大話南京OA之系統(tǒng)上線前最后一次檢閱

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經(jīng)過一段時間的努力，南京OA系統(tǒng)終于引來了最后的關(guān)鍵時刻，上線前的檢閱工作。在南京OA上線前，要對南京OA系統(tǒng)的基本設(shè)置及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)最后檢閱，查處一些基礎(chǔ)的錯誤并改正，以防上線以后，手忙腳亂的情況出現(xiàn)。

最后檢閱時，要關(guān)注以下幾方面內(nèi)容。

一、 上線時間是否合理。

南京OA什么時候上線是非常有講究的，要考慮多種因素。若時間選擇的不好，則后續(xù)會有很多調(diào)整工作。一般來說，在上線時間的選擇上，要考慮如下幾個條件。

1、會計結(jié)帳時間。一般企業(yè)，都是按自然月來進行結(jié)帳。也就是說，每個月的最后一日，為企業(yè)的結(jié)帳日。但是，我遇到過好幾個客戶，不是按自然月來結(jié)帳。出于一些特殊的考慮，他們是以某個特定的日期，如每月的25日，作為企業(yè)的結(jié)帳日。超過這個日期發(fā)生的業(yè)務(wù)，都被當(dāng)作是下一個月的業(yè)務(wù)。南京OA上線的最佳時機，個人認為以結(jié)帳日的后一天為好。因為如此，南京OA系統(tǒng)中就有一個會計月份的數(shù)據(jù)，對于后期報表的制作、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析等等，都是非常有幫助的。

2、企業(yè)現(xiàn)在忙不忙?我們都知道，在南京OA上線初期，由于用戶對系統(tǒng)操作不熟悉、對自動化流程不熟悉，在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的時候，犯錯誤的幾率會比較高。若企業(yè)挑在生產(chǎn)旺季進行項目實施的話，那不是給企業(yè)用戶忙上添亂嗎?在生產(chǎn)旺季，企業(yè)各個部門可能已經(jīng)滿負荷運作，平時還要加班。在這種情況下，若急忙執(zhí)行南京OA項目的上線工作，在南京OA操作過程中，萬一發(fā)生錯誤，那就不得了了。對本來就在滿負荷運作的企業(yè)團隊，更是一個晴天霹靂，會大大的影響企業(yè)的生產(chǎn)與采購計劃，從而最終影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。我的一個同事就遇到過這種問題。他的一個客戶不聽他的建議，一定要在企業(yè)生產(chǎn)旺季上線。后來，由于采購員操作系統(tǒng)不熟練，在開采購單時，把交貨日期寫錯了，整整遲了三個星期。由于各個部門對于EPR的運作還不是很了解，在審核與查詢的時候，都沒有發(fā)現(xiàn)這個問題。最后，在生產(chǎn)準備生產(chǎn)的前三天(按照企業(yè)管理制度，在生產(chǎn)開始三天前，企業(yè)生管人員要確定材料的到貨情況。)，才發(fā)現(xiàn)這個物料沒有到位，而采購單上顯示的交貨日期還有在三個禮拜后。怎么辦呢?最后只要企業(yè)自己掏錢，把貨從供應(yīng)商那邊拉過來。其實，這是一個非常低級的錯誤，只有在系統(tǒng)不熟悉的情況下，才會發(fā)生。所以，我們要把系統(tǒng)上線的時間安排在淡季，盡量把因為對于系統(tǒng)不熟悉而造成的操作失誤的影響減少到最小。

所以，企業(yè)即使已經(jīng)做好了上線前的準備工作，但是，在上線之前，還是要考慮一下，現(xiàn)在上線是否合適，是否是最恰當(dāng)?shù)臅r機。

二、 庫存數(shù)量是否準確。

庫存數(shù)量是南京OA相關(guān)作業(yè)能否正常運行的基礎(chǔ)。如物料需求計劃系統(tǒng)，其要能夠跑出一個準確的數(shù)量，則庫存帳上的數(shù)量必須準確，至少要跟倉庫的手工帳一致;又如南京OA系統(tǒng)在計算成本時，庫存的成本金額必須準確，否則，系統(tǒng)計算出來的成本結(jié)果會跟實際的生產(chǎn)成本相差十萬八千里。再如，若庫存數(shù)量不對，還可能影響倉庫出不了貨。如成品倉庫被設(shè)置成了不允許負數(shù)出貨，則若期初成品庫存不準確，明明實物有800套，但是系統(tǒng)帳上只有600套，那系統(tǒng)單據(jù)在審核時，就無法順利完成審核作業(yè);若成品沒有被設(shè)置成不能負數(shù)出庫，則系統(tǒng)帳上就會出現(xiàn)負數(shù)的庫存，這與實際情況也是不符合的。

所以，為了系統(tǒng)計算出來的結(jié)果能夠被企業(yè)用戶直接拿來使用，相關(guān)的單據(jù)操作能夠正常進行，在系統(tǒng)正式上線前，非常有必要確認一下庫存數(shù)量是否準確。

我本人在項目實施的時候，一般建議在上線前，企業(yè)進行一次庫存的盤點。把盤點的數(shù)量跟系統(tǒng)數(shù)量進行對比，若有差異，則要及時調(diào)整。而且，庫存盤點的作業(yè)，在上線后至少開始的三個月，要每個月實施一次。如此，才能保證庫存數(shù)量跟系統(tǒng)帳上的數(shù)量一致，以利于系統(tǒng)的計算與操作。

三、 期初資料的核對。

期初資料對于南京OA項目上線也是非常重要的。如果期初作業(yè)不整理完善，則南京OA系統(tǒng)的相關(guān)作業(yè)可能會變?yōu)闊o源之水，沒有源頭。如在南京OA系統(tǒng)上線的時候，很可能已經(jīng)有了銷售訂單在生產(chǎn)了，只是還沒有入庫。此時，如果銷售訂單不錄入系統(tǒng)，則在銷售訂單出貨時，就不能利用銷售訂單轉(zhuǎn)換為出貨單作業(yè)。因為系統(tǒng)里沒有銷售訂單，又怎么轉(zhuǎn)換為出貨單呢?

再如應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款也存在這個問題。如企業(yè)在上線的時候，還有100萬的貨款沒有付清。若在上線的時候，沒有把入庫單或者應(yīng)付帳款單據(jù)輸入系統(tǒng)，在付款時，直接把輸入付款單，那這張付款單就來無依據(jù)。這對日后的稽核非常的不利。