OA選型第一課：狠抓工作流

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2013年暑假接近尾聲，本周開(kāi)始學(xué)生陸續(xù)返校，教師開(kāi)始準(zhǔn)備開(kāi)學(xué)第一課的內(nèi)容。第一節(jié)課，老師會(huì)講什么?通常先要招呼一下學(xué)生的暑假生活，接著收作業(yè)，最重要的是老師都會(huì)在第一節(jié)課強(qiáng)調(diào)本學(xué)期的學(xué)習(xí)重點(diǎn)。俗話說(shuō)，社會(huì)如講堂，對(duì)OA選型來(lái)說(shuō)，第一節(jié)課若是講重點(diǎn)，那必然就是工作流了。

OA系統(tǒng)的老用戶都會(huì)強(qiáng)調(diào)工作流的重要性。

工作流究竟是什么?

工作流，就是工作流程的計(jì)算模型，即一類能夠完全自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則，將文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。目的是實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門、多個(gè)參與者，利用系統(tǒng)按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或者任務(wù)。通過(guò)電子化、智能化的手段降低信息減損、減少時(shí)間消耗，提高管理效率。

工作流在OA系統(tǒng)中扮演怎樣的角色?

對(duì)于OA系統(tǒng)來(lái)講，實(shí)現(xiàn)流程管理也就是實(shí)現(xiàn)工作流的暢通。工作流就像縱橫交錯(cuò)的管道，構(gòu)成一張嚴(yán)密的辦公網(wǎng)絡(luò)，連接起企業(yè)內(nèi)每個(gè)人、崗位、部門、事務(wù)。因此這張網(wǎng)絡(luò)的順暢與否，決定了企業(yè)辦公效率和執(zhí)行力的高低，成為了OA系統(tǒng)高低端定位的重要分水嶺。

如何操作好OA系統(tǒng)工作流?

既然工作流是能夠完全自動(dòng)執(zhí)行的，那是是不是就完全不需要人為干預(yù)了呢?回答這個(gè)問(wèn)題前我們先來(lái)看看下面這個(gè)問(wèn)題：掃描儀能夠掃描文字，是不是編輯都可以下崗了呢?答案自然是否定的。無(wú)論是掃描儀還是OA系統(tǒng)工作流都不是自發(fā)形成的，都是經(jīng)過(guò)前期技術(shù)人員的研發(fā)、制造、設(shè)計(jì)的，更重要的是二者成果的產(chǎn)生都需要本體支持。即工作流需要有設(shè)計(jì)好的流程樣本，掃描文件需要事先編輯好的內(nèi)容。如此這般，當(dāng)我們想要將流程樣本電子化時(shí)，設(shè)置過(guò)程是否簡(jiǎn)單、精確就顯得尤為必要。

對(duì)于一些優(yōu)秀的OA廠商來(lái)講，它們可以提供圖形化的流程設(shè)計(jì)，企業(yè)可以直觀地自行修改和設(shè)計(jì)流程，其OA系統(tǒng)通過(guò)純WEB在線編輯、word、excel導(dǎo)入的方式可以輕松實(shí)現(xiàn)表單的自定義，方便業(yè)務(wù)部門而不是技術(shù)部門自己建設(shè)和管理流程表單。

在內(nèi)部數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)上，比如“報(bào)銷單”和“借款單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：在填寫“報(bào)銷單”的時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)出之前的“借款單”，提取借款金額，直接計(jì)算出報(bào)銷的結(jié)余，無(wú)需出納手工計(jì)算。另外如“費(fèi)用單”和“預(yù)算單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，“請(qǐng)假單”和“休假單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等等……

工作流是OA系統(tǒng)應(yīng)用最重要的核心，做好工作流管理功能，可以幫助企業(yè)將OA系統(tǒng)的價(jià)值最大限度的發(fā)揮出來(lái)，所以工作流技術(shù)也將一直應(yīng)該是OA廠商們研發(fā)的重中之重!

來(lái)源：中國(guó)軟件資訊網(wǎng)