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使用工作流程管理軟件提高團(tuán)隊(duì)工作效率的技巧
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無論是企業(yè)還是個(gè)人，如果日常工作沒有系統(tǒng)的流程，整個(gè)工作會(huì)變得更加混亂。有時(shí)我工作得更多，只是因?yàn)槲也还ぷ鞑缓侠砝脮r(shí)間，我會(huì)延長工作時(shí)間，工作效率會(huì)降低。管理軟件作為一個(gè)工作計(jì)劃表，可以給大家?guī)砗芏鄮椭屨麄€(gè)工作更有條理。
一、流程管理的基本概述
1、進(jìn)度管理的內(nèi)容
包括安排代理事宜，提醒備忘錄，分享他人 的時(shí)間表，協(xié)調(diào)工作等等。泛普軟件的交易提醒功能可以設(shè)置時(shí)間，到了會(huì)提醒你做什么你只需要每天在這里寫下你的工作項(xiàng)目?？梢源蟠筇岣吣愕墓ぷ餍?。
2、什么是日程管理
日程管理實(shí)際上就是把每天的工作和事務(wù)安排在日期里，并做有效的記錄，便于管理每天的工作和事務(wù)，達(dá)到工作備忘錄的目的。其實(shí)每個(gè)人都有自己的日程管理方法雖然這些管理方法各不相同，但如果合理運(yùn)用，相互融合，會(huì)有很好的效果。做好日程管理不僅能體現(xiàn)你的專業(yè)素質(zhì)，還能高效利用時(shí)間，提高辦公效率。
3、如何高效管理作息時(shí)間
做好日程管理，不僅可以提高工作效率，還可以為自己養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣有哪些重要的事情需要先做，先安排。如果你做好記錄，相信不僅能提高你的工作效率，也能提高你自己的工作能力和素質(zhì)。泛普軟件是以GTD時(shí)間管理法為主的管理工具，集收藏、整理、組織、回顧、執(zhí)行功能。此外，在進(jìn)度表方面，提供了四象限進(jìn)度表可以將日程按照重要程度和緊急程度排序到不同的象限，更直觀的安排日程的優(yōu)先級(jí)，減少日程連接的時(shí)間浪費(fèi)。
二、泛普APP開發(fā)中的進(jìn)度管理有什么特點(diǎn)
1、行程的個(gè)性化制定
用戶自主定制相關(guān)規(guī)劃表格，根據(jù)每天需要完成的任務(wù)，對(duì)每天需要完成的事情進(jìn)行更多的表格內(nèi)容，成為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的生活人。
2、任務(wù)功能的增加或改變
如果用戶可以添加其他任務(wù)或者修改日常任務(wù)來保證當(dāng)前行程的完成，因?yàn)槠渌恍┮責(zé)o法按照計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行。
3、溫馨提醒系統(tǒng)功能
在具體任務(wù)中，用戶可以設(shè)置智能提醒功能，提醒用戶到達(dá)時(shí)間或者某個(gè)時(shí)間段，方便用戶控制時(shí)間。相比課堂分類學(xué)習(xí)，智能提醒可以讓用戶規(guī)范每個(gè)題目的學(xué)習(xí)時(shí)間。
三、使用工作流程管理軟件提高團(tuán)隊(duì)工作效率的技巧
1、安排緩沖時(shí)間
每次會(huì)議前后盡量安排額外的10分鐘，以便有足夠的時(shí)間清理當(dāng)前會(huì)議，然后準(zhǔn)備下一次會(huì)議。這也將有助于避免隨后的會(huì)議“匆忙”感。
2、安排休息時(shí)間
如果你想一次完成所有的任務(wù)，直到你筋疲力盡時(shí)，你才容易感到疲倦。數(shù)據(jù)表明：起床活動(dòng)幾分鐘，讓血液循環(huán)，讓大腦獲得更多氧氣，是工作的必要部分。在日歷中安排休息時(shí)間，以避免精疲力竭，提高創(chuàng)造力，并讓日歷提醒你繼續(xù)工作。
3、設(shè)置簽到提醒
隨著重要截止日期的臨近，為每個(gè)基準(zhǔn)設(shè)置登錄提醒。這樣就避免了項(xiàng)目結(jié)束時(shí)的壓力，保證了所有的任務(wù)在通過之前都經(jīng)過了檢查。此外，還可以在日歷提醒中包含團(tuán)隊(duì)成員，以督促團(tuán)隊(duì)簽到。
進(jìn)度管理可以讓相關(guān)任務(wù)中的人清楚的知道在什么時(shí)間段做什么，管理者清楚的知道項(xiàng)目什么時(shí)候開始，進(jìn)展如何，什么時(shí)候完成這樣，管理者更容易制定任務(wù)，員工更有效率地執(zhí)行任務(wù)，對(duì)任務(wù)的責(zé)任分擔(dān)明確，不會(huì)出現(xiàn)拖延等低效現(xiàn)象。
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