解放員工有利于提高工作效率

現(xiàn)如今，似乎每個(gè)人都在談?wù)?ldquo;協(xié)作”，尤其是將“協(xié)作”作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)手段。不可否認(rèn)，兩者緊密相連，但最近的討論忽視了等式另一端的“專注”。
　　首先要聲明一點(diǎn)，我推崇協(xié)作。雖然近期有不少文章批評(píng)頭腦風(fēng)暴，我仍是協(xié)作論的支持者。但認(rèn)為“協(xié)作是解決一切問題的靈藥”，這種觀點(diǎn)在我看來同樣失之片面。正如上個(gè)世紀(jì)大部分時(shí)候我們都在喋喋不休地講個(gè)人需求，而不是團(tuán)隊(duì)需求，如今我們的行為有矯枉過正的風(fēng)險(xiǎn)。我們絕不能忘記“專注”對于做（好）工作的重要性。
　　但也別急著馬上就要?jiǎng)邮衷谵k公室里豎起隔板來，不妨先想一想，轉(zhuǎn)變行為方式或許比豎隔板更有助于促進(jìn)專注。
　　大多數(shù)人早就知道辦公室格子間對于專注工作并沒有幫助。隔板雖然擋住了視線，讓你不能看到臨近的同事，有一種私密的錯(cuò)覺，但任何人在格子間里坐上超過一個(gè)小時(shí)就知道，這些隔板幾乎擋不住任何聲響。
　　獨(dú)立辦公室也好不了多少。即便有自己的私人辦公室，也很可能無法在里面專注工作。為什么？因?yàn)槿绻阍谀莾?，所有人都知道到那兒去找你。去年，我們調(diào)查了10,000多名員工，“突然拜訪”在工作場所18項(xiàng)最常見的浪費(fèi)時(shí)間因素中列在第一位。
　　因此，毫不奇怪，當(dāng)我們在采訪中和在研討會(huì)上問到人們“他們最出色的工作是在哪里完成的？”，我們常常聽到的答案是家里、小餐廳、街對面的咖啡館，基本上都是別人沒法找到他們的地方。從我們進(jìn)行的數(shù)千份空間利用研究中，我們也發(fā)現(xiàn)，個(gè)人工作空間的平均使用時(shí)間僅占核心工作日的35%。人們不會(huì)在自己的座位上呆很長的時(shí)間。
　　這絕不是說他們沒在工作。事實(shí)上，大多數(shù)人工作都很努力，但他們不是在自己的座位上工作，而是在會(huì)議室、在客戶那里、在出差，或在其他的地點(diǎn)很專注地工作。
工作中沒時(shí)間思考
　　“最需要集中注意力的工作在哪里完成”——對于我們的這個(gè)問題，最常見的回答是“家里”。不僅僅是因?yàn)榧依锸强梢员苊夥中牡牡胤?，而且也因?yàn)槲覀儼滋斓墓ぷ髋诺脻M滿當(dāng)當(dāng)，大多數(shù)人能專注做事的時(shí)間只有每天的清晨、深夜或周末。
　　最近，我遇到的一位軟件工程師將此歸咎于“管理者帶來的問題”。由于工作性質(zhì)關(guān)系，管理者幾乎總是在開會(huì)，工作日程排得如此之滿，內(nèi)部會(huì)議只能見縫插針。不管員工是不是正在那兩個(gè)小時(shí)里心無旁騖地專注工作，管理者要開的會(huì)還得開，因?yàn)樗挥羞@個(gè)時(shí)間有空。誰叫他是管理者呢。
　　作為一名企業(yè)管理者，我認(rèn)為這也是“管理者遇到的問題”。我總是在日程安排方面遇到麻煩——日程已經(jīng)排滿，余下的都是些15分鐘、30分鐘這樣一小段一小段的時(shí)間，只夠我回復(fù)郵件。即便是那些沒有被會(huì)議填滿的日子，我的日程看來也已滿滿當(dāng)當(dāng)，根本不容我坐下來，專心致志地處理一些頗費(fèi)思量的事情。
　　怎么解決？我們必須減少開會(huì)次數(shù)、縮短會(huì)議時(shí)間，同時(shí)提高開會(huì)效率。但除此之外，我們還需要表明態(tài)度，告訴大家專注也很重要，同時(shí)在核心工作日給我們一個(gè)能專注工作的空間。我認(rèn)識(shí)的有些人已經(jīng)限定了自己每日參加會(huì)議的次數(shù)。有些團(tuán)隊(duì)實(shí)行無會(huì)議日或無會(huì)議時(shí)段。無論哪種方式，我們需要更周到地安排日程。
　　給員工靈活性
　　假定你明白了這個(gè)道理，那么人們要到哪里去做需要專注的工作？在辦公室里提供一些場所，讓員工有需要時(shí)能在那里專注工作，這一點(diǎn)很重要。同樣重要的是給人們足夠的靈活性，讓人們可以利用辦公室以外的地方。
　　很多管理者擔(dān)心一旦員工離開辦公室，別人想找他們的時(shí)候無法立即找到他們。但如果能夠解決時(shí)間問題，讓人們不時(shí)離開一下辦公室應(yīng)該不會(huì)影響到協(xié)作。事實(shí)上，我們的調(diào)查顯示，人們認(rèn)為每周在家工作的理想時(shí)長平均為1-2天（準(zhǔn)確地說是1.3天）。大多數(shù)人感覺在辦公室工作有好處，但沒必要把所有的時(shí)間都耗在辦公室里，這樣做同樣也能讓他們受益。
　　零隔板、零成本的解決方案
　　接下來，我們不妨想想，用幾條有效的約定能取得怎樣的效果?；叵胍幌麓髮W(xué)時(shí)代，你是怎樣學(xué)習(xí)的，在哪里學(xué)習(xí)。我上的是賓夕法尼亞大學(xué)。我最喜歡的學(xué)習(xí)地點(diǎn)是費(fèi)舍藝術(shù)圖書館（Fischer Fine 。主閱覽室里沒有墻的阻隔，一個(gè)大開間、高屋頂、采光良好的美好空間。即便坐滿了人（時(shí)常有這樣的情況），這里也非常安靜，落下一根針都可以聽到。這里很安靜，是因?yàn)樗幸豁?xiàng)不成文的約定。喜歡與同鄰座閑聊，想小組一起學(xué)習(xí)的人，或者希望能在“學(xué)習(xí)時(shí)”遇到另一半的人，不管怎樣，他們都會(huì)到其他地方去。來圖書館里學(xué)習(xí)的每個(gè)人都清楚這一點(diǎn)。無需監(jiān)督執(zhí)行，因?yàn)樗腥硕甲袷剡@項(xiàng)約定。
　　不過，這并不是說一定得在辦公室里搞一個(gè)寬敞的圖書室，重點(diǎn)是無需花錢，就可以打造出專注的空間。在我們辦公室，工作日里需要集中注意力完成工作的人可以帶上筆記本電腦轉(zhuǎn)到安靜區(qū)域。有些人全天都呆在那里。他們向周圍的人發(fā)出的信號(hào)是，他們需要時(shí)間完成專注的工作。
　　沒錯(cuò)，協(xié)作在工作中至關(guān)重要。但如果人們沒有時(shí)間思考與他人的談話內(nèi)容，我們將鮮有好點(diǎn)子。為達(dá)到平衡，我們思考工作方式的時(shí)間至少也不能少于關(guān)注辦公室環(huán)境的時(shí)間。