泛普OA助XX房地產(chǎn)信息化應用案例

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泛普OA助XX房地產(chǎn)信息化應用案例

一、項目背景

　　XX房地產(chǎn)股份有限公司作為建設部城市綜合開發(fā)資質(zhì)一級企業(yè)，是北京地區(qū)最具影響力的大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)之一。時光荏苒，經(jīng)過二十年的迅猛發(fā)展，XX在中國大地上不斷展現(xiàn)自己的杰作，它創(chuàng)建了全國第一個國家康居工程示范小區(qū)、第一個中美合作項目——龍澤苑小區(qū)。2006年10月12日，聯(lián)合國副秘書長、人居署執(zhí)行主任安娜•蒂貝瓊卡女士曾來到這參觀考察，并對龍澤苑小區(qū)的建設給予了高度評價，對XX公司為小區(qū)建設所做出的努力給予了極大贊賞。從建設部科技住宅示范項目清上園小區(qū)，到高質(zhì)量、高品位的塞納維拉別墅項目、西直門國英1號寫字樓，以及社保大廈、司法局、燃氣集團等近30多個項目，XX房地產(chǎn)公司現(xiàn)已逐漸形成了集住宅、商業(yè)、高級公寓、別墅等各具風格的多元化產(chǎn)品形態(tài)。2006年12月2日在國家統(tǒng)計局、中國行業(yè)企業(yè)信息發(fā)布中心舉辦的2006年度中國大型房地產(chǎn)企業(yè)500強評選活動中，XX置業(yè)集團所屬XX房地產(chǎn)股份有限公司榮列500強企業(yè)其中。而這一切成就的取得是XX人不斷以“以宅為天下，創(chuàng)民之恒生”為使命，以信息化建設提升公司核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力，從而成為中國房地產(chǎn)行業(yè)的一塊奇葩。

　　回首成長路程上的艱辛，XX人頗有感觸。她經(jīng)歷了中國房地產(chǎn)行業(yè)由粗放式管理到精細化管理的過程，房地產(chǎn)是典型的資金密集型行業(yè)，具有投資大、周期長、風險高、項目地域性、政策性強等特點。企業(yè)如何將眾多的信息流迅速有效匯總并進行整合，并迅速做出反應，這就需要依托先進的信息化技術手段來保證管理目標的實現(xiàn)。而信息化技術的相對滯后曾讓XX公司的內(nèi)部管理遇到諸多問題，讓公司的發(fā)展一度遇到“瓶頸”。

　　公司的項目由于比較多，而且遍布全國，項目的溝通只是采用電話或email的方式，但是在溝通的過程中信息會不斷衰減和失真。企業(yè)的工作流程復雜、繁瑣，不清晰，無法適應房地產(chǎn)行業(yè)快速發(fā)展的速度；而公司高層管理者因無法及時獲取項目的工期、投資、成本、質(zhì)量的信息，無法對企業(yè)的整體項目運作做出準確的全局把控，導致資源不能合理優(yōu)化配置，人員工作不能被合理安排，項目所需時間也不能科學規(guī)劃，風險性規(guī)避能力欠缺；隨著企業(yè)的不斷壯大，公司需要借助一個有效的平臺向XX人傳承企業(yè)文化；企業(yè)項目需要大量設計圖紙和方案，而紙質(zhì)文檔的傳遞使得企業(yè)的項目進展緩慢，以致企業(yè)對項目的分析缺乏時效性，從而喪失了很多市場機會，另外大量紙質(zhì)文件的流轉，大大增加了企業(yè)的成本。諸如此類的問題，讓XX管理層看到企業(yè)需要亟待完善內(nèi)部管理體系和提升管理水平，而當前首要的任務同時也是最有效的手段則是搭建一個大型的統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)，給企業(yè)的信息提供流通的平臺，給管理者提供掌控企業(yè)、了解項目情況、發(fā)布管理決策的接口，給員工提供一個透明、快樂的工作環(huán)境。

　　二、XX與泛普的碰撞

　　XX房地產(chǎn)公司在選擇泛普協(xié)同辦公平臺前已經(jīng)上了明源軟件的成本管理系統(tǒng)，對成本管理業(yè)務的流程和模式進行了調(diào)整和優(yōu)化，并且加強對工程合同的管理，改變以前的被動局面。XX通過不斷深化應用成本管理系統(tǒng)，享用成本信息化給企業(yè)帶來的成果，同時意識到企業(yè)信息化對優(yōu)化企業(yè)流程、加強企業(yè)信息共享、完善企業(yè)管理的重要性。他們認為企業(yè)的信息化不僅僅是應用計算機網(wǎng)絡技術，而是利用這種技術能將企業(yè)的各種信息流匯總起來，企業(yè)的管理層在第一時間內(nèi)能夠隨時隨地隨需地提取詳細數(shù)據(jù)，從而做出正確的決策。而這就要求這種信息化軟件的設計需要以一種先進的管理思想為前提，這種思想必須是從企業(yè)的管理實際情況出發(fā)，這樣才能更好地將軟件與管理相契合。因此XX公司在選擇的過程中，不僅關注軟件供應商的企業(yè)實力、行業(yè)經(jīng)驗、技術平臺，更加注重軟件的平臺性、整合能力等方面，并且能夠與明源的成本管理系統(tǒng)達到實際應用層的整合，加強對合同、成本的實時管理，更重要的是軟件要有獨特的管理思想和豐富的管理行業(yè)經(jīng)驗。經(jīng)過多方的了解和深入的考察、交流，XX最終選擇了中國最大的協(xié)同辦公軟件廠商——泛普OA協(xié)同辦公管理平臺作為其合作伙伴。

　　泛普OA協(xié)同辦公管理平臺的OA協(xié)同辦公平臺設計是從“精準溝通管理”思想出發(fā)，她融合了溝通管理思想、中華傳統(tǒng)文化、計算機技術與現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)技術，讓軟件幫助企業(yè)更好實現(xiàn)管理流程的精確化、管理參數(shù)具體化和管理過程透明化，并且在這個基礎上做到管理的人性化，從而使得企業(yè)的經(jīng)營突破時空限制，幫助企業(yè)精確管理，讓員工快樂工作。她將管理思想融入到軟件設計中，讓OA在企業(yè)的管理中煥發(fā)真正的生命力，而不是為了面子工程附庸信息化的潮流。在這個平臺上，泛普OA協(xié)同辦公管理平臺搭建了日常辦公、公文流轉、行政管理、人事管理等OA功能，并與明源公司的軟件整合，更值得注意的是泛普OA協(xié)同辦公管理平臺自帶的自定義模塊具有超強的擴充性，可以讓XX做到流程的自我設計、自我開發(fā)，如工程預算、借款報銷、合同付款等流程都是XX根據(jù)自己工作的需要自我裁衣的杰作。

　　三、應用效果

　　經(jīng)過一年多的使用，當筆者再到泛普XX公司參觀的時候，發(fā)現(xiàn)所有的XX人早晨上班的第一件事情就是打開泛普協(xié)同辦公平臺在線簽到，墻壁上也看不到紙質(zhì)文件通知了，也看不到員工站在老總辦公室外面等待簽字請示的景象了，公司全體上下人員的工作都在這個平臺有條不紊地完成，所有的工作流程都是通過泛普OA系統(tǒng)來確認，并且做到了痕跡的可追蹤性。通過與XX人的交談，他們說泛普OA協(xié)同辦公管理平臺的協(xié)同管理平臺帶給他們一種全新的工作體驗，改變了他們傳統(tǒng)的工作方式，由以前的“人找事”變成了現(xiàn)在的“事找人”，工作也在第一時間轉到適當?shù)娜耸掷?，保證了工作有效、有序的開展，企業(yè)整體工作效率不斷提高，企業(yè)的凝聚力不斷增強，企業(yè)文化也不斷得到彰顯升華。

　　1、內(nèi)部溝通及時暢通

　　XX公司的項目之大，涉及的部門之多，環(huán)節(jié)之多，使得每一次信息的傳遞都有流失和失真的可能，這將給公司地決策帶來極大的風險性。為了保證工作可以在最快的時間內(nèi)得以解決，信息能全面地反饋到?jīng)Q策層，現(xiàn)在通過使用網(wǎng)絡尋呼，就可以消除以前信息溝通不暢通、不及時、不準確的現(xiàn)象，信息發(fā)布者與信息接受者之間建立了無障礙的通訊平臺，信息發(fā)布者不僅能夠清楚地知道接收者是否收到相關信息，而且能夠清楚地了解到接受者是在什么時間處理的該信息，同時信息發(fā)布者還可以對信息傳遞的到達情況進行控制，從而保證各類信息傳遞的準確性和實時性，使得部門與部門之間、總公司與分公司之間在出現(xiàn)問題時的相互推諉責任的現(xiàn)象有了明顯的改觀。從而使得信息能夠充分共享和上傳下達，真正實現(xiàn)信息的一點錄入，多點使用，同時，通過信息交流平臺，方便領導與員工之間建立即時溝通的橋梁，也使得工作的開展變得及時高效。

　　2、工作變得簡單而快樂

　　將復雜的事情簡單化是一種智慧。泛普OA的收發(fā)文請示模塊實現(xiàn)了XX公司內(nèi)部公文快速流轉，輕松滿足了公司跨區(qū)域異地辦公的協(xié)同應用需求，以前公司的規(guī)章制度每更新一次都需要重新印制發(fā)送到各個部門，流程之復雜，手續(xù)之繁瑣，費用之大都讓大家苦不堪言，而現(xiàn)在只要通過這些模塊就可以讓流程簡潔，并且通過流程使工作審批在企業(yè)內(nèi)任一節(jié)點進行快捷流轉，完全打破時間空間的限制。另外員工所有的流程都可以通過“流程追蹤”清楚地了解到自己業(yè)務辦理到哪個環(huán)節(jié)，是否在規(guī)定時間內(nèi)能夠辦理完成，如果超出正常時間還可以進行催辦，催辦的消息可以和網(wǎng)絡尋呼進行綁定，及時通知相關辦理人員，員工再也不用揣著忐忑不安的心情在不恰當?shù)臅r間去找領導請示或簽字，并且通過“流程查詢”功能檢索已辦理事務的相關信息。大家的工作也因此變得更為簡單，心情也因為工作流程的順暢化而變得輕松快樂。

　　3、管理層更加明白員工的心

　　“以人為本，以德治企”是XX的企業(yè)精神，XX公司管理者認為XX的今天正是因為有許多默默無聞的XX人不斷努力奮斗的結果，所以企業(yè)的管理不僅是對物、財?shù)墓芾砗晚椖康倪\作，更重要的是XX的管理層需要以德治企，做好對人的管理，而對人的管理實際就是一種心的理解?，F(xiàn)在XX公司規(guī)模不斷擴大，人數(shù)越來越多，業(yè)務也日益繁忙，企業(yè)領導者不可能天天與員工進行面與面的交流，但是如何理解員工，做好思想工作，對于XX管理者來說并不是難事。通過泛普協(xié)同管理平臺可以使管理者隨時與員工保持交流，更加明白員工的心。通過工作日記，知道了員工的工作情況和思想動態(tài)，及時給他們工作指導和幫助，在日記批示中對員工的工作取得的成就給予表揚和肯定，激揚他們的斗志；對工作中存在的問題，幫助一起分析原因，找到解決的辦法；對他們的困惑給予及時解決，成為他們事業(yè)成長的導師；對他們?yōu)閄X所出的貢獻，道一聲謝謝。
4、管理層的全局掌控能力不斷加強

　　房地產(chǎn)行業(yè)以項目管理為核心，隨著XX公司的不斷發(fā)展，承接的項目也越來越多，但是很多項目往往是異地性的，為了讓一些大項目能跨地域、跨時間的有效操作，企業(yè)領導者必須做到全局掌控，通過應用泛普協(xié)同辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡協(xié)同辦公系統(tǒng)使得領導不可控制的問題得到了很好的解決。以前很多任務布置后就沒有了下文，追蹤、監(jiān)控困難，員工的任務匯報也非常的被動，而現(xiàn)在“我的任務”就可以讓管理者對自己布置的計劃和任務，能夠隨時主動獲取信息，任務匯報也會通過短信、尋呼定期提醒檢查工作，而任務計劃可以提供詳細的圖形化的項目進度報告，可以讓公司管理層總能第一時間知道項目的執(zhí)行過程和結果，并及時對任務進行監(jiān)控和了解，隨時指導，改變了過去因為任務監(jiān)督失控，導致企業(yè)執(zhí)行力低下，不能清楚地掌控企業(yè)的整體運營情況。企業(yè)戰(zhàn)略經(jīng)過層層布置分解，通過計劃總結按年、季、月分解成企業(yè)計劃、部門計劃，最終落實到個人。而“計劃管理”可以使管理者通過個人計劃，對項目的時間、資源、費用、人員做好預測，做好資金調(diào)度和資源配置，針對個人計劃對項目操作過程中出現(xiàn)的問題給予及時糾偏，防微杜漸減少風險?，F(xiàn)在公司高層管理只要坐在辦公室里只要輕輕點擊鼠標，都能實時獲取各種業(yè)務數(shù)據(jù)報表和方案，了解各個業(yè)務部門的任務完成情況，并且對下屬的工作情況做到了如指掌，并對異地整個項目運營做到事前指導、事中控制、事后總結，使決策更具有時效性，提高了對企業(yè)內(nèi)部管理和各項目的控制能力。現(xiàn)在管理者即使出差在國外也不用擔心國內(nèi)業(yè)務發(fā)展的情況，只要在泛普協(xié)同辦公平臺上就可以了解國內(nèi)公司的發(fā)展動態(tài)，并且OA強大的工作流可以將領導所要處理的工作事務自動推動在他的協(xié)同辦公桌面上，如對項目的待批，一些文件的待閱等等，真正做到對公司管理的全局掌控。

　　5、公司企業(yè)文化借助信息化手段得以彰顯

　　企業(yè)文化是一個企業(yè)從創(chuàng)業(yè)到發(fā)展所形成的獨特的文化管理模式，它是將企業(yè)的核心價值觀、企業(yè)精神、管理理念、經(jīng)營理念與各項管理制度和員工的行為規(guī)范融于一體，XX公司經(jīng)過了20多年的發(fā)展，沉淀了自己特有的企業(yè)文化，為了讓這種文化能得到更好彰顯，XX公司通過泛普OA協(xié)同辦公管理平臺的協(xié)同管理平臺建設自己的企業(yè)文化，在這個平臺上，XX公司正在營造著一個和諧的企業(yè)文化。泛普協(xié)同辦公平臺將XX公司司標、發(fā)文格式、規(guī)范制度、行為準則都植入系統(tǒng)中，做到規(guī)范化、制度化、統(tǒng)一化管理，只要一打開這個平臺就可以看到企業(yè)文化的顯性部分，時刻讓所有的人了解到公司正在形成的文化。而企業(yè)文化更是員工對企業(yè)的一種感情歸屬，XX公司為了更好地升華企業(yè)文化，通過泛普OA協(xié)同管理平臺的“內(nèi)部論壇”管理模塊，為所有人提供一個自由、溝通、交流的空間，讓大家在這里找到心靈的家，在這里大家可以說工作想法、談生活感悟、聊工作體驗，在這里沒有上級與下級，老員工與新員工的區(qū)分，很多人思想非?；钴S，有小故事，有公司趣聞，有很多精彩的文章，其中“論語XX”成為公司最熱的帖子，XX人以公司的每一步發(fā)展為己任，以公司的每一次躍進而驕傲。而“新聞通知”則是所有人最關心的模塊，它天天都在述說XX人創(chuàng)業(yè)以來的點點滴滴，市場頻頻傳來捷報令人振奮，企業(yè)英雄事跡令人們津津樂道，生日祝福及時送去來自公司大本營的祝愿，每天大家都被這種家人式的親情溫暖著，被公司的企業(yè)文化激勵著，企業(yè)的凝聚力和向心力在不斷增強。

　　6、降低企業(yè)管理成本

　　在沒有實施泛普網(wǎng)絡協(xié)同辦公系統(tǒng)之前，XX公司各個分支機構以及公司各個部門之間信息傳遞主要靠電話、傳真、郵件等工具。由此造成的成本的浪費是非常嚴重的，例如日常辦公用品的費用，電話費用，紙張費用等等，以及由此方式的人工成本管理費用也是相當高的。

　　在實施了泛普協(xié)同辦公系統(tǒng)之后，實現(xiàn)了企業(yè)對資產(chǎn)耗材、辦公用品等日常辦公用品成本的有效控制，進而減低了公司的管理成本。尤其是通過信息交流平臺，使得公司的電話費用，紙張費用的浪費情況得到了很大的控制和改進。據(jù)不完全統(tǒng)計，通過使用泛普協(xié)同辦公平臺后，企業(yè)有效地減少了各種日常辦公費用，如電話、傳真、紙張等，綜合管理成本降低，其中信息傳遞成本和日常辦公成本降低的比例最大。

　　四、成功經(jīng)驗總結

　　XX公司的信息化建設之所以能成功，是XX與泛普通力合作的結果。泛普公司通過這個項目認為，XX公司的成功在于以下幾點：

　　1、成立專門的信息化小組。由于房地產(chǎn)行業(yè)屬于傳統(tǒng)行業(yè)，所以很多房地產(chǎn)企業(yè)領導的信息化意識淡薄，認為信息化可有可無，或者為了面子工程不顧公司實際需要盲目上系統(tǒng)，導致“上而不用，用而不靈”。而XX公司管理者則認為企業(yè)如果想跟上21世紀的行業(yè)發(fā)展潮流，就必須乘上信息化這個快速列車，所以企業(yè)的信息化建設由公司楊威總經(jīng)理親自掛帥，從信息部門及各業(yè)務部門挑選精兵強將來投入這個工作，從選軟件、上軟件到用軟件都是當作一項重要工作來抓，公司的一切流程都以泛普OA協(xié)同辦公平臺上為準，不再走口頭、電話、紙面形式，并用制度化保證信息化建設工作的順利開展。另外泛普公司也專門成立了一個XXOA建設團隊，從前期調(diào)研、項目需求分析到中期的技術開發(fā)、后期的技術實施和客戶服務都由具備房地產(chǎn)行業(yè)開發(fā)經(jīng)驗的人來參與，保證項目萬無一失。

　　2、有效節(jié)約資源，提高信息化的利用效率。XX公司的合同管理和財務管理在原先的明源軟件中就已經(jīng)實現(xiàn)，為了讓原有軟件繼續(xù)運轉，同時又為了避免“系統(tǒng)排斥”和“重復投資”，泛普OA協(xié)同辦公管理平臺技術人員經(jīng)過多年的實施經(jīng)驗，有效的解決了不同軟件的接口問題，由泛普技術人員在流程管理中增加明源合同流程管理，并根據(jù)XX實際業(yè)務流程進行流程的相關設置，由明源技術人員增加合同申請頁面至成本管理系統(tǒng)中，在成本管理系統(tǒng)中增加對合同類型自定義的頁面，由泛普技術人員提供數(shù)據(jù)存儲過程。當用戶在合同申請頁面中填寫合同詳細內(nèi)容結束以后，即觸發(fā)數(shù)據(jù)存儲過程，合同的相關參數(shù)即進入泛普OA流程審批數(shù)據(jù)表中，同時在流程的審批人員的工作臺中即顯示此合同的待辦信息，新增的審批頁面和數(shù)據(jù)存儲可以讓領導在工作臺上點擊待辦事項的標題，即可進入此合同的詳細內(nèi)容頁并進行審批。同時泛普技術人員提供流程查詢和管理頁面就可以將頁面嵌入至明源成本管理系統(tǒng)中，用戶可以在成本管理系統(tǒng)中對合同流程的進展進行跟蹤、查詢和管理。最終幫助XX公司的不同系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，實現(xiàn)一鍵同時登錄多系統(tǒng)，讓信息在不同系統(tǒng)之間暢通流通。

　　3、做好培訓工作。為了保證系統(tǒng)能100％的全面運行，泛普OA協(xié)同辦公管理平臺對XX公司上至總經(jīng)理下到一線員工、系統(tǒng)管理員都進行了全面培訓，結合XX公司不同崗位的工作性質(zhì)對OA的各個模塊進行詳細講解，讓使用人員很快就能夠熟練使用軟件的各項功能，并且在這個平臺上大家都明確了自己在公司中所處的位置、發(fā)揮的作用和工作的重要性，增強全體上下的參與性、提高使用軟件的積極性。

　　4、全程服務保障。泛普公司為了確保XX協(xié)同辦公平臺的有效運行，客戶服務中心專門成立了一個服務團隊，由一名客戶經(jīng)理和一名技術支持組成對XX公司的系統(tǒng)全程技術維護，做到7*24全天侯服務，24小時內(nèi)咨詢回復，遠程在線調(diào)試；泛普人員定期進行電話回訪和現(xiàn)場上門服務，力爭為用戶提供最滿意的服務和最快速的響應。

　　中國有句俗話，“萬丈高樓平地起”。XX房地產(chǎn)股份有限公司知道他們創(chuàng)建的每棟高樓之所以能成為時代的杰作，是因為他們秉承創(chuàng)百年事業(yè)的優(yōu)秀精神，踏踏實實打下每塊地基。今天，XX百年事業(yè)的穩(wěn)健仍然也需要一個堅實的地基，這就是信息化建設，它也將是XX公司在激烈的經(jīng)濟競爭中贏得足以傲視群雄的核心競爭力,并使之長久立于當時代房地產(chǎn)界的頂峰。作為創(chuàng)百年事業(yè)的企業(yè)忠誠合作伙伴——泛普OA協(xié)同辦公管理平臺愿意攜手XX，為其夯實百年基業(yè)，成就輝煌事業(yè)!