項(xiàng)目管理系統(tǒng)如何提高溝通效率

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　　在項(xiàng)目管理中，溝通是否高效、是否順暢，很大程度上決定了項(xiàng)目的成敗。提高有效溝通的能力，是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理必須去做的事情。如今，除了書面、口頭、郵件等等溝通方式，項(xiàng)目管理軟件也提供了一種社交化的溝通方式。

　　一、項(xiàng)目管理溝通有哪些原則

　　通過(guò)溝通協(xié)調(diào)使之相互信任、尊重和理解，為項(xiàng)目實(shí)施創(chuàng)造良好的合作關(guān)系和工作環(huán)境，即為溝通與協(xié)調(diào)的目的。各種關(guān)系的協(xié)調(diào)均應(yīng)遵守如下原則:

　　1.守法是溝通與協(xié)調(diào)工作的第一 原則。必須在國(guó)家和地方有關(guān)工程建設(shè)的法律、 法規(guī)許可范圍內(nèi)去溝通和協(xié)調(diào)。

　　2.組織協(xié)調(diào)要維護(hù)公正和高效原則。要站在項(xiàng)目的立場(chǎng)上，公平的處理糾紛，一切以項(xiàng)目利益為原則。

　　3.協(xié)調(diào)與控制目標(biāo)致原則。在工程建設(shè)中，應(yīng)該注意工程安全、質(zhì)量、工期、環(huán)境的統(tǒng)一，不能有所偏廢，不能強(qiáng)調(diào)某目標(biāo)而忽視其他目標(biāo)，

　　4.真實(shí)性原則。在溝通與協(xié)調(diào)工作中，信息作為溝通的基礎(chǔ)和傳達(dá)的內(nèi)容應(yīng)保證其真實(shí)可信，準(zhǔn)確可靠。虛假錯(cuò)誤的信息不僅會(huì)導(dǎo)致對(duì)方作出錯(cuò)誤的決策判斷，且會(huì)失信于對(duì)方。

　　二、項(xiàng)目管理中高效溝通的法則

　　1、明確傳達(dá)項(xiàng)目目標(biāo)

　　選擇合適的項(xiàng)目，明確項(xiàng)目目標(biāo)，讓每一個(gè)成員都朝著目標(biāo)執(zhí)行任務(wù)。向著目標(biāo)努力，即“做正確的事情”，而不是偏離目標(biāo)“正確地做事情”，浪費(fèi)企業(yè)資源，造成不可挽回的損失。因此，企業(yè)在管理項(xiàng)目的時(shí)候一定要明確項(xiàng)目目標(biāo)，并將目標(biāo)清晰傳到整個(gè)項(xiàng)目組，讓每個(gè)人都知道自己工作任務(wù)和工作目標(biāo)。

　　2、信息明確透明

　　在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部做到信息透明可以大大降低溝通成本，每個(gè)項(xiàng)目成員都能知曉當(dāng)前的項(xiàng)目狀態(tài)，項(xiàng)目進(jìn)行到哪一步、接下來(lái)要做哪些事情、做完的時(shí)候需不需要其他成員審查等，在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，要把項(xiàng)目的進(jìn)度以及各種信息同步到每個(gè)成員，確保信息透明，全員都清晰地了解項(xiàng)目目標(biāo)和自己的任務(wù)。然而要做到這一點(diǎn)是非常困難且耗時(shí)的，為此，項(xiàng)目管理人員可以借助專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件解決這樣的問(wèn)題。

　　3、明確溝通對(duì)象

　　項(xiàng)目經(jīng)理要明確項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要哪些角色、每個(gè)角色的責(zé)任是什么、角色與角色之間的接口是什么、角色為了完成任務(wù)需要了解哪些信息、這些信息該從哪里得到;當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理明確團(tuán)隊(duì)中每個(gè)角色對(duì)項(xiàng)目應(yīng)盡的責(zé)任之后，就可以清晰地分辨他們需要了解什么信息，怎么給他們提供這些信息。

　　4、借用專業(yè)的項(xiàng)目管理工具

　　正如荀子《勸學(xué)》所言：“君子生非異也，善假于物也”。善于使用專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，讓管理與溝通互相融合，工作內(nèi)容溝通更高效，推進(jìn)各個(gè)任務(wù)落地，隨時(shí)掌控項(xiàng)目質(zhì)量和各個(gè)階段的完成情況，還可以進(jìn)行合格性檢查，保證項(xiàng)目質(zhì)量。項(xiàng)目管理軟件不僅僅是作為工具來(lái)幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提高效率，它也能是一個(gè)暢通的溝通渠道。泛普軟件也是一款社交型項(xiàng)目管理軟件，所有項(xiàng)目干系人可以在平臺(tái)上進(jìn)行直接的溝通，項(xiàng)目文檔、文件也可以在線協(xié)作編輯。

　　三、使用泛普軟件給企業(yè)帶來(lái)哪些好處

　　1、制定合理的項(xiàng)目目標(biāo)，明確目標(biāo)并落實(shí)

　　企業(yè)應(yīng)借助合適的工具開(kāi)展項(xiàng)目管理活動(dòng)，合理制定項(xiàng)目目標(biāo)，優(yōu)化資源配置。制定年度或季度目標(biāo)之后，可以根據(jù)當(dāng)前的戰(zhàn)略重點(diǎn)對(duì)已有項(xiàng)目進(jìn)行組合分析，選出最符合當(dāng)前企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目按企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行篩選既可以淘汰那些“價(jià)值低”的項(xiàng)目，還可以集中人力、物力支持具有發(fā)展?jié)摿Α⒖梢詾槠髽I(yè)帶來(lái)收益的項(xiàng)目。

　　2、更好地了解項(xiàng)目進(jìn)度和重大成果

　　高層領(lǐng)導(dǎo)管理的項(xiàng)目很多，當(dāng)項(xiàng)目越來(lái)越多、項(xiàng)目過(guò)程越來(lái)越復(fù)雜的時(shí)候，管理層沒(méi)有精力去關(guān)注所有項(xiàng)目的具體安排，項(xiàng)目經(jīng)理也不需要匯報(bào)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的瑣碎內(nèi)容，高層領(lǐng)導(dǎo)需要了解的無(wú)非就是項(xiàng)目進(jìn)度

　　3、全面提高執(zhí)行層工作效率

　　在每個(gè)階段，項(xiàng)目經(jīng)理給各個(gè)成員提供指導(dǎo)，讓每個(gè)項(xiàng)目成員都清楚地知道自己該干什么事情，有效的溝通對(duì)項(xiàng)目成員成功地完成自己的工作起著重大的作用。易趨的WBS計(jì)劃展示給項(xiàng)目成員每個(gè)任務(wù)的詳細(xì)信息，包括任務(wù)的名稱、工期、責(zé)任人、工時(shí)、任務(wù)之間的依賴關(guān)系等。

　　總之，溝通是人際之間傳遞信息的過(guò)程，它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的。要做好項(xiàng)目每個(gè)階段的工作，達(dá)到預(yù)期的效果，就必須在項(xiàng)目組內(nèi)部以及項(xiàng)目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞信息從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致。