如何在生活中巧妙的運用時間管理

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在過去，在組織的視線中，沒有，當(dāng)然思維中也沒有被認為是個人問題，個人應(yīng)自己去進行時間管理，自己去發(fā)展時間管理技能

瓶頸管理理論認為，改善績效的最佳方法不是改進每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而是改進“瓶頸”（最大的約束因素），因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒有時間思考，可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴重的問題??失去他們，離開或變得“無能”

我們可以說，時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題，甚至更為重要

“時間管理”的3個關(guān)鍵問題：

什么事是必須做的？
如何看待他人？
如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間？

“你很忙嗎？”我問這個問題得到的答案驚人地一致??忙，通常是有氣無力的回答我們身處一個異常忙碌的社會，不管是管理者，還是所謂知識工作者或?qū)I(yè)人士，每個人都非常忙碌

實際上，這背后有三種忙碌：一種是忙碌，但尚未學(xué)會管理自己的時間，這些人常常會感覺被近乎瘋狂的時間表逼瘋；一種是忙碌，但已經(jīng)學(xué)會應(yīng)對與取舍；第三種則是假裝出來的忙碌，因為我們幾乎已經(jīng)開始把忙與成功、閑和失敗聯(lián)系到一起

“你很忙嗎？”經(jīng)常被當(dāng)作寒暄的話，但很少有人意識到需要重視它背后的“時間管理”很多時候，時間管理不是被視為一種初級技能，就是被歸入到勵志的范疇，認為主要是精神因素在起作用在管理領(lǐng)域，勵志的名聲一直不是很好，被認為是巫術(shù)一樣的小把戲

現(xiàn)在，我們必須給予時間管理以應(yīng)有的重視，我們可以說，時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題，甚至更為重要

不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運營都需要由人去做，也就是說，投入他們的時間和精力對于管理者和專業(yè)人士來說，最大的約束就是時間，他們只有那么多時間通常，我們沒法通過雇傭更多的人來獲得更多的時間管理層如果太多的話，他們可能會相互妨礙工作，因而不得不花大量的時間去處理摩擦與沖突，管理層太多也會阻礙信息的流通

對于專業(yè)人士來說，更多的人意味著更多的溝通成本，在人數(shù)超過一個很小的數(shù)目時，就變得弊大于利了工廠可以雇傭更多的工人來增加產(chǎn)量，數(shù)量可以是幾千甚至上萬，但對于軟件開發(fā)團隊、咨詢項目團隊，十個人幾乎已經(jīng)是團隊規(guī)模的極限（這里指的是為完成一個具體任務(wù)一起工作的團隊）

在過去，在組織的視線中，沒有時間管理，當(dāng)然思維中也沒有時間管理被認為是個人問題，個人應(yīng)自己去進行時間管理，自己去發(fā)展時間管理技能在現(xiàn)在，“除了任務(wù)目標(biāo)之外，讓知識工作者自己決定有關(guān)工作的一切”這一趨勢更使得組織放棄自己在時間管理上的職責(zé)組織至多是在任務(wù)分配時會考慮一下每個人的時間應(yīng)用情況，這不僅和戰(zhàn)略無關(guān)，甚至被認為是最低層次的問題對于技術(shù)知識、管理技能，組織從未持這樣的看法在這些方面，它們采用內(nèi)部培訓(xùn)、輔導(dǎo)制度（coach）、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力

瓶頸管理理論認為，改善績效的最佳方法不是改進每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而是改進“瓶頸”（最大的約束因素），因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒有時間思考，可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴重的問題??失去他們，離開或變得“無能”

如何進行時間管理

給予應(yīng)有的重要地位，時間管理就已經(jīng)解決了一半接下來，我們不是討論具體工具和細節(jié)，而是關(guān)注時間管理的一個重要前提準備與三個關(guān)鍵問題實際上，由于時間管理是一個每天都要進行的活動，復(fù)雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后放棄瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑：“復(fù)雜的解決方法是行不通的”只有直達問題核心，也就是聚焦于關(guān)鍵問題，才能進行有效的時間管理

時間管理的一個重要準備任務(wù)是“了解你的時間是怎么花掉的”為什么要這樣做不需解釋，但它可能會被認為是一個非常簡單的任務(wù)，認為簡單回想一下就可以了需要強調(diào)它的原因正在于此，對于這個問題，我們的“想象”和“現(xiàn)實”常常有很大的差異，甚至完全不同

管理大師彼得德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究：他請管理者將自己怎樣使用時間的情況寫下來，又請人記錄這些管理者是如何使用時間的一個公司董事長很確定地告訴研究者，根據(jù)他的感覺，他的時間分三個部分，分別用在公司高級管理人員、重要客戶、地區(qū)社會活動上歷時6周的實際記錄結(jié)果是，他把大部分時間用在調(diào)度工作上了，隨時了解他所認識的客戶的訂貨情況，還為他們的訂貨打電話給工廠他開始無法相信這些記錄，但在很多次看到類似記錄之后，他相信，“關(guān)于時間的使用問題，記錄要比記憶可靠得多”

記錄你的時間是怎么花掉的，是時間管理的開始，但它絕不是一次性的任務(wù)，在整個時間管理過程中，我們可能需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時間使用情況，譬如一個月專門挑一天來記錄當(dāng)天的時間使用情況按照某些時間管理工具的要求，有的人能夠堅持每天以15分鐘為間隔記錄時間使用情況，這有它的益處，但是，這樣做或許花了太多時間在“磨刀”上了，過于頻繁記錄的時間表也會讓人感到巨大的壓力，帶來負面影響

什么事是必須做的？這是時間管理的第一個關(guān)鍵問題時間管理的錯誤做法基本上都可以歸結(jié)為，把時間花在那些不是必須做的事情之上對組織來說，最重要的是要讓員工知道什么是重要的、必須做的任務(wù)，也就是說，什么是用來衡量他們績效的標(biāo)準對個人來說，這個問題可解釋為“我能夠為組織做出什么貢獻？”

找出最重要的一件事,考試技巧，然后去做有個比較接近的通俗化說法是，“重要的事先做”（First Thing First）在今年7月份的《哈佛商業(yè)評論》上，德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經(jīng)歷非常肯定地說：“我還沒有碰到過哪位經(jīng)理人可以同時處理兩個以上的任務(wù)，并且仍然保持高效”

始終做重要的事還在于，它可以讓我們避免掉進“嗜急成癮”的陷阱我們的事情可以分為緊急的與不緊急的、重要的與不重要的，以“輕－重”、“緩－急”兩個維度區(qū)分，我們把事情分為四個類別，可以把我們面臨的事情分成四個象限：重要且緊急；重要不緊急；不重要緊急；不重要不緊急

許多時候，迫于壓力，我們常常把緊急的事情放在第一位，雖然我們知道那些“重要但不緊急”的事有著深遠影響，那些重要且緊急的事常常正是因為我們在它們不緊急時沒有做剛開始，我們?nèi)匀恢乐匾暿虑榈闹匾潭?，先做那些“緊急且重要的”，但慢慢地，習(xí)慣了這種緊急狀態(tài)之后，我們常不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺，轉(zhuǎn)而去做那些“緊急但不重要的事”了

如何看待他人？時間管理的第二個關(guān)鍵問題是關(guān)于“人”的許多時間管理方法教管理者學(xué)會授權(quán)，讓別人去分擔(dān)你的事情實際上，在時間管理中，許多人傾向于把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源??或者障礙、干擾者它帶來的問題就是，我們傾向于控制他人，讓他們按照我們的要求做事，或者讓他們不要妨礙我們做事，可惜，他人是控制不了的，這種方式無法真正起作用我們應(yīng)該更關(guān)注與別人一起工作帶來的其他東西，譬如新知識、關(guān)系等等在時間管理中，我們必須隨時自問，我們是如何看待他人的？

如何統(tǒng)籌規(guī)劃出大塊的時間？對于管理者和專業(yè)人士來說，他們常常需要整塊整塊的時間去完成重要的任務(wù)，譬如思考重要決策或?qū)懸环輬蟾孢@些任務(wù)通常正是剛才提到的那些“為組織做出的貢獻”在進行這些任務(wù)的過程中間不能被打斷，因為每次被打斷，都需要很長的時間才能重新進入深度思考與完全工作狀態(tài)

如何在繁忙的時間表中統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間以便完成這些任務(wù)是時間管理的第三個關(guān)鍵問題據(jù)說，比爾蓋茨每年會有幾周時間處于完全的封閉狀態(tài)，完全脫離日常事務(wù)的煩擾，思考一些對公司、技術(shù)非常重要的問題只要意識到有這個需要，我們一定有辦法安排好各種事務(wù)，分配出大塊的時間以便完成這些最重要的任務(wù)最后的方法也就是，在某一天把辦公室門關(guān)上，拔掉電話，把其他事情都推到一邊，這可能帶來一些小小的麻煩，但與完成任務(wù)做出的貢獻相比微不足道

以上是"如何在生活中巧妙的運用時間管理"的內(nèi)容，本文的主題是“不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運營都需要由人去做，也就是說，投入他們的時間和精力對于管理者和專業(yè)人士來說，最大的約束就是時間，他們只有那么多時間通常，我們沒法通過雇傭更多的人來獲得更多的時間管理層如果太多的話，他們可能會相互妨礙工作，因而不得不花大量的時間去處理摩擦與沖突，管理層太多也會阻礙信息的流通”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 八種技巧讓你管理更輕松, 時間管理的妙招, 如何管理好自己的時間 既勞逸結(jié)合又勞有所得, 感謝您對本站的支持。

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