貴州某集團(tuán)公司協(xié)同OA辦公系統(tǒng)軟件平臺(tái)-ThinkOne運(yùn)行保障制度

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• 目的

• 適用范圍

• 管理規(guī)定

1. 第一次登陸OA首頁(yè)后，請(qǐng)按照提示信息下載并安裝相關(guān)插件包，否則登陸OA系統(tǒng)后，某些功能無(wú)法使用。同時(shí)須更換初始密碼（6位數(shù)以上，不得單一重復(fù)數(shù)字或字符，如：111111、aaaaaa），不得向其他人泄漏。
2. 離開(kāi)電腦時(shí)應(yīng)隨手退出登陸，以防止信息泄漏。
3. 凡屬OA已上線的審批流程，一律在OA上進(jìn)行審批，對(duì)于能在OA上完成的工作，仍然用紙張、郵件進(jìn)行的，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不予受理。
4. 各部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)監(jiān)控，應(yīng)對(duì)下屬員工長(zhǎng)時(shí)間未處理待辦事宜的行為進(jìn)行警告、提醒，嚴(yán)重者應(yīng)給予處分。
5. 員工不得利用OA系統(tǒng)發(fā)送、發(fā)布反動(dòng)、色情、低級(jí)趣味、國(guó)家法律禁止以及與工作無(wú)關(guān)的相關(guān)信息，禁止在OA上其它惡意操作的行為。
6. 訪問(wèn)OA系統(tǒng)頻率要求：
   1. 配置有電腦的管理人員：每日早、中、晚至少登陸新OA系統(tǒng)一次；
   2. 沒(méi)有配置電腦但有權(quán)使用公司電腦的管理人員：每日登陸新OA系統(tǒng)≥1次；
   3. 出差員工：每日訪問(wèn)OA系統(tǒng)≥1次（我覺(jué)得不用寫(xiě)在途除外，OA是支持手機(jī)的）；
   4. 市場(chǎng)人員：每日訪問(wèn)OA系統(tǒng)≥1次（我覺(jué)得不用寫(xiě)在途除外，OA是支持手機(jī)的）。
7. 流程處理要求
   1. 及時(shí)處理待辦事宜，保證流程處理的及時(shí)性；
   2. 及時(shí)跟蹤自己發(fā)出的流程，督促其他人員及時(shí)完成自己發(fā)出的流程；
   3. 發(fā)出的流程標(biāo)題清晰明確，方便后續(xù)流程處理及后期查詢；
   4. 一般性的審批事項(xiàng)不能過(guò)夜；
   5. 需要補(bǔ)充材料等原因暫不能通過(guò)的流程，需將審批流程退回提交人并標(biāo)明原因，材料沒(méi)問(wèn)題的需當(dāng)天答復(fù)；
   6. 系統(tǒng)將提供業(yè)務(wù)處理效率及各類流程延遲等統(tǒng)計(jì)結(jié)果。凡在檢查中發(fā)現(xiàn)工作績(jī)效差，排名前/后1-5人將予以罰單考核/獎(jiǎng)勵(lì)。
8. 知識(shí)文檔維護(hù)要求
   1. 公司的工作文檔，包括公司級(jí)或部門(mén)級(jí)制度、技術(shù)文檔、行政人事文檔等知識(shí)目錄相關(guān)內(nèi)容，都必須放在系統(tǒng)中，并放置在合適目錄下；
   2. 每位工作人員應(yīng)明確知識(shí)采集范圍。知識(shí)的范圍主要包括日常工作及項(xiàng)目涉及到的文檔資料等，及其他有價(jià)值的資料等；
   3. 每一個(gè)人員需在生成文檔時(shí)候及時(shí)上傳到系統(tǒng)中；
   4. 導(dǎo)入OA平臺(tái)的知識(shí)文檔必須轉(zhuǎn)換為電子格式，如：紙介質(zhì)可掃描成圖像格式、語(yǔ)音可轉(zhuǎn)換成聲音文件等；
   5. 對(duì)于上傳到OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，每位工作人員有責(zé)任保證知識(shí)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性；
   6. 每位工作人員應(yīng)根據(jù)知識(shí)分類體系、文檔命名規(guī)則、安全等級(jí)說(shuō)明等，將日常的知識(shí)文檔內(nèi)容存放于相應(yīng)位置。系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行使用狀況統(tǒng)計(jì)，如：點(diǎn)擊率排名、回復(fù)率排名，按部門(mén)、按目錄等每項(xiàng)知識(shí)應(yīng)由維護(hù)人進(jìn)行知識(shí)內(nèi)容的及時(shí)更新、修改等。知識(shí)備份與知識(shí)恢復(fù)，由系統(tǒng)管理員根據(jù)相關(guān)手冊(cè)進(jìn)行；
   7. 文檔發(fā)布應(yīng)按照文檔發(fā)布規(guī)范進(jìn)行：
      • 發(fā)布在首頁(yè)上的每個(gè)文檔必須輸入摘要。
      • 對(duì)于直接發(fā)布內(nèi)容的文檔，根據(jù)需要輸入關(guān)鍵詞、摘要，對(duì)于以附件形式發(fā)布的文檔，則需要輸入關(guān)鍵詞、摘要。
   8. 工作計(jì)劃和工作總結(jié)分開(kāi)寫(xiě)，工作計(jì)劃文件上傳到工作計(jì)劃目錄下；工作總結(jié)文件上傳到工作總結(jié)目錄下。（如需要增加新目錄，請(qǐng)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系）；
   9. 上傳電子公文、各類數(shù)據(jù)報(bào)表時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格設(shè)置好共享對(duì)象以及安全權(quán)限。

• 管理職責(zé)

• 綜合管理部科技中心職責(zé)

1. 負(fù)責(zé)公司OA系統(tǒng)的推廣、培訓(xùn)、技術(shù)支持。
2. 負(fù)責(zé)公司OA系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的配置、升級(jí)、維護(hù)、安全管理。
3. 根據(jù)組織結(jié)構(gòu)、人員異動(dòng)等審批結(jié)果，負(fù)責(zé)更改OA中的信息。（這個(gè)需確認(rèn)是由科技中心做還是HR做還是辦公室做）
4. 負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份。
5. 負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提出的需求進(jìn)行新的流程搭建。
6. 負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提出的需求變更進(jìn)行老的流程修改。

• 綜合管理部辦公室職責(zé)

1. 負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)容的整體管理及統(tǒng)籌安排，對(duì)各部門(mén)相關(guān)工作的安排分發(fā)、監(jiān)督檢查、通報(bào)處罰及激勵(lì)。
2. 負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)門(mén)戶內(nèi)容、知識(shí)文檔內(nèi)容的及時(shí)維護(hù)更新。
3. 負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)流程的使用情況反饋及流程優(yōu)化。

• 其他部門(mén)職責(zé)

1. 配合辦公室，按時(shí)按質(zhì)按量完成辦公室分發(fā)的OA相關(guān)工作。
2. 負(fù)責(zé)自己部門(mén)相關(guān)門(mén)戶內(nèi)容、知識(shí)文檔內(nèi)容的及時(shí)維護(hù)更新。
3. 負(fù)責(zé)將自己部門(mén)相關(guān)流程的使用情況反饋給辦公室，并提出流程優(yōu)化的建議。

• 激勵(lì)與處罰

• 激勵(lì)與處罰形式與標(biāo)準(zhǔn)

• 激勵(lì)與處罰原則

1. 凡違反本規(guī)定的，凡本規(guī)定未涉及但影響OA系統(tǒng)發(fā)揮其功能的將予以批評(píng)或考核。
2. 凡提出好的意見(jiàn)建議的，凡應(yīng)用OA系統(tǒng)表現(xiàn)優(yōu)異的將給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。

• 本制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部所有
• 本制度自****年**月**日起執(zhí)行。