據(jù)統(tǒng)計，2013年本企業(yè)建設項目電子文件歸檔率僅為65%，遠達不到完整性要求。
　　3.電子文件缺乏規(guī)范性、有效性
　　電子文件的有效性是指歸檔電子文件應具備可理解及可被利用性，包括信息的可識別性、載體的完好性和兼容性等。只有可被利用才是有價值的，從本企業(yè)歸檔電子文件質(zhì)量來看，文件格式、命名不規(guī)范、存放雜亂無規(guī)律、載體無法讀取等問題，都為電子文件的有效利用帶來了一定障礙。
　　二、提高質(zhì)量意識，健全管理網(wǎng)絡，是建設項目電子文件質(zhì)量控制的保障
　　1.提高質(zhì)量意識
　　建設項目電子文件歸檔質(zhì)量不理想的原因有多方面，有技術因素，也有管理因素；有主觀因素，也有客觀因素，其中最重要的一點，就是主觀上不重視。受傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式影響，在建設項目管理工作中，電子文件管理一直處于從屬地位，信息技術在項目管理中更多的時候只是簡單的打字機和制圖工具，生成電子文件的目的也不過是為了輸出紙質(zhì)文件，之后電子文件的命運就是被隨便存放，隨意修改，甚至丟失。部分工程技術人員并未真正意識到電子文件也是檔案，與紙質(zhì)文件一樣需要規(guī)范管理，妥善保存，對于檔案部門提出的電子文件規(guī)范要求，不理解不認同，認為是多此一舉。要徹底扭轉這種對電子文件的錯誤意識，檔案部門除了要對國家相關法規(guī)多加宣傳指導外，還應注意積累宣傳日常工作中利用項目電子文件產(chǎn)生效益、利用錯誤電子文件為工作造成不便甚至損失等實際事例，用事實說話，以此提高工程技術人員的質(zhì)量意識和責任心。因為意識決定行為，只有意識到了，才愿意去做，才愿意做好。
　　2.健全質(zhì)量控制管理網(wǎng)絡
　　項目建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，從立項、設計、施工、到竣工投產(chǎn)，除建設單位相關部門外，還涉及到設計、施工、監(jiān)理、供應商等多方參與，這些單位和部門是電子文件形成的源頭。如果歸檔質(zhì)量問題到了最后一個環(huán)節(jié)才被發(fā)現(xiàn)和提出，顯然為時已晚。這也是電子文件管理理論中前端控制、全程管理的原因。要實現(xiàn)全過程質(zhì)量控制，必須建立一個健全完善的管理網(wǎng)絡，使電子文件質(zhì)量控制正常有序開展。本企業(yè)建設項目檔案管理網(wǎng)絡已較為成熟，各單位和人員都能各司其職，履行管理職責，但為了達到電子文件質(zhì)量控制的目的，網(wǎng)絡還需進一步完善。一是要明確網(wǎng)絡中各單位對項目電子文件的質(zhì)量管理職責，二是建設項目電子文件形成、收集、審核、處理等各環(huán)節(jié)的人員、職責及規(guī)范流程都要落實到位，除了工程技術人員、項目檔案人員外，還應將信息技術人員納入質(zhì)量控制網(wǎng)絡中，以便解決電子文件質(zhì)量管理過程中的技術問題。