解析中小企業(yè)信息化管理實施架構(gòu)

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隨著信息時代的到來，中小企業(yè)的生存和競爭環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。對中小企業(yè)而言，信息化無論作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，均已在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮著舉足輕重的作用。結(jié)合我國目前的國情來看，改革開放以來，我國的中小企業(yè)得到了迅速發(fā)展。到2006年底，我國中小企業(yè)數(shù)量超過4200萬家。這些中小企業(yè)存在著一定的普遍特征：資金不是十分雄厚，管理不是非常完善，信息化基礎(chǔ)普遍較差，面臨著異常激烈的市場競爭。中小企業(yè)是國民經(jīng)濟的重要組成部分，是一個富有活力的經(jīng)濟群體。

在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理方式正隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，一場以互聯(lián)網(wǎng)為標(biāo)志的信息技術(shù)革命正在改變著人類的生產(chǎn)、生活，人類正步入信息經(jīng)濟時代。在這個時代，一個企業(yè)現(xiàn)代信息技術(shù)水平的高低，將成為企業(yè)競爭力強弱的重要標(biāo)志，企業(yè)只有迅速掌握好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，按現(xiàn)代管理方法管理企業(yè)的物流、資金流、信息流，實現(xiàn)企業(yè)管理信息化，才能全面提升企業(yè)資源配置水平，提高企業(yè)核心競爭力，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益，使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。

企業(yè)管理信息化是當(dāng)今大勢所趨，國內(nèi)外許多企業(yè)集團都紛紛爭相上馬，極力把這種先進(jìn)的管理思想融入企業(yè)為其謀利。對于中小型企業(yè)來說，實施企業(yè)管理信息化，也是時代所需、企業(yè)發(fā)展所需，可以說，在不久的將來，沒有企業(yè)信息化，就沒有企業(yè)現(xiàn)代化，也就沒有企業(yè)對市場的敏捷應(yīng)變能力。但企業(yè)管理網(wǎng)絡(luò)信息化的實施對中小型企業(yè)來說并不是一件容易的事，首先它本身是一項企業(yè)管理的全身運動，是一項向傳統(tǒng)管理模式挑戰(zhàn)的變革，需要決策層、管理層、技術(shù)層、應(yīng)用層等各個層次的共同努力才能推動;其次，它要以一定的經(jīng)濟實力、技術(shù)水平、管理基礎(chǔ)、人員素質(zhì)為基礎(chǔ)，要求企業(yè)要具有很強的內(nèi)部控制能力，能準(zhǔn)確地將企業(yè)決策實施到位。

當(dāng)前中小企業(yè)信息化具有寬廣和深刻的內(nèi)容，其中管理信息化是一個重要方面。如何運用信息技術(shù)增強企業(yè)的管理和技術(shù)創(chuàng)新能力，如何制定企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略來提升企業(yè)的核心競爭力，如何把信息化系統(tǒng)融入日常的管理工作為企業(yè)帶來效益，是信息化建設(shè)者們所面臨的重要課題。

公司上下統(tǒng)一思想建設(shè)信息化

隨著信息時代的到來，中小企業(yè)的生存和競爭環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。對中小企業(yè)而言，信息化無論作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，均已在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

企業(yè)管理信息化不僅僅是個技術(shù)問題，更是一項向傳統(tǒng)的落后管理模式挑戰(zhàn)的管理革命，是對企業(yè)原有舊的經(jīng)營方式、管理機制、組織形式、業(yè)務(wù)流程的大變革。要實施企業(yè)管理信息化，首先要解決的是企業(yè)員工的思想認(rèn)識問題，特別是領(lǐng)導(dǎo)層對信息化建設(shè)的認(rèn)識問題。企業(yè)一把手的高度重視、直接決策，對企業(yè)信息化的成功實施起著決定性的作用。例如公司組織形式的重組、管理方式的變革、業(yè)務(wù)流程的再造、部門職能及利益的再分配等等，勢必要與一些習(xí)慣勢力產(chǎn)生摩擦，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)堅定的支持，并身體力行，這些變革是很難推動的。

同時，信息化在初始化階段，要把許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電腦，并要隨時應(yīng)對運行中出現(xiàn)的各種問題，工作量是巨大的，過程是枯燥的，成績卻不是怎么明顯，人們持觀望的態(tài)度用疑惑的眼光審視著每一個關(guān)系到自已的各個細(xì)節(jié)，這時領(lǐng)導(dǎo)的支持和鼓勵顯得尤為重要。所以，選擇了信息化，就是選擇了變革，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做好充分準(zhǔn)備：

(1)首先應(yīng)從思想上認(rèn)識到信息化是一場管理變革;

(2)要加強對信息化知識的了解和學(xué)習(xí)，要從心靈深處認(rèn)識到信息化是時代所需，是加強企業(yè)管理、適應(yīng)社會發(fā)展所需，不能盲從，同時也應(yīng)看到實施信息化的困難和阻力;

(3)直接參與關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重大事項的討論和計劃制訂工作，只是給予人力、物力的支持還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，要身體力行，親自決策;

(4)當(dāng)技術(shù)人員和實施人員遇到困難和挫折時必須給予強大的支持和激勵。

所以，許多已成功實施信息化管理的企業(yè)都說，信息化的實施過程，實際上就是“一把手工程”，沒有各級領(lǐng)導(dǎo)的支持，實施信息化只能是紙上談兵。領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員素質(zhì)低、需求不明確、設(shè)計不合理、實施不到位、基礎(chǔ)設(shè)施落后或者制度不健全等，歸納起來，最根本就是因為沒有把效益擺在一切信息化工作的首位，沒有認(rèn)識到效益問題是企業(yè)信息化的根本問題。

實施信息化深入到各個部門

讓所有員工隨著信息化一同進(jìn)步。在信息化的過程中，也是一種規(guī)范化的過程。如傳統(tǒng)的手工審批制度落實到信息化中之后，在相應(yīng)的系統(tǒng)中就要嚴(yán)格執(zhí)行，而不像手工審批階段相對自由，一些人員會覺得信息化太麻煩了，還不如以前方便。而這就涉及到業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，在實際的規(guī)范化過程中必定會有一些部門或一些人員有抵觸情緒。而這時候就要意識到這這種麻煩是一種“進(jìn)步”，管理上的進(jìn)步。一定要將這種進(jìn)取的意識深入到各個部門，讓所有員工隨著信息化一同進(jìn)步。

管理信息化是企業(yè)一項綜合性的全身運動，幾乎涉及企業(yè)所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，需要企業(yè)各層次人員共同參與才能明確現(xiàn)有的和潛在的信息需求，從而設(shè)計出科學(xué)、實用、符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展要求的信息化方案;況且信息化的應(yīng)用，使用得最多的是各流程和各終端的各個用戶，用戶對業(yè)務(wù)流程最熟悉，系統(tǒng)的使用效果直接與他們利益密切相關(guān)，他們提出的建議也最具有針對性，所以信息化建設(shè)不是一個部門或是幾個少數(shù)人就能完成的，它需要全體員工的共同參與，員工的素質(zhì)、應(yīng)用水平、參與程度直接影響著系統(tǒng)運行的好壞。因此，在系統(tǒng)的實施過程中，必須做好職工的教育培訓(xùn)工作：

(1)有計劃、分層次地對職工進(jìn)行信息化管理理念、計算機應(yīng)用、信息化管理系統(tǒng)等方面知識的教育培訓(xùn)工作，使職工逐步了解和熟悉信息化，明白信息化能給自已、給企業(yè)帶來的實惠，使廣大員工自覺參與信息化管理的實施;

(2)強化系統(tǒng)操作方法和操作技能的培訓(xùn)，規(guī)范操作人員的操作行為，將培訓(xùn)貫穿于系統(tǒng)運行全過程;

(3)有計劃地組織各流程業(yè)務(wù)骨干到信息化管理優(yōu)秀企業(yè)參觀學(xué)習(xí)“洗腦”，以取他人之長，補己之短。

從企業(yè)所處的實際情況考慮

企業(yè)現(xiàn)在的信息化現(xiàn)狀，企業(yè)理想的信息化狀況。一個現(xiàn)在，一個未來，都應(yīng)該是可以明確說明的，如果不能對現(xiàn)狀很好的把握以及對未來很好的展望，都將注定信息化的失敗。同時也應(yīng)該認(rèn)識到無論是軟件還是硬件都不是萬能的，信息化同樣如此，只能增強企業(yè)的核心競爭力，輔助企業(yè)更好的發(fā)展，而不能把所有的問題都寄希望于信息化。

信息化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，基礎(chǔ)管理工作完備與否是信息化管理能否可靠運行的基石，基礎(chǔ)工作沒做好，將極大地影響信息化運行，而為此付出的代價也是巨大和慘重的。因為信息化的實施，簡單地說就是利用計算機網(wǎng)絡(luò)處理系統(tǒng)，將一張張單據(jù)、一個個信息輸入電腦，用人腦來控制電腦，用電腦來控制流程，在這個過程中，要實現(xiàn)物流、資金流、信息流、流程控制、客戶關(guān)系、供應(yīng)鏈銜接等環(huán)節(jié)的科學(xué)管理，就必須夯實企業(yè)基礎(chǔ)管理，做到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程規(guī)范化，否則，計算機將拒絕執(zhí)行操作指令。因此，在決定信息化之時，應(yīng)完善各項基礎(chǔ)管理：

(1)建立、健全各項適應(yīng)信息化管理要求的規(guī)章制度，實行標(biāo)準(zhǔn)的定額、計量、統(tǒng)計、物料及產(chǎn)品編碼、名稱的規(guī)范統(tǒng)一。因為一樣貨物的名稱、一種產(chǎn)品的規(guī)格型號或許只是一字之差，在手工處理條件下并不產(chǎn)生什么問題，但一旦進(jìn)入系統(tǒng)，要不就是被拒絕，要不就是錄入后給今后工作帶來一系列的麻煩。因此標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，是信息化管理的基礎(chǔ)的基。

(2)建立票據(jù)即日錄入制度，做到業(yè)務(wù)日清日結(jié)，以保證數(shù)據(jù)錄入的及時性。

(3)建立嚴(yán)密的內(nèi)部審核制度，以保證初始數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，減少數(shù)據(jù)錄入的差錯率，因為輸入的是垃圾，輸出的也必定是垃圾，這樣不但不會給管理帶來效益，同時還會誤導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營決策，給企業(yè)帶來難以估量的損失。

(4)健全科學(xué)的分工和各流程相互牽制的內(nèi)部控制制度，以保證整個系統(tǒng)的規(guī)范透明運行。

實施信息化應(yīng)該具有長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃

企業(yè)信息化規(guī)劃也不能只看眼前的需求，應(yīng)該放眼未來，企業(yè)未來發(fā)展的趨勢，未來的需求。解決當(dāng)前的問題雖然重要，但未來兩、三年甚至更長時間可以預(yù)見的需求也必須考慮在內(nèi)。也就是說按照企業(yè)正常的發(fā)展，目前建成的信息化基礎(chǔ)設(shè)施可以滿足未來幾年的發(fā)展需要。而不是企業(yè)稍有發(fā)展之后，硬件、軟件也得跟著“發(fā)展”。

管理信息化不只是在企業(yè)內(nèi)建設(shè)一個局域網(wǎng)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以在電腦上查查資料、看看文件等，這些只是最基礎(chǔ)、最簡單的電腦應(yīng)用，根本還談不上是什么管理，充其量只是手工勞動在電腦上的翻版，這并不是管理信息化的目的和本質(zhì)。

管理信息化的目的是要把企業(yè)的管理思想融入到系統(tǒng)中，使企業(yè)完全掌控企業(yè)的人、財、物情況，實現(xiàn)物暢其流、財盡其利、人盡其用，所以信息化管理是一項系統(tǒng)工程，是一個企業(yè)高層高度關(guān)注的投資項目，不能急于求成，也不可能一蹴而就，它需要整體規(guī)劃、分步實施，制訂切實可行的信息化實施方案，并找準(zhǔn)信息化實施的突破口，一步一步扎實地向前推進(jìn)。

在實施信息化之前，企業(yè)首先應(yīng)清楚實施信息化管理的整體思路，把握住信息化系統(tǒng)的管理思想，摸清企業(yè)現(xiàn)有管理模式下企業(yè)管理的瓶頸和存在的問題，明確今后企業(yè)管理轉(zhuǎn)變的方向，并對預(yù)期的新的管理體系要有清晰的認(rèn)識。在把握企業(yè)信息化整體思路之后，就可以按照效益與實務(wù)互利、先局部后整體的原則，結(jié)合企業(yè)實際。具體可分以下幾步走：(1)建立以財務(wù)為核心的財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，把財務(wù)管理信息化作為公司信息化管理的切入點，一步一步地引導(dǎo)和推動其他管理環(huán)節(jié)逐步實現(xiàn)管理信息化。

之所以把財務(wù)作為信息化的突破口，主要是因為財務(wù)是全公司的數(shù)據(jù)中心，公司生產(chǎn)經(jīng)營情況最后各部門都需歸集到財務(wù);先中心，后局部，有利于信息化建設(shè)的推進(jìn)，不會因為一個分支系統(tǒng)的失敗而影響整個系統(tǒng)的推進(jìn)和運行。只要第一步走好了，以后各步就有經(jīng)驗和信心了;(2)建立以存貨管理為中心的供、銷、存供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，實現(xiàn)供應(yīng)鏈的信息化管理;(3)建立以生產(chǎn)控制為核心的生產(chǎn)、成本管理系統(tǒng);(4)建立以工藝技術(shù)為中心的科研開發(fā)系統(tǒng);(5)建立電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)、外部信息資源的共享，全面實現(xiàn)企業(yè)管理信息化。

信息化的傳統(tǒng)應(yīng)用集中在大型企業(yè)，我國的信息化實施也是從大型企業(yè)開始。但是在管理成為各類企業(yè)普遍需要的今天，在激烈的市場競爭和內(nèi)外環(huán)境的壓力下，企業(yè)若要達(dá)到預(yù)期的市場占有率和預(yù)期的經(jīng)濟效益，提高企業(yè)的應(yīng)變能力和競爭能力，就必須在產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、交貨期、價格等方面具有自己的優(yōu)勢。在當(dāng)今市場的大環(huán)境之下，提高競爭力的主要方法就是加強管理，在管理、模式、手段和工具方面進(jìn)行切實可行的改革。信息化作為一種先進(jìn)的管理體系，不僅大型企業(yè)需要，中小型企業(yè)同樣需要。根據(jù)不同規(guī)模的企業(yè)的運營和管理的模式不同，靈活實施，使信息化具有中國特色。這樣中小企業(yè)同樣可以共享信息化的盛餐。

同時，我們也必須認(rèn)識到，最終創(chuàng)造效益的還是靠產(chǎn)品，信息化充其量不過是一個信息手段。對于企業(yè)而言，長期利益，是效率的提高與成本的降低，最根本的是一條企業(yè)管理會產(chǎn)生根本性的變化，走上結(jié)構(gòu)化的自我優(yōu)化之路。由于大企業(yè)已經(jīng)越過求生存的階段而進(jìn)入穩(wěn)固、擴大發(fā)展的階段，所以無論從環(huán)境還是管理都相對比較成熟，并且有較強大的資金保證。所以在實施信息化的過程中，只要對企業(yè)進(jìn)行正確的分析，選擇合適的信息化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行規(guī)范合理的管理和應(yīng)用，信息化的實施成功可能性很大。（IT專家網(wǎng)）