財(cái)務(wù)部門ERP使用常見(jiàn)誤區(qū)

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0 引言

ERP是英文(Enterprise Resource Planning)的縮寫，意思是企業(yè)資源計(jì)劃，企業(yè)是一個(gè)經(jīng)濟(jì)單位，有供產(chǎn)銷，有資金的流轉(zhuǎn)等，如果缺少一個(gè)整合這些林林總總的信息的工具，不能使信息在管理人員中及時(shí)共享， 就會(huì)因?yàn)樾畔⒌牟粚?duì)稱而使資源利用效率低下，企業(yè)效益不能提高，甚至造成極大的浪費(fèi)。而ERP就是整合企業(yè)中資源信息的一種管理工具， 如同企業(yè)這個(gè)肌體的神經(jīng)中樞。ERP這個(gè)信息工具與企業(yè)的實(shí)際管理結(jié)合起來(lái)，就能使企業(yè)優(yōu)化配置資源，提高企業(yè)的效益成為一種可能。企業(yè)中資源的管理從事前預(yù)測(cè)到事中控制、事后分析均通過(guò)財(cái)務(wù)管理方面來(lái)體現(xiàn)的，所以財(cái)務(wù)管理中ERP的應(yīng)用顯得尤為重要。

ERP提供的財(cái)務(wù)職能， 很大一部分是通過(guò)其他業(yè)務(wù)信息的集成而來(lái)的，例如企業(yè)供應(yīng)部門，生產(chǎn)部門及銷售部門，這些業(yè)務(wù)部門的信息可以轉(zhuǎn)化成會(huì)計(jì)憑證， 同時(shí)財(cái)務(wù)信息對(duì)于業(yè)務(wù)部門可以做到實(shí)際中的資源配置作用。在這個(gè)集成的erp系統(tǒng)中就能使公司所有信息達(dá)成集成共享， 并且可以應(yīng)用財(cái)務(wù)信息做到事前事中事后的控制。財(cái)務(wù)管理中ERP的應(yīng)用依托于企業(yè)中ERP的應(yīng)用，如果企業(yè)的ERP應(yīng)用不好，那么作為其中一個(gè)大的子項(xiàng)的財(cái)務(wù)管理中的ERP應(yīng)用也會(huì)不理想， 它們是本與末的關(guān)系。所以根本上企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的ERP應(yīng)用情況也是企業(yè)ERP的應(yīng)用現(xiàn)狀。本文內(nèi)容在具體闡述針對(duì)現(xiàn)狀的改進(jìn)措施時(shí)對(duì)ERP的范圍并沒(méi)有刻意去界定。企業(yè)財(cái)務(wù)中ERP的應(yīng)用是一把“雙刃劍”，實(shí)施得好，對(duì)于企業(yè)管理的提升可以達(dá)到質(zhì)的飛躍，實(shí)施得不好，卻也能夠引起整個(gè)公司管理的混亂。

1 企業(yè)財(cái)務(wù)管理中ERP的使用簡(jiǎn)介

(1)當(dāng)企業(yè)內(nèi)部發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)，相關(guān)員工輸入信息，比如，采購(gòu)部門輸入采購(gòu)訂單，入庫(kù)單及相應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票，則集成化的財(cái)務(wù)信息里就有了預(yù)付賬款，庫(kù)存材料，應(yīng)付賬款等科目的數(shù)據(jù)，同理銷售業(yè)務(wù)時(shí)業(yè)務(wù)員在ERP系統(tǒng)中輸發(fā)貨單，發(fā)票等信息，系統(tǒng)里的轉(zhuǎn)化設(shè)置，集成化的財(cái)務(wù)信息里就有了銷售收入，庫(kù)存商品的發(fā)出等。

(2)企業(yè)在系統(tǒng)中為了達(dá)到信息的集成必須先在系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置， 根據(jù)業(yè)務(wù)類型及會(huì)計(jì)制度的要求在系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)平臺(tái)設(shè)置，設(shè)置不同的業(yè)務(wù)類型轉(zhuǎn)化成不同的會(huì)計(jì)科目，以及科目的借貸方等，從而可以保障業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化成正確的財(cái)務(wù)信息。另外，根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小及需要信息的及時(shí)性，也需設(shè)置轉(zhuǎn)化頻率，這樣就使得業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確及有節(jié)奏地轉(zhuǎn)化出來(lái)。

(3)ERP系統(tǒng)將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的信息通過(guò)設(shè)置的憑證規(guī)則及頻率生成了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證，如此一來(lái)一則減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，提高了效率。另則財(cái)務(wù)信息更多的集成相關(guān)業(yè)務(wù)部門，如果輸入不及時(shí)或者輸入數(shù)量金額尤其是轉(zhuǎn)化憑證對(duì)應(yīng)類型有誤就會(huì)造成會(huì)計(jì)憑證錯(cuò)誤，進(jìn)而由此集成的財(cái)務(wù)報(bào)表也會(huì)失真。

2 ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用現(xiàn)狀分析

2.1 ERP實(shí)施與信息孤島的問(wèn)題

因?yàn)槠髽I(yè)情況發(fā)展不一致，一些實(shí)力弱小的民營(yíng)中小企業(yè)存在這種情況： 購(gòu)買一套ERP軟件， 僅僅只使用供產(chǎn)銷之類的軟件，財(cái)務(wù)部門使用的是不相關(guān)的另一套電算化總賬軟件，如果需要集成的數(shù)據(jù)就從兩種軟件中另外制作各種電子表。

財(cái)務(wù)月末做材料賬就從進(jìn)銷存系統(tǒng)中打印出來(lái)，做賬前還需核對(duì)進(jìn)銷存軟件的信息。這種方式極大地浪費(fèi)了財(cái)務(wù)人員的精力，使其精力集中于最基本的核對(duì)上，也沒(méi)有使得軟件發(fā)揮出作用。造成這種情況一方面是經(jīng)營(yíng)者不懂得ERP的實(shí)質(zhì)，不懂企業(yè)資源可以轉(zhuǎn)化成財(cái)務(wù)信息，人為造成一個(gè)個(gè)信息孤島。另一方面是企業(yè)的急功近利并未考慮企業(yè)以后的發(fā)展需要，只圖便宜了事，結(jié)果因?yàn)槎桃暭捌湄?cái)力受限而造成很大的財(cái)力、人力上的浪費(fèi)。

2.2 部分企業(yè)使用ERP系統(tǒng)時(shí)存在生搬硬套，削足適履現(xiàn)象

現(xiàn)實(shí)中有相當(dāng)一部分企業(yè)看到ERP在使用成功的企業(yè)中發(fā)揮了良好的作用，于是不顧企業(yè)的實(shí)際情況，單純模仿，甚至完全照搬先進(jìn)的同行公司的經(jīng)驗(yàn)流程， 以為這是一味包治百病的良藥，而不能客觀辯證地看待這個(gè)系統(tǒng)，不明白選擇與企業(yè)流程匹配高一些的ERP通用產(chǎn)品， 然后在此基礎(chǔ)上依據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)就會(huì)容易很多，也花費(fèi)比較少。如果存在這種現(xiàn)象，ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用就變得舉步維艱，甚至是在管理中起了反作用。

2.3 部分企業(yè)使用ERP后財(cái)務(wù)信息嚴(yán)重失真

財(cái)務(wù)信息的正確性是企業(yè)非常關(guān)心的問(wèn)題。信息失真的原因如下：

(1)因?yàn)镋RP中業(yè)務(wù)部門即供產(chǎn)銷等部門在輸入信息，此部分信息集成轉(zhuǎn)化成財(cái)務(wù)信息，這部分原始數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤而財(cái)務(wù)人員并不知情， 于是導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表失真，結(jié)果就會(huì)影響財(cái)務(wù)信息使用者的決策。

(2)期初數(shù)據(jù)不真實(shí)，不論是庫(kù)存還是財(cái)務(wù)的期初數(shù)應(yīng)該是賬實(shí)相符，保證期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，特別是牽涉到繁雜的物料，實(shí)踐中常出現(xiàn)的報(bào)表失真是期初數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因。

(3)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不充分，也未進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。ERP正式上線前企業(yè)得花足夠的時(shí)間，在物料編碼的制訂、產(chǎn)品BOM 的維護(hù)，設(shè)置業(yè)務(wù)信息到財(cái)務(wù)信息的轉(zhuǎn)化等方面進(jìn)行設(shè)置及調(diào)試，保證單個(gè)模塊及模塊之間系統(tǒng)的順暢運(yùn)行。這就為ERP正式運(yùn)行打下了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。

3 企業(yè)財(cái)務(wù)管理中使用ERP的幾點(diǎn)改進(jìn)措施

鑒于以上ERP在企業(yè)中的種種不理想的應(yīng)用現(xiàn)狀， 分析其原因是錯(cuò)綜復(fù)雜的，所以提出的改進(jìn)措施也是多管齊下的，主要?dú)w納為以下的幾點(diǎn)。

3.1 企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況確定合適的ERP類型，是ERP成功實(shí)施的前提條件

(1)市場(chǎng)上的ERP軟件，不論是國(guó)內(nèi)的還是國(guó)外的均是基于一定的管理模型而開(kāi)發(fā)，是通用性的，且有不同的側(cè)重點(diǎn)。企業(yè)選擇時(shí)一定要選擇最適合自己的軟件，同時(shí)還要留有余地，考慮以后企業(yè)的發(fā)展需要。如果有局部不太適合企業(yè)，這時(shí)就算有二次開(kāi)發(fā)，也比較容易的。

(2)選擇時(shí)要立足于企業(yè)自身的主要業(yè)務(wù)及需要解決的主要問(wèn)題，并兼顧全面性及長(zhǎng)遠(yuǎn)性，依于此來(lái)選擇ERP軟件。同時(shí)也要參照公司的部門組織結(jié)構(gòu)及授權(quán)體系來(lái)確定ERP軟件中的業(yè)務(wù)流程及授權(quán)程序。目的是使ERP與企業(yè)實(shí)際管理達(dá)到有機(jī)的結(jié)合， 當(dāng)然企業(yè)管理如果存在問(wèn)題也可以依據(jù)ERP中的管理思想進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

(3)若企業(yè)財(cái)力有限，可以先購(gòu)買核心模塊，作為試點(diǎn)，等試行好以后再購(gòu)買其他模塊。切不可因?yàn)楸阋硕x擇并不適合自已公司及發(fā)展的軟件來(lái)做。

3.2 企業(yè)管理者對(duì)ERP的理解及工作推進(jìn)中領(lǐng)導(dǎo)重視及身體力行的帶頭是ERP成功應(yīng)用的保障

企業(yè)管理者對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)和理解角度的偏差， 很容易導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施效果的失之毫厘，謬以千里。ERP系統(tǒng)嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)是一種思想，一種戰(zhàn)略，它的實(shí)施也就是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這就需要企業(yè)管理者對(duì)ERP的正確理解、重視及在工作推進(jìn)中身體力行的帶頭，這樣ERP成功應(yīng)用就有了保障。

3.3 員工對(duì)ERP管理軟件的理解及熟悉是ERP軟件在企業(yè)里成功實(shí)施的群眾基礎(chǔ)

企業(yè)中ERP的實(shí)施是一個(gè)系統(tǒng)工程， 缺少哪個(gè)環(huán)節(jié)使用效果都不會(huì)好。各業(yè)務(wù)部門發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)輸入信息均會(huì)轉(zhuǎn)化成會(huì)計(jì)憑證。所以全員培訓(xùn)成為必要，只有大家都懂這個(gè)系統(tǒng)，知其然，知其所以然， 如此一來(lái)ERP軟件在企業(yè)中使用就有了良好的群眾基礎(chǔ)。

3.4 認(rèn)真仔細(xì)的落實(shí)是ERP成功實(shí)施的保證， 也是財(cái)務(wù)管理中ERP中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的保證

這個(gè)過(guò)程異常繁雜， 其中包含上線前期初的庫(kù)存下每項(xiàng)物料的庫(kù)存，期初各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入，以及日常工作中數(shù)據(jù)的錄入及維護(hù)，一定需要各部門配合好，并需要員工嚴(yán)謹(jǐn)，做到賬實(shí)相符，以及需要不斷地與ERP技術(shù)開(kāi)發(fā)小組的業(yè)務(wù)溝通，才能做得很好。

4 結(jié)論

企業(yè)財(cái)務(wù)管理中ERP的應(yīng)用成功與否依托于企業(yè)中ERP的應(yīng)用，而ERP的成功應(yīng)用本質(zhì)上是一種戰(zhàn)略、一種管理思想的成功應(yīng)用，這需要企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的大力推進(jìn)，更需要相關(guān)員工的踏實(shí)實(shí)施。同時(shí)應(yīng)清醒地看到， 我國(guó)企業(yè)由于起點(diǎn)較低，而且信息化的基礎(chǔ)也較差，實(shí)際實(shí)施的ERP系統(tǒng)與理論的ERP系統(tǒng)之間的差距也就更大。任何事物都有其發(fā)展規(guī)律，國(guó)內(nèi)企業(yè)要按照自身的實(shí)際發(fā)展情況，選擇適合自己的“升級(jí)管理”的道路，相信ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用會(huì)有更加美好的前景。