印章管理
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一、國(guó)內(nèi)80%的企業(yè)在印章管理中遇到的問題
1、個(gè)別企業(yè)對(duì)印章的使用管理不嚴(yán)格,印章管理員對(duì)需要蓋章的材料審核不嚴(yán)格,甚至有在空白紙上用印的情況。
2、個(gè)別企業(yè)在每一次印章使用和印章外借的時(shí)候沒有形成規(guī)范化的登記,之后發(fā)現(xiàn)用印出現(xiàn)問題時(shí),想要查詢印章的使用人、使用時(shí)間、使用事由等信息都沒有依據(jù),形成法律風(fēng)險(xiǎn)。
3、很多印章審批都是采購一頁紙請(qǐng)示的方式,請(qǐng)示審核時(shí)間長(zhǎng),并且請(qǐng)示完成之后由經(jīng)理保存在辦公室,時(shí)間長(zhǎng)了就容易丟失,無法追溯。
4、個(gè)別印章管理員對(duì)外借印章的歸還時(shí)間沒有嚴(yán)格控制,不能及時(shí)知道印章何時(shí)歸還的,容易出現(xiàn)印章丟失的情況。
二、系統(tǒng)中印章管理的管控點(diǎn)及作用
1、在系統(tǒng)中,可以將需要蓋章的材料通過附件的形式上傳到系統(tǒng)中,方便印章管理員查看,以保證用印安全規(guī)范,同時(shí)也便于其他人員查看監(jiān)督。
2、每一次印章使用和印章外借都可以在系統(tǒng)中進(jìn)行登記,并形成規(guī)范的印章管理臺(tái)賬,方便以后在出現(xiàn)用印問題的時(shí)候,及時(shí)查找原因。
3、可以對(duì)印章申請(qǐng)和印章外借單據(jù)設(shè)置多級(jí)審批流,申請(qǐng)人填寫完畢后一鍵提交給其他領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核,大大提高了審核時(shí)效性,并且以后在出現(xiàn)問題時(shí),也可以通過審批流快速找到責(zé)任人。
4、在系統(tǒng)中能夠?qū)ν饨栌≌碌臍w還時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格管理,印章管理員根據(jù)實(shí)際歸還時(shí)間進(jìn)行登記,一定程度上能避免印章丟失而沒被發(fā)現(xiàn),或者長(zhǎng)時(shí)間不歸還影響其他需要用印的業(yè)務(wù)正常進(jìn)行的情況。
三、系統(tǒng)中的印章管理單據(jù)及列表
在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中,通過印章申請(qǐng)、用印外借、印章使用記錄單據(jù)和列表來實(shí)現(xiàn)全方位的印章管理。下面是對(duì)應(yīng)單據(jù)、列表的行業(yè)樣張展示:
1、印章申請(qǐng)
2、用印外借
3、印章使用記錄
成都公司:成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號(hào)1層9號(hào)
重慶公司:重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓