公文管理
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一、國內(nèi)80%的企業(yè)在公文管理中遇到的問題
1、在部分企業(yè)中,公文的填寫沒有規(guī)范的格式,不方便后續(xù)人員進行辦理,也不利于查詢。
2、與公文相關(guān)的資料文件都是以紙質(zhì)版的形式存在,在進行傳閱的過程中,容易出現(xiàn)遺失的情況,并且想要查賬都十分不便。
3、公文的辦理需要多人員經(jīng)手,在傳統(tǒng)的辦公下,公文辦理受地域和時間影響大,如果辦理人不在辦公室,就會耽誤辦理進度。
4、公文的安全性沒得保障,傳遞的過程中其他人可能打開看了,造成信息泄露。
5、需要辦理的公文太多,有時候可能桌子上文件堆放過多,而將某個公文遺漏或者搞混淆。
6、公文過多,不知道哪些公文比較緊急需要優(yōu)先處理,必須挨個挨個打開查看,耽誤辦理效率。
7、需要自己辦理公文的時候就辦理,自己辦理完后就不知道其他人是否辦理了,也不能什么時候能辦理,能開始執(zhí)行。
8、作為公司的領(lǐng)導,不能及時全面的了解企業(yè)所有公文內(nèi)容以及辦理情況。
二、系統(tǒng)中公文管理的管控點及作用
1、提供提供規(guī)范化的公文格式,對公文標題、密級程度、緊急程度、主送、抄送、公文內(nèi)容等信息進行規(guī)范化的填寫,形成統(tǒng)一的格式,方便后續(xù)辦理人查看和辦理,也方便查賬。
2、可以將與公文相關(guān)的資料文件通過附件的形式上傳到系統(tǒng)中,只要提交單據(jù)后,其他辦理人就可以查看相關(guān)附件信息了,避免了公文在傳閱過程中出現(xiàn)資料遺失的情況,同時電子化的辦理流程也能提高辦理效率。
3、在系統(tǒng)中選擇了主送和抄送之后,相關(guān)公文只會傳遞給對應人員,其他人員就看不到,保證了公文的安全性。
4、系統(tǒng)提供待辦公文列表,可以看到自己所有待辦,并且還可以按照緊急程度進行篩選,方便及時處理緊急公文,保證工作安排的合理性。
5、在系統(tǒng)的已辦公文列表中還可以查看到自己辦理完畢的公文的后續(xù)處理情況。
6、作為公司的最高領(lǐng)導,可以通過公文監(jiān)控來查看企業(yè)所有的公文內(nèi)容以及辦理情況,碰到辦理過慢的情況還可以及時催辦。
三、系統(tǒng)中的公文管理單據(jù)及列表
在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中,通過發(fā)起公文、我的公文、待辦公文、已辦公文、已收公文、公文監(jiān)控單據(jù)和列表來實現(xiàn)全方位的公文管理。下面是對應單據(jù)、列表的行業(yè)樣張展示:
1、發(fā)起公文
2、我的公文
3、待辦公文
4、已辦公文
5、已收公文
6、公文監(jiān)控
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