搜索：非結(jié)構(gòu)化信息管理的核心

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搜索：非結(jié)構(gòu)化信息管理的核心

在過(guò)去的10年，我們經(jīng)過(guò)了由信息匱乏到信息過(guò)量的轉(zhuǎn)變。在銷售額過(guò)30億的企業(yè)，或市級(jí)以上主要政府機(jī)構(gòu)，擁有的IT系統(tǒng)數(shù)量一般會(huì)超過(guò)10個(gè)。這些系統(tǒng)中的信息，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，也包括非結(jié)構(gòu)化信息，如多格式的文檔、郵件、網(wǎng)頁(yè)等。根據(jù)調(diào)查，85%的信息是非結(jié)構(gòu)化的，每三個(gè)月增加一倍。在因特網(wǎng)上，每天增加7百萬(wàn)張新網(wǎng)頁(yè)。

知識(shí)工作者，面臨著尋找信息的挑戰(zhàn)。根據(jù)調(diào)查，知識(shí)工作者每天30%的工作時(shí)間，用于收集信息；72%的管理者認(rèn)為，知識(shí)沒(méi)有在他們的組織得到重復(fù)利用。從這些異構(gòu)、繁雜、豐富的內(nèi)容中，準(zhǔn)確、快速地找到自己所需要的信息，減少信息搜尋時(shí)間，能夠創(chuàng)造巨大的價(jià)值。

非結(jié)構(gòu)化信息管理的應(yīng)用熱點(diǎn)

知識(shí)管理，有不同的應(yīng)用點(diǎn)。這些應(yīng)用點(diǎn)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，已經(jīng)考慮了怎么幫助用戶更好地獲取他所需要的知識(shí)。

1) 門戶。門戶應(yīng)用的核心在于展現(xiàn)和集成。企業(yè)內(nèi)部所擁有的信息系統(tǒng)的數(shù)量在增多，導(dǎo)致用戶需要登錄和瀏覽多個(gè)系統(tǒng)，會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，亦會(huì)耽誤工作事項(xiàng)的及時(shí)處理。門戶可以將多個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用點(diǎn)集中在一個(gè)界面上。所以，集成是門戶的應(yīng)用重點(diǎn)。門戶的第二個(gè)應(yīng)用重點(diǎn)是：怎么能夠高效、快捷、多樣、美觀地對(duì)內(nèi)容進(jìn)行展現(xiàn)，減少程序設(shè)計(jì)量和改版工作量。

2) 文檔管理。文檔的價(jià)值，重在重用。無(wú)論是記載了既往的經(jīng)驗(yàn)、訣竅、心得、數(shù)據(jù)的工作文檔，還是承載了規(guī)范、方法、工具的工作模版，如果能夠供后來(lái)者使用，都能帶來(lái)效益和效率的提高。文檔管理亦是知識(shí)管理的基礎(chǔ)所在。它看似簡(jiǎn)單，但如果以高水準(zhǔn)的要求看待文檔管理，并不是容易做的水準(zhǔn)高、做的持久。

3) 協(xié)同。要點(diǎn)在知識(shí)與業(yè)務(wù)過(guò)程結(jié)合。無(wú)論是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文檔，或是營(yíng)銷系統(tǒng)中的文檔管理，還是產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理中的文檔管理，都是將文檔與業(yè)務(wù)的運(yùn)作結(jié)合起來(lái)，在具體業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)管理中，同步進(jìn)行知識(shí)管理。

4) 社區(qū)。重在隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化。隨著Web 2.0應(yīng)用的普及化，博客、論壇、問(wèn)題庫(kù)、圈子、人脈網(wǎng)絡(luò)等在大型企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用，亦逐步增多。由此，企業(yè)的社區(qū)不僅僅是論壇這一個(gè)應(yīng)用。社區(qū)，促進(jìn)了隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化。

5) E-learning系統(tǒng)。也是企業(yè)知識(shí)管理的應(yīng)用重點(diǎn)之一，使得受制于講師、空間、時(shí)間的面授培訓(xùn)，變成用戶來(lái)點(diǎn)播使用的基于網(wǎng)絡(luò)的培訓(xùn)。對(duì)于知識(shí)性的培訓(xùn)來(lái)說(shuō)，這不僅有品質(zhì)的保障，而且大大降低了成本。

上述這些不同的應(yīng)用，外加企業(yè)內(nèi)部建設(shè)的業(yè)務(wù)類、管理類系統(tǒng)，帶來(lái)了信息量的膨脹，異構(gòu)的數(shù)據(jù)。用戶如何從這些系統(tǒng)中獲取所需的信息，所費(fèi)的時(shí)間越來(lái)越多。

如何幫助用戶更好地獲取信息？

與企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用相比，互聯(lián)網(wǎng)站對(duì)提高用戶友好性、提高用戶點(diǎn)擊量，傾注的熱情更多。所積累的諸多經(jīng)驗(yàn)，形成了系列規(guī)則和約定俗稱的規(guī)范，值得企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)借鑒。

1) 屬性的廣泛應(yīng)用。無(wú)論是行業(yè)、產(chǎn)品類別、廠商類別等，還是新聞、首頁(yè)、置頂、標(biāo)紅等，這些屬性，作為目錄的補(bǔ)充，其應(yīng)用使得前臺(tái)展現(xiàn)的緯度更加多元化，也使得計(jì)算能力得到節(jié)約。

2) Tag的應(yīng)用。作為Web 2.0應(yīng)用的符號(hào)性應(yīng)用之一，Tag使得信息分類的顆粒度變得更小、更個(gè)性化、更長(zhǎng)尾化。

3) 關(guān)聯(lián)性的應(yīng)用。關(guān)聯(lián)性效果好的話，可以有效地幫助用戶獲取他所需要的信息，可以增加用戶訪問(wèn)某一網(wǎng)站或應(yīng)用系統(tǒng)的點(diǎn)擊量。當(dāng)用戶在瀏覽某篇文章的時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)給出與該篇文章相關(guān)度高的其他文章的列表，或者給出與此文章相關(guān)的內(nèi)容分類、內(nèi)容屬性或Tag，可以有效地提高用戶獲取信息的系統(tǒng)友好性。

4) 信息展現(xiàn)方式的改進(jìn)。將頁(yè)面分解為版式、模塊、樣式、信息來(lái)源，每塊都可以自定義，這樣使得頁(yè)面的樣式改變不需要重寫(xiě)程序，效率大大提高。

5) 用戶自定義。有了目錄、多樣的屬性、Tag、模版作為基礎(chǔ)，用戶可以自定義自己所關(guān)心、所偏愛(ài)的內(nèi)容、樣式，使得系統(tǒng)界面及內(nèi)容能夠個(gè)性化。

上述方法的使用，可以幫助系統(tǒng)管理員，方便地從業(yè)務(wù)的視角，來(lái)幫助用戶獲取知識(shí)。