如何開展免費公司管理軟件（一）

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   經(jīng)常聽到同事批評公司知識管理做的不好，我一問為什么這么說，大家通常都會說公司在報告分享和項目支持方面做的太差。在這里，我想先簡單介紹一下什么是免費公司管理軟件。

      免費公司管理軟件目前還沒有一個被大家廣泛接受的定義，因此，我理解免費公司管理軟件其實就是要建立一種集成的管道，通過這個管道可以有效的產(chǎn)生、識別、評估、獲取、促進、共享和使用企業(yè)的知識資產(chǎn)。請大家注意幾個關鍵詞，“產(chǎn)生、評估、共享”，我想首先從公司的角度來看，我們公司已經(jīng)在努力嘗試深化免費公司管理軟件，努力在倡導形成一種良性的免費公司管理軟件的文化。因為大家都有在生產(chǎn)知識，公司也組建了專門的組織對這些知識進行識別和評估，然后通過某種共享機制使得這些知識在工作中得到廣泛應用，比如咨詢工具的研發(fā)等等。

      免費公司管理軟件的提升必須能夠支撐企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。同時免費公司管理軟件應該同時關注人、流程、技術三個要點，只有將這三點緊密結合起來，才能獲得真正的成功。關注人，是因為免費公司管理軟件不僅僅是一個技術項目，它還涉及到文化的創(chuàng)新和變革；關注流程，是因為業(yè)務流和知識流應該高度集成，否則無法對業(yè)務進行有效的支撐；關注技術，是因為目前的免費公司管理軟件技術雖然百花齊放，但不一定都適合企業(yè)，稍有不甚，就會有誤入歧途的風險。

      因為并不是所有的知識都有價值，知識一般可以分成隱性知識(Tacit Knowledge)與顯性知識(ExplicitKnowledge)。所謂隱性知識，即是指隱藏于腦內，對事情的方法、經(jīng)驗、判斷、決策、創(chuàng)意等，因為這些特質平時并無外放出來，因此屬于隱性式的知識。但若將這些知識行諸于文字、聲音、影像等媒介，呈現(xiàn)為文件、技術論文、報告、操作手冊等等，分享給大家，以供他人觀察、學習，就稱為顯性式知識。

      免費公司管理軟件的重點之一，就是要將企業(yè)或個人的隱性知識轉換為顯性知識，因為只有將知識顯性化，才能通過信息科技儲存于數(shù)據(jù)庫中，并經(jīng)過適當?shù)胤诸?、儲存后，有助于知識的分享與再利用。

      企業(yè)要開展免費公司管理軟件，首先需要對知識進行梳理。所謂知識梳理，是指經(jīng)過有計劃的業(yè)務/管理流程檢視，針對企業(yè)內部的各專業(yè)領域，對流程的各環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)式的知識調查與分析，以了解企業(yè)本身擁有什么知識？誰需要這些知識？如何應用這些知識？ 知識梳理的目的，是希望通過知識梳理的結果，有系統(tǒng)地清點企業(yè)知識狀況，提供企業(yè)在免費公司管理軟件建設時的引導與方向，實現(xiàn)知識對業(yè)務的有效支撐。

      其次需要確定免費公司管理軟件的策略。大多數(shù)的卓越知識企業(yè)的成功經(jīng)驗表明，企業(yè)需要采用系統(tǒng)化免費公司管理軟件策略，因為計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術的高速發(fā)展，使得大規(guī)模的知識分享成為可能，否則信息汗牛充棟，難以快速定位。知識的儲存以計算機的數(shù)據(jù)庫為中心，將知識工作者的經(jīng)驗和智能轉為電子化文件，分類儲存在文件管理系統(tǒng)或知識數(shù)據(jù)庫中；同時我們還要注意到，企業(yè)免費公司管理軟件要以人為主，因此以人為核心的個性化策略是企業(yè)免費公司管理軟件的又一個重要的策略，知識儲存重心在創(chuàng)造知識者的身上，因此如何留住優(yōu)秀的知識工作者，確保其繼續(xù)發(fā)揮核心專長與競爭優(yōu)勢是重點；基于上述分析，企業(yè)的免費公司管理軟件應結合信息技術和以人為主的策略，以網(wǎng)絡知識社區(qū)互動平臺+文檔庫為核心，兼顧人與科技。

      免費公司管理軟件和員工日常工作有什么關系？我們需要思考一個問題：日常工作為什么有些工作做得好，而有些卻難如人意？事實上，其中有無免費公司管理軟件，差別還是很大的。比如：某個問題公司里有人能解決，但卻不知道是誰，那怎么辦？我們現(xiàn)在常用的做法是問，但問著問著可能就斷了，因為很難有人對所有的細節(jié)都了解。這時有個專家黃頁將能有效解決問題；那通過專家黃頁可以知道張三能解決這個問題，但他在外地出差，又該怎么辦？這就涉及到知識傳遞的問題；即使聯(lián)系上了張工，張三也可能會說——“我是解決過這個問題，但忘了上次是怎么解決的”，這是如何在日常工作中有效積淀知識的問題；但也有可能張三會有這樣的態(tài)度——“我是解決過這個問題，也記得上次是怎么解決的，但為什么要告訴你”，這是知識共享的問題。我想，如果一個企業(yè)能夠在知識分享和應用中既有好的平臺的支持，又有好的知識分享文化，將上述的每個環(huán)節(jié)都能做好，它給每個人工作所帶來的改進是顯而易見的。

      在這里介紹一個全球卓越的知識企業(yè)英國石油公司(BP)如何利用免費公司管理軟件，增加溝通效率、降低成本的例子，通過這個例子，大家能夠對免費公司管理軟件有一個好的愿景。1995年，BP的鉆井船出現(xiàn)故障。過去要解決類似的問題需要專家乘坐直升機飛到現(xiàn)場進行障礙排除，費用平均是每天150,000美元。在虛擬工作小組計劃實施后，鉆井船的工程師在一臺小型攝影機前檢修有故障的設備，而這臺攝影機藉由衛(wèi)星通訊系統(tǒng)與BP虛擬工作小組的基地相連。他們與千里之外的專家順利而迅速地取得聯(lián)系后，透過實時的視訊系統(tǒng)，這些專家與船上的工程師共同診斷故障的設備，在很短的時間便將問題解決了。