校園oa辦公管理系統(tǒng)在發(fā)展過程中遇到的問題和解決方案

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 　　《泛普學(xué)校管理系統(tǒng)》的設(shè)計(jì)思想是把它作為生產(chǎn)工具要素看待，它的一個(gè)重要作用就是協(xié)同工作，解決學(xué)校的網(wǎng)上無紙化辦公，使得全校所有使用人員可以相互協(xié)作，并支持校領(lǐng)導(dǎo)、老師之間的進(jìn)行研討，學(xué)生與學(xué)生之間、學(xué)生與老師之間暢通交流，同時(shí)可以把各種信息有效地加以儲存和管理。系統(tǒng)還提供全面的教與學(xué)工具，如網(wǎng)上考試、電子備課、網(wǎng)上問答、自助學(xué)習(xí)等，真正體現(xiàn)了以教學(xué)為中心，同時(shí)輔助以科學(xué)的信息化管理，而且由于其強(qiáng)大的Internet功能、遠(yuǎn)程訪問功能，不僅能滿足校內(nèi)的信息共享問題，還能滿足學(xué)校與Internet、教育部門和學(xué)生家庭之間通訊的需要。

　　一、有效節(jié)約費(fèi)用

　　1. 人力成本

　　學(xué)校每天有大量的公文和文件要進(jìn)行簽字、審批、報(bào)送如果時(shí)長都是竄所在各個(gè)樓層、學(xué)院之間的路上、部門辦公室之間每天的工作就像是郵差似的，不能很好的處理其他的事情。

　　2. 辦公費(fèi)

　　經(jīng)過我們統(tǒng)計(jì)，90%以上的中層管理和高層管理者桌面上，約4分之1位置都是堆放著各種各樣等待審批和閱讀的文件、報(bào)告;很多管理者為了工作方便，都配了打印機(jī)，每天的打印量一經(jīng)計(jì)算，還非常的驚人。

　　協(xié)同管理軟件在有效節(jié)約費(fèi)用上的價(jià)值點(diǎn)

　　1、通過協(xié)同管理軟件多樣化的溝通方式，提高溝通頻率的同時(shí)大幅度降低有線和無線終端的通訊量，調(diào)查顯示：抑制系數(shù)> 15%，明顯減少傳真、長途電話等開支。

　　2、通過協(xié)同管理軟件的協(xié)同工作、文檔管理和共享機(jī)制，降低因打印產(chǎn)生的辦公用品消耗和折舊，調(diào)查顯示：抑制系數(shù)為> 30%，明顯減少了打印紙、打印機(jī)的用量。

　　3、通過協(xié)同管理軟件實(shí)施達(dá)成人均事務(wù)處理能力的提升，在組織擴(kuò)張過程中有效進(jìn)行減少對新人的雇傭數(shù)量，從而達(dá)成對人力資源成本抑制。調(diào)查顯示：年度人力資源成本抑制系數(shù)為>15%，明顯減少人力相關(guān)的開支。

　　4、通過協(xié)同管理軟件提升了組織的敏捷和靈活性，協(xié)調(diào)會和動(dòng)員會等各種會議次數(shù)明顯減少和會議時(shí)間明顯縮短，調(diào)查顯示：年度辦公費(fèi)用中的會務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)和車輛運(yùn)行費(fèi)等成本抑制系數(shù)為>30%，明顯減少無效工作量和費(fèi)用開支。

　　二、信息資源整合

　　1. 整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)

　　2. 集中信息共享

　　問題分析

　　隨著IT建設(shè)的推進(jìn)，我們會發(fā)現(xiàn)我們將擁有一大堆各種各樣的系統(tǒng)，對領(lǐng)導(dǎo)者而言，這可是不好的事情，日理萬機(jī)的領(lǐng)導(dǎo)者不可能有足夠的時(shí)間去掌握風(fēng)格各異的各種系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多為局部的專業(yè)人員設(shè)計(jì)、功能繁多，對領(lǐng)導(dǎo)者有效的信息貢獻(xiàn)非常低。

　　*協(xié)同管理軟件在信息整合資源上的價(jià)值點(diǎn)

　　1、協(xié)同管理軟件非常易用，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)一個(gè)小時(shí)后可以快速的掌握。

　　2、協(xié)同管理軟件有一個(gè)全員使用的特點(diǎn)，它是每個(gè)人辦公平臺。

　　3、協(xié)同管理軟件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者設(shè)置供查詢的文件夾，定時(shí)按照要求把業(yè)務(wù)系統(tǒng)的匯總結(jié)果和分析報(bào)告通過推送到指定的文件夾中，這樣，領(lǐng)導(dǎo)者可以不必進(jìn)入那些IT系統(tǒng)就能看到所有系統(tǒng)最有價(jià)值的產(chǎn)出物--結(jié)果文檔和分析報(bào)告，大大方便了領(lǐng)導(dǎo)者。

　　4、通過協(xié)同管理軟件中單點(diǎn)登錄方式，可以一鍵式訪問其他IT系統(tǒng)。