采購訂單管理與格式

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采購訂單管理
    采購訂單是采購過程中的重要組成部分之一，是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中的必不可少的前提條件。采購訂單利于采購業(yè)務(wù)處理過程中一目了然，查詢和了解收貨、訂貨等各項事務(wù)的執(zhí)行情況，從而滿足企業(yè)對物料的需求，降低成本，提高物料質(zhì)量。

一、采購訂單的概念

    采購訂單的訂單是指企業(yè)采購部門在選定供應(yīng)商之后，向供應(yīng)商發(fā)出的訂貨單據(jù)。采購訂單是采購雙方訂立采購合同的重要依據(jù)，它包括了采購所需的重要細節(jié)信息，包括采購數(shù)量、商品規(guī)格、質(zhì)量要求、采購價格、交貨日期、交貨地址等。

二、采購訂單的內(nèi)容

　　1、價格條款
　　價格是指交易物料每一計量單位的貨幣數(shù)值。價格條款的主要內(nèi)容有價格術(shù)語的選用、結(jié)算幣種、單價、總價等。具體包括計量單位的價格金額、貨幣類型、交料地點、國際貿(mào)易術(shù)語、物料定價方式等。
　　2、質(zhì)量條款
　　質(zhì)量是指物料所具有的內(nèi)在質(zhì)量與外觀形態(tài)的綜合，包括各種性能指標(biāo)和外觀造型。條款的主要內(nèi)容有技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準、規(guī)格、品牌名。
　　在采購作業(yè)中，需以最明確的方式去界定物料可接受的質(zhì)量標(biāo)準，一般有以下三種方式來表達物料的質(zhì)量：
　　1)用國際標(biāo)準、國家標(biāo)準或行業(yè)標(biāo)準來界定物料的質(zhì)量標(biāo)準。
　　2)用圖紙或技術(shù)文件來界定物料的質(zhì)量標(biāo)準。
　　3)用樣品來界定物料的質(zhì)量標(biāo)準，當(dāng)用文字或圖示難以表達時，常用樣品來表示，同時樣品也可作為物料的輔助性規(guī)格，與圖紙或技術(shù)文件結(jié)合使用。
　　3、包裝條款
　　包裝是為了有效地保護物料在運輸存放過程中的質(zhì)量和數(shù)量要求，并利于分揀和環(huán)保，把物料裝進適當(dāng)容器的操作。包裝條款的主要內(nèi)容有包裝材料、包裝方式、包裝費用和運輸標(biāo)志等，具體包括標(biāo)識、包裝方式、材料要求、環(huán)保要求、規(guī)格、成本、分揀運輸標(biāo)志等。
　　4、數(shù)量條款
　　數(shù)量是指采用一定的度量制度對物料進行量化，以表示出物料的重量、個數(shù)、長度、面積、容積等。數(shù)量條款的主要內(nèi)容包括：交料數(shù)量、單位、計量方式，必要時還應(yīng)清楚說明誤差范圍。
　　5、檢驗條款
　　在一般的買賣交易過程中，物品的檢驗是指按照合同條件對交貨進行檢查并驗收，涉及質(zhì)量、數(shù)量、包裝等條款，主要包括檢驗時間、檢驗機構(gòu)、檢驗工具、檢驗標(biāo)準及方法等。
　　6、裝運條款
　　裝運是指把物料裝上運載工具并運送到交料地點。裝運條款的主要內(nèi)容有運輸方式、裝運時間、裝運地與目的地、裝運方式(分批、轉(zhuǎn)運)、裝運通知等。在FOB、CIF和CFR合同中，供應(yīng)商只要按合同規(guī)定把物料裝上船或其他運載工具，并取得提單就算履行了合同中的交料義務(wù)，提單簽發(fā)的時間和地點即為交料時間和地點。
　　7、保險條款
　　保險是企業(yè)向保險公司投保，并繳納保險費的過程。物料在運輸過程中受到損失時，保險公司會依據(jù)投保單向企業(yè)提供經(jīng)濟上的補償。保險條款的主要內(nèi)容包括：確定保險類別及其保險金額，指明投保人并支付保險費。依據(jù)國際慣例，凡是按CIF和CIP條件成交的出口物料，一般由供應(yīng)商投保；按FOB和CPT條件成交的進口物料由采購方辦理保險。
　　8、支付條款
　　支付是指采用一定的手段，在指定的時間、地點，使用確定的方式付貨款。支付條款中應(yīng)說明以下內(nèi)容：
　　1)說明支付手段，可以有貨幣或匯票兩種方式，一般是匯票。
　　2)說明支付時間，包括預(yù)付款、即期付款、延期付款。
　　3)說明付款方式，可以是銀行提供信用方式(如信用證)、銀行不提供信用但可作為代理(如直接付款和托收)方式。
　　4)說明支付地點，一般是付款人或指定銀行所在地。
　　9、仲裁條款
　　仲裁協(xié)議為仲裁條款的具體體現(xiàn)，是指買賣雙方自愿將其爭議事項提交第三方仲裁機構(gòu)進行裁決。仲裁協(xié)議的主要內(nèi)容包括：仲裁機構(gòu)、適用的仲裁程序、運用地點、裁決效力等。
　　10、不可抗力條款
　　不可抗力是指在合同執(zhí)行過程中發(fā)生的、不能預(yù)見的、人力難以控制的意外事故，如戰(zhàn)爭、洪水、臺風(fēng)、地震等，致使合同執(zhí)行過程被迫中斷。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同責(zé)任。不可抗力條款的主要內(nèi)容包括：不可抗力的含義、適用范圍、法律后果、雙方的權(quán)利義務(wù)等。

三、采購訂單的格式

    采購訂單的樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線各不相同。不過，任何實用的采購訂單所必備的要素均包括頭部、正文和尾部。
　　1)訂單頭部，包括訂單名稱、訂單編號、采供雙方的企業(yè)名稱、簽訂地點、簽訂時間。
　　2)訂單正文，包括物料名稱與規(guī)格、物料的數(shù)量條款、物料的質(zhì)量條款、物料的包裝條款、價格條款、運輸方式、支付條款、交料地點、檢驗條款、保險條款、違約責(zé)任條款、仲裁條款、不可抗力條款等。
　　3)訂單尾部，包括訂單份數(shù)及生效日期、簽訂人的簽名、采供雙方公司的公章。

四、采購訂單制訂步驟

    采購訂單的制定步驟可以歸納為以下四個步驟：
    (一)準備訂單計劃
　　準備訂單計劃詳細步驟主要有四個方面的內(nèi)容：接受市場需求、接受生產(chǎn)需求、準備訂單環(huán)境資料和制作訂單計劃說明書。
　　1、接受市場需求。市場需求是商品采購的發(fā)動機，要想制訂比較準確的訂單計劃，必須熟悉市場需求或市場銷售情況。對市場需求的迸一步分解便得到商品需求計劃。企業(yè)的年度銷售計劃一般在上一年的年末制訂，并報送至各個相關(guān)部門，同時下發(fā)到銷售部門、計劃部門、采購部門，以指導(dǎo)全年的供應(yīng)鏈運轉(zhuǎn)；企業(yè)根據(jù)年度銷售計劃制訂季度、月度的市場銷售需求計劃。
　　2、接受生產(chǎn)需求。生產(chǎn)需求對于采購來講可以稱為生產(chǎn)物料需求。生產(chǎn)物：料需求的時間是根據(jù)生產(chǎn)計劃而產(chǎn)生的，通常生產(chǎn)物料需求計劃是訂單計劃的主：要來源處。為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購計劃人員需要深入熟知生產(chǎn)計劃以：及工藝常識。在MRP系統(tǒng)之中，物料需求計劃是主生產(chǎn)計劃的細化，主要來源于生產(chǎn)計劃、獨立需求的預(yù)測、物料清單文件、庫存文件；編制物料需求計劃的：主要步驟為：(1)決定毛需求；(2)決定凈需求；(3)對計劃訂單下達日期和訂單數(shù)量。
　　3、準備訂單環(huán)境資料。準備訂單環(huán)境資料也就是準備供應(yīng)商群體供應(yīng)信息資料。準備訂單環(huán)境資料是準備訂單計劃中一個非常重要的內(nèi)容。訂單環(huán)境是在：訂單物料的認證計劃完畢之后形成的，訂單環(huán)境資料主要包括：
　　(1)訂單物料的供應(yīng)商信息。
　　(2)訂單比例信息。對于有多家供應(yīng)商的物料，每一個供應(yīng)商分攤的下單比：例由認證人員產(chǎn)生并給予維護。
　　(3)最小包裝信息。
　　(4)訂單周期。它是指從下單到交貨的時間間隔。
　　訂單環(huán)境資料一般使用信息系統(tǒng)管理，必要時訂單人員可從中查詢了解生產(chǎn)：所需物料的采購環(huán)境。
　　4、制作訂單計劃說明書。制作訂單計劃說明書也就是準備好訂單計劃所需的資料。其主要內(nèi)容包括：
　　(1)訂單計劃說明書，包括物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等。
　　(2)附件。內(nèi)容有市場需求計劃、生產(chǎn)需求計劃、訂單環(huán)境資料等。
　　(二)評估采購訂單需求
　　評估訂單需求是采購計劃中非常重要的一個環(huán)節(jié)，只有準確地評估訂單需：求，才能為計算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制訂出好的訂單計劃。它主要包括以下三個方面的內(nèi)容：分析市場需求、分析生產(chǎn)需求、確定訂單需求評估訂單需：
    1、分析市場需求。訂單計劃不僅要考慮生產(chǎn)計劃，還要考慮市場需求，分析根據(jù)市場需求制訂的要貨計劃的可信度，仔細分析市場合同簽訂數(shù)量、合同剩余量的各項數(shù)據(jù)，研究其變化趨勢，全面考慮要貨計劃的規(guī)范性和嚴謹性。只有這樣，才能對市場需求有一個全面的了解，才能制訂出一個使企業(yè)遠期發(fā)展與近期實際需求相結(jié)合的訂單計劃。
　　2、分析生產(chǎn)需求。分析生產(chǎn)需求，首先要研究生產(chǎn)需求的生產(chǎn)過程，其次是分析需求量的要貨時間。
　　3、確定訂單需求。根據(jù)對市場需求和對生產(chǎn)需求的分析結(jié)果，就可以確定訂單需求。通常來講，訂單需求的內(nèi)容是指通過訂單操作手段，在未來指定的時間內(nèi)，將指定數(shù)量的合格物料采購入庫。
　　(三)計算訂單容量
　　計算訂單容量也是采購計劃中的重要組成部分，只有準確地計算訂單容量，才能對比需求和容量，經(jīng)過綜合平衡，最后制訂出正確的訂單計劃。計算訂單容量主要有以下四個方面的內(nèi)容：分析項目供應(yīng)資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩余訂單容量。
    1、分析項目供應(yīng)資料。在采購過程中，物料和項目都是整個采購工作的操作對象。對于采購工作而言，在目前的采購環(huán)境中，所要采購物料的供應(yīng)商的信息是一項非常重要的信息資料。例如某企業(yè)需要設(shè)計一家練歌房的隔音系統(tǒng)，隔音玻璃棉是完成該系統(tǒng)的關(guān)鍵材料。經(jīng)過項目認證人員的考察，該種材料被壟斷在少數(shù)供應(yīng)商的手中。在這種情況下，企業(yè)計劃人員就應(yīng)充分利用這些情報，在下達訂單計劃時就會有的放矢了。
　　2、計算總體訂單容量?？傮w訂單容量是多方面內(nèi)容的組合，一般包括兩方面內(nèi)容：一方面是可供給的物料數(shù)量；另一方面是可供給物料的交貨時間。
　　3、計算承接訂單容量。承接訂單量是指某供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量。承接訂單容量的計算過程較為復(fù)雜。
　　4、確定剩余訂單容量。剩余訂單容量是指某物料所有供應(yīng)商群體的剩余訂單容量的總和。用公式表示為：物料剩余訂單容量=物料供應(yīng)商群體總體訂單容量一已承接訂單量。
　　(四)制訂訂單計劃
　　制訂訂單計劃是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)主要包括以下四個方面的內(nèi)容：對比訂單需求量和訂單容量、綜合平衡、確定余量認證計劃、制訂訂單計劃。
    1、對比需求與容量。對比需求與容量是制訂訂單計劃的首要環(huán)節(jié)，只有比較出需求與容量的關(guān)系才能有的放矢地制訂訂單計劃。如果經(jīng)過對比發(fā)現(xiàn)需求小于容量，即無論需求多大，容量總能滿足需求，則企業(yè)要根據(jù)物料需求來制訂訂單計劃；如果供應(yīng)商的容量小于企業(yè)的物料需求，則要求企業(yè)根據(jù)容量制定合適的物料需求計劃，這樣就容易產(chǎn)生剩余物料需求，需要對剩余物料需求重新制訂認證計劃。
　　2、綜合平衡。綜合平衡是指綜合考慮市場、生產(chǎn)、訂單容量等要素，分析物料訂單需求的可行性，必要時調(diào)整訂單計劃，計算容量不能滿足的剩余訂單容量。
　　3、確定余量認證計劃。在對比需求與容量的時候，如果容量小于需求就會產(chǎn)生剩余需求，對于剩余需求，要提交認證計劃制訂者處理，并確定能否按照物料需求規(guī)定的時間及數(shù)量交貨。為了保證物料及時供應(yīng)，此時可以通過簡化認證程序，并由具有豐富經(jīng)驗的認證計劃人員進行操作。
　　4、制訂訂單計劃。制訂訂單計劃是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，訂單計劃做好之后就可以按照計劃進行采購工作了。一份訂單包含的內(nèi)容有下單數(shù)量和下單時間兩個方面：下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量一計劃入庫量一現(xiàn)有庫存量+安全庫存量下單時間=要求到貨時間一認證周期一訂單周期一緩沖時間。
    總之，采購訂單是采購管理中的一個重要內(nèi)容，采購人員通過采購訂單獲取更多的信息，便于更好地執(zhí)行采購業(yè)務(wù)工作，完善采購業(yè)務(wù)。