用印外借
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一、在企業(yè)中用印外借管理存在的問(wèn)題
1、個(gè)別印章管理員讓印章離開(kāi)自己視線范圍或者自己沒(méi)時(shí)間就讓他人代為蓋章，在沒(méi)有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。
2、個(gè)別企業(yè)在印章外借的時(shí)候，都是通過(guò)紙質(zhì)單據(jù)提交申請(qǐng)單，然后由對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，時(shí)間長(zhǎng)了，這些單據(jù)就不知所蹤了，查找起來(lái)十分困難。
3、個(gè)別單位缺乏規(guī)范的用印外借登記臺(tái)賬，不知道每次印章的借用人、借用時(shí)間、歸還時(shí)間、用途等，以后涉及印章亂用的情況無(wú)法追溯，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。
4、個(gè)別企業(yè)中在對(duì)用印外借管理時(shí)缺乏嚴(yán)格的管理機(jī)制，只管印章什么時(shí)候借出去的，也不管其是否按時(shí)歸還，容易出現(xiàn)印章丟失，或者因延遲歸還而影響其他人使用的情況。
二、系統(tǒng)中用印外借的管控點(diǎn)及作用
1、提供提供用印外借單據(jù)，由印章管理員對(duì)每一次的印章外借情況進(jìn)行登記，記錄借用人、所屬部門(mén)、借用時(shí)間，這也是印章管理員認(rèn)真監(jiān)管每次印章外借情況的表現(xiàn)。
2、在系統(tǒng)中，可以對(duì)用印外借單設(shè)置多級(jí)審批，由相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)以及總經(jīng)理等進(jìn)行審批，系統(tǒng)中自動(dòng)形成完整的審批記錄，以后在發(fā)現(xiàn)外借印章出現(xiàn)亂使用的情況，可以找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，避免互相推諉。
3、在系統(tǒng)中，通過(guò)對(duì)每次用印外借情況的登記，形成了規(guī)范的外借臺(tái)賬，方便以后進(jìn)行追溯。
4、在系統(tǒng)中，除了對(duì)用印外借的借出時(shí)間進(jìn)行管理外，還能對(duì)歸還時(shí)間、歸還人進(jìn)行管理，通過(guò)歸還記錄能在一定程度上避免印章丟失沒(méi)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，或者長(zhǎng)時(shí)間不歸還而影響其他需要蓋章的業(yè)務(wù)正常進(jìn)行的情況。
三、泛普軟件中的用印外借單據(jù)
在泛普工程管理系統(tǒng)中，由行政部印章保管人員填寫(xiě)此單據(jù)。
1、基本信息
用印外借單據(jù)主要包含外借編號(hào)、外借主題、印章類(lèi)型、借出時(shí)間、借用時(shí)長(zhǎng)、借用人、所屬部門(mén)、歸還人、所屬部門(mén)、歸還時(shí)間、用途等內(nèi)容。
2、附件上傳
可以將借出現(xiàn)場(chǎng)和歸還現(xiàn)場(chǎng)拍照并上傳到附件中，也可以將需要蓋章的文件上傳到附件中，支持txt、pdf、office文件以及各類(lèi)圖片格式等上傳。
3、單據(jù)審批
支持對(duì)用印外借進(jìn)行多級(jí)審批，首先由填寫(xiě)單據(jù)的人員提交審批，然后根據(jù)公司的具體情況，分別由行政部領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審核，還可以查看完整的審批流過(guò)程。
四、泛普軟件中的用印外借列表
用印外借列表主要顯示所有的用印外借單據(jù)。
1、在列表中支持多種自定義查詢(xún)條件，可以按照主題、印章類(lèi)型、借用人、歸還人、借出時(shí)間、借用部門(mén)等條件進(jìn)行查詢(xún);支持模糊查詢(xún)，比如根據(jù)主題中的關(guān)鍵字進(jìn)行查詢(xún);支持將常用查詢(xún)條件進(jìn)行保存。
2、能將查詢(xún)出來(lái)的列表導(dǎo)出成Excel格式。
3、也能將查詢(xún)出來(lái)的列表直接打印。
4、如果想查看用印外借的詳情，還可以點(diǎn)擊表中的外借編號(hào)、外借主題，實(shí)現(xiàn)快速聯(lián)查。
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