聰明公司正將會議變成可選項

如果你的公司把所有的會議都變成可選項會怎樣?想象一下，如果采用這樣的會議管理規(guī)則，會有多少無用的會議被取消?這正是越來越多聰明的公司正在做的事。

員工平均每個月要在會議上花31個小時，其中至少有50%的時間是完全被浪費掉了。至少其中有一些人有91%的時間是在做白日夢，75%的時間在做其他工作，39%的時間在睡覺。不必要的會議每年帶來的浪費高達370億美元。

經理們也沒有好到哪里去。經理平均每周要在會議上浪費幾乎整整一天，高管們每周則要在無休止的、讓人頭腦麻木又毫無效果的會議上浪費40%的工作時間。這甚至還沒有算上為了準備會議和會后發(fā)送電子郵件所花費的時間。

把事情做好還有更好的方法

一些企業(yè)高層管理們認為，會議是一種必需的溝通工具。但是事實并非如此。每個行業(yè)里在日常運營中不開會的企業(yè)數量都在快速增長，一些公司這樣做的歷史甚至超過了三十年。這種趨勢的成功表明，我們應該完全放棄它們，或者至少讓它們變成可選項。這正是很多公司正在做的事。

英特爾公司有一條規(guī)則，沒有人可以召開沒有清晰目的的會議。聯(lián)想要求自己的員工停止任何徘徊不前的會議。很多其他的公司都將會議變成可選項。還有一些其他的公司，已經廢除了所有的會議。

雙腳法則

這是一種偉大的方式，用來鼓勵可選擇的會議。在與會者到達之后自己組織的方式(這種做法效果很不錯，甚至對于上千人參與的會議也是如此)，這些會議就使用了雙腳法則。

這個法則很簡單，如果你選擇參加一個會議，那么你就必須：

1)能夠從中學到東西，

2)能夠有所貢獻(你應該努力做到這一點)。

如果你兩者都做不到，你就有責任站起來并離開，去一個能夠做到兩者之一的地方。如果每一家公司都運用了雙腳法則，也許會有一半的會議都無人到場，在剩下的很多會議中大家都會在會議陷入細節(jié)討論的時候中途退場。

傳統(tǒng)的經理們不會喜歡這種做法

一些企業(yè)可能永遠都不會這樣做，因為對于它們來說，會議之所以存在，是為了讓經理們覺得自己很重要。雅虎首席執(zhí)行官Marissa Mayer就肯定聽不進去，據報道稱，自從她接掌雅虎帥印以來，幾乎在所有的會議上都遲到，每周要在七十多場會議上遲到。她根本不知道該如何從這種局面中擺脫出來，并把員工的大腦還給他們。

我們可以改進

但對于那些已經明白這一點的人來說，這樣做的回報卻是巨大的。一家制造商通過將會議的長度從60分鐘縮短到30分鐘、并將參會的人數上限限定為七人的方式，削減了大約200個職位。

下面五個想法能夠簡化或者減少會議：

1) 讓會議變成可選擇的。你很快就會發(fā)現哪些會議是毫無用處的。

2) 有一個書面的議程。并且堅持這樣做。如果會議沒有重要到值得事先進行思考的程度，就干脆不要開。我們使用的是一個共享在線文檔——每個人在會議前一個月都可以對文檔做出貢獻。

3) 15-30分鐘，到時間硬性結束。尊重始于告知每個人這個會議將于上午10:30結束。并且確保到時會議一定結束。

4) 站立式會議——對于日常業(yè)務會議來說是一種非常好的手段。樞密院定期會見英國女王，這些會見都是站立式會議(女王和她的代表也站著)，這種做法讓這些會議都很短。

5) 永遠不要在大型會議上解決問題。解決方案幾乎永遠都不可能牽涉到每一個人。相反，要明確問題，并且弄清楚這個問題屬于誰，然后讓他們去尋找在與會者之外所需要的人。在下一次會議上他們會匯報情況，讓大家知道是否完成了。

把事情做了。停止開會吧。

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