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工程檔案管理遇到的難點(diǎn)和管理軟件給出的解決方案

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 　　隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工程項(xiàng)目企業(yè)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的保護(hù)和利用形式發(fā)生了很大變化。信息資源的收集和共享以及項(xiàng)目文檔的積累、挖掘和傳承也逐漸受到重視。在現(xiàn)階段乃至未來很長(zhǎng)一段時(shí)間，如何有效推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息化，實(shí)現(xiàn)降本增效，是工程項(xiàng)目企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要命題。

　　一、工程檔案管理軟件的需求分析

　　1. 繪制關(guān)聯(lián)圖

　　用于定義系統(tǒng)和系統(tǒng)外部實(shí)體之間的邊界和界面的簡(jiǎn)單模型用于系統(tǒng)聯(lián)合繪圖。同時(shí)也定義了通過接口的信息流和物流。

　　2. 創(chuàng)建開發(fā)原型

　　當(dāng)用戶可以時(shí)，創(chuàng)建一個(gè)用戶界面原型t確定需求，開發(fā)一個(gè)用戶界面原型，讓很多概念和可能的事情更加直觀清晰。通過評(píng)估原型，用戶將使項(xiàng)目參與者更好地相互理解有待解決的問題。注意找出需求文檔和原型之間的所有沖突。

　　3.分析可行性

　　識(shí)別與實(shí)現(xiàn)每個(gè)需求相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，包括與其他需求的沖突對(duì)外部因素的依賴和技術(shù)障礙。

工程檔案管理軟件的需求分析

　　4.確定需求優(yōu)先級(jí)

       用例、產(chǎn)品特性或個(gè)人需求實(shí)現(xiàn)的優(yōu)先級(jí)別。根據(jù)優(yōu)先級(jí)確定產(chǎn)品版本中將包含哪些特性或需求。當(dāng)需求被允許變更時(shí)，在特定的版本中添加每個(gè)變更，并在該版本計(jì)劃中進(jìn)行所需的變更

　　5.為需求建立模型

　　為需求建立一個(gè)圖形化的模型是對(duì)軟件需求規(guī)格說明的一個(gè)很好的補(bǔ)充。他們可以提供不同的信息和關(guān)系來幫助發(fā)現(xiàn)不正確的不一致的和多余的需求這種模型包括數(shù)據(jù)流圖、實(shí)體關(guān)系圖、狀態(tài)變換圖、對(duì)話圖對(duì)象和交互圖。

　　二、工程檔案管理遇到的難點(diǎn)

　　1.參與單位太多，很難做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范的檔案管理和獨(dú)立的系統(tǒng)建設(shè)不僅標(biāo)準(zhǔn)不一，成本也較高;

       2.原始資料不全，文檔不規(guī)范、數(shù)據(jù)跟蹤和收集不及時(shí)、檢查工作強(qiáng)度大;

       3.文件的實(shí)時(shí)歸檔比較困難，文件的手工和數(shù)字化需要很長(zhǎng)時(shí)間、工作量大;

       4.項(xiàng)目比較多，比如一條高速公路有多個(gè)路段，歸檔比較困難。

　　三、泛普工程項(xiàng)目檔案管理解決方案

       1.豐富的系統(tǒng)功能模塊

　　泛普工程項(xiàng)目的檔案管理分為數(shù)據(jù)層、總控系統(tǒng)曾、應(yīng)用模塊、四級(jí)申請(qǐng)渠道。應(yīng)用系統(tǒng)穩(wěn)定、安全與應(yīng)用模塊全面覆蓋項(xiàng)目檔案管理的全過程。

　　2.檔案文件接收

　　為了提高文件歸檔的效率，泛普軟件支持從第三方平臺(tái)到文件管理系統(tǒng)的一鍵歸檔。第三方平臺(tái)包括但不限于oa系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、即時(shí)通訊系統(tǒng)等。

　　3. 自動(dòng)歸檔

　　提供自動(dòng)歸檔功能，在同一界面中，根據(jù)全宗號(hào)、歸檔年度、存儲(chǔ)期限或文件類型等條件，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)備案號(hào)一鍵自動(dòng)備案功能。

泛普工程項(xiàng)目檔案管理解決方案

　　4. 號(hào)碼管理

　　為用戶提供了多種編號(hào)機(jī)制。文件、文件提供了各種自動(dòng)編號(hào)/取號(hào)方式。完整的檔案號(hào)一般包括全宗號(hào)、檔案室編號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等。

　　5. 檔案智能識(shí)別

　　支持智能識(shí)別存檔。使用條形碼識(shí)別的方法是準(zhǔn)確性、最可靠的智能文檔分類方法?；鄄┩ㄖС秩叽缫痪S碼、二維碼的圖片識(shí)別功能，根據(jù)編號(hào)形成智能分類規(guī)則，實(shí)現(xiàn)智能識(shí)別和歸檔。

　　6. 表格打印

　　可以幫助用戶實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件的便捷管理。首先是提供文件整理工作的表格打印功能，以及文件封面、目錄、該對(duì)照表可直接在系統(tǒng)中錄入，無需二次手工操作。

　　一般參與單位多，單一方式實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理和獨(dú)立的建設(shè)體系有不同的標(biāo)準(zhǔn)、成本高;原始文件不完整、文件編制不規(guī)范、數(shù)據(jù)跟蹤和收集不及時(shí);檔案很難歸檔、工作量大;工程眾多等問題。

　　針對(duì)項(xiàng)目檔案管理的這些痛點(diǎn)，泛普軟件為項(xiàng)目企業(yè)定制了合規(guī)、高效、規(guī)范、安全、便捷的工程項(xiàng)目檔案智能管理解決方案。項(xiàng)目文件的數(shù)字化管理，用博通就行!

發(fā)布：2023-02-23 10:50    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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